أنواع جهات الاتصال

يوفر Zoho Mail خيار إضافة كل من جهة الاتصال الشخصية وجهات اتصال المؤسسة. يساعدك ذلك على تصنيف جهات الاتصال بكفاءة. عند إضافة جهة اتصال جديدة بشكل افتراضي، يتم وضعها ضمن جهة الاتصال الشخصية حيث يمكن إضافة جهات اتصال المؤسسة فقط بواسطة مسؤول المؤسسة.

جهات الاتصال الشخصية

تكون جهات الاتصال الشخصية مرئية لك فقط ويتم وضعها هنا بشكل افتراضي عند إضافة جهة اتصال جديدة. ويمكنك عرضها أو تعديلها أو تصديرها من حسابك. ستظهر كل جهات الاتصال الشخصية الخاصة بك تلقائيًا في دفتر العناوين. يمكنك إضافة فئات إلى جهات الاتصال الشخصية، لتجميعها واستخدامها لإضافة جهات اتصال متعددة أثناء الإنشاء.

جهات اتصال المؤسسة

عندما يضيف مسؤول المؤسسة مستخدمًا أو مجموعة، تتم إضافة عنوان البريد الإلكتروني إلى جهات اتصال المؤسسة تلقائيًا. تظهر كل جهات اتصال المؤسسة تلقائيًا في الملء التلقائي عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني. عند إضافة مستخدم جديد إلى المؤسسة، يمكن للمستخدم البحث بسهولة عن رسائل البريد الإلكتروني أو إنشاء رسائل بريد إلكتروني للزملاء باستخدام جهات اتصال المؤسسة.

يمكن الوصول إلى جهات اتصال المؤسسة لجميع المستخدمين في المؤسسة حيث يمكنهم عرضها واستخدامها، لكن يمكن لمسؤول المؤسسة فقط إضافة جهات اتصال أو تحريرها أو حذفها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمسؤول المؤسسة إضافة مستخدمين خارجيين مشتركين، يمكن الوصول إليهم من قِبل مستخدمي المؤسسة الآخرين لأن ذلك يساعد في جهات الاتصال التابعة لجهات خارجية مثل موفري خدمة التأمين أو الشركاء المشتركين في المؤسسة أو موفري الخدمات الآخرين التابعين للمؤسسة.

سيتم استخدام جهات اتصال المؤسسة التي أضفتَها في عدة أماكن مثل البحث، وStreams، والمهام، وميزة مشاركة البريد الإلكتروني، ومشاركة المجلدات، وما إلى ذلك.

مجموعات المؤسسة

يوفر لك Zoho Mail خيار إنشاء مجموعات المؤسسة لمساعدة الفِرق المختلفة على العمل معًا بشكل أفضل. يمكن لمسؤولي المؤسسة فقط إنشاء مجموعة المؤسسة، ما لم يقوموا بتمكينها لمستخدمي المؤسسة الآخرين. تكون جهات اتصال المجموعة مفيدة عندما تحتاج إلى إنشاء قائمة جهات اتصال مشتركة لمجموعتك فقط، وليس المؤسسة بأكملها. يمكن لأعضاء المجموعة فقط رؤية جهات الاتصال هذه واستخدامها.

فئات جهات الاتصال

يمكن تجميع مجموعة ثابتة من جهات الاتصال عن طريق تعيينها إلى فئة ما. تساعدك الفئات على إضافة "دفعة" من جهات الاتصال المجمعة إلى بريدك الإلكتروني عند إنشاء رسالة بريد إلكتروني. ويتم سرد الفئات الشخصية وفئات المؤسسة في "دفتر العناوين" لتوفير سهولة الوصول أثناء إنشاء رسالة بريد إلكتروني.

إنشاء الفئات

يمكنك إنشاء فئة جديدة من خلال النقر فوق الخيار إضافة فئة الموجود في الجزء الأيمن ضمن قسم طرق العرض. ويمكنك أيضًا إنشاء فئات لجهات الاتصال مباشرةً من دفتر العناوين الموجود في محرر الإنشاء. انقر هنا للحصول على إرشادات مفصلة.

إضافة جهات اتصال

يمكن إضافة جهات الاتصال إلى الفئات عن طريق سحبها وإفلاتها في الفئة المطلوبة. ويمكنك إضافة جهات اتصال متعددة دفعة واحدة إلى فئة ما عن طريق تحديد جهات الاتصال ذات الصلة والنقر فوق رمز إضافة إلى.

يمكنك أيضًا إزالة جهة اتصال من فئة محددة عن طريق تحديد مربع الاختيار الخاص بجهة الاتصال والنقر فوق خيار الحذف.

مزيد من الخيارات

يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق فئة ضمن طريقة العرض الشخصية لإعادة تسميتها أو حذفها أو تصديرها. يمكنك استخدام الخيار "تصدير" لتصدير جهات الاتصال الموجودة في هذه الفئة فقط. يمكنك تأمين التصدير باستخدام كلمة مرور. يمكنك أيضًا تصدير جهات الاتصال من مؤسسة أو مجموعة مؤسسة أنت جزء منها.