Vertriebsmanagement 101

Ein praktischer Leitfaden für Vertriebsmanager zum Aufbau eines produktiven Verkaufsprozesses, zur Verwaltung der Vertriebspipeline und zur Nutzung der CRM-Software zur Steigerung der Verkaufschancen

VertriebsmanagementVertriebsmanagement

Was wird als Vertriebsmanagement bezeichnet?

Der Begriff Vertriebsmanagement beschreibt den Prozess der Planung, Rekrutierung, Schulung, Organisation, Überwachung und Koordinierung der Vertriebsmitarbeiter eines Unternehmens. Vertriebsmanager sind dafür verantwortlich, das Vertriebsteam zu leiten, die Teamziele festzulegen, den gesamten Vertriebsprozess zu planen und zu steuern und letztendlich die Umsetzung der Teamvision sicherzustellen.

Als Vertriebsmanager müssen Sie für Ihr Unternehmen einen Vertriebsprozess einrichten und umsetzen. In unserem Leitfaden zur Entwicklung eines Vertriebsprozesses erfahren Sie, wie Sie einen Prozess erstellen, der optimal zu Ihrem Unternehmen passt.

Was ist eine Vertriebsmanagementsoftware?

Eine Vertriebsmanagementsoftware ist ein Tool, das Vertriebsmitarbeiter bei der Verwaltung ihrer täglichen Vertriebsaktivitäten unterstützt. Darin erfassen sie ihre täglichen Aufgaben, behalten ihre Pipelines im Blick, interagieren mit Leads und Interessenten und vieles mehr. Sie hilft Vertriebsmanagern zudem, Leads zuzuweisen, die Leistung einzelner Vertriebsmitarbeiter zu analysieren und bessere Entscheidungen zu treffen.

Ein solches System kann Ihrem Unternehmen enorm zugutekommen, denn es steigert die Produktivität, spart Zeit, verbessert die Zusammenarbeit und – was am wichtigsten ist – spart Ihnen Geld.

Warum ein CRM-System für das Vertriebsmanagement nutzen?

"Wenn es nicht im CRM-System vorhanden ist, dann hat es nicht stattgefunden."

Beim Vertrieb geht es vor allem darum, die richtigen Daten zur richtigen Zeit zu erhalten. Moderne CRM-Systeme haben die Fähigkeit von Unternehmen, dieses Ziel zu erreichen, erheblich verbessert, indem sie eine organisierte Vertriebspipeline für jede Art von Unternehmen bereitstellen. Darüber hinaus werden alle Informationen, die in den Geschäftszyklus eintreten oder ihn verlassen, einfach in einer CRM-Anwendung erfasst, damit Sie im Umgang mit Kunden keine wichtigen Informationen verpassen. Wenn beispielsweise ein CRM-System vorhanden ist, kann ein Vertriebsmitarbeiter sicherstellen, dass ein Kaltanruf bei einem Lead so effektiv wie möglich ist, indem er sich mit allen relevanten Informationen zu diesem Lead vertraut macht.

Höhere Effizienz des Vertriebsteams, höhere Lead-Umwandlungsraten, mehr Automatisierung und eine verbesserte Kundenbindung sind einige der Vorteile, die der Einsatz von CRM-Software für den Vertriebsmanagementprozess in Unternehmen bietet.

Etablieren Sie einen Vertriebsprozess für Ihr Unternehmen.

Wie in der Abbildung des Marketing- und Vertriebsfunnels oben zu sehen ist, spielt der Vertrieb am unteren Ende des Funnels eine entscheidende Rolle. Daher ist es für Sie als Vertriebsmanager entscheidend, den richtigen Prozess zu haben, um die Leads zu konvertieren, die Ihr Marketingteam an Sie weitergibt. Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Erläuterung dazu, was Sie in jeder Phase des Vertriebszyklus tun müssen, um Ihre Chancen zur Umwandlung der erfolgsversprechenden Leads in Ihrer Vertriebspipeline zu maximieren.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Aufbau eines effizienten Verkaufsprozesses

  • 01

    Leads qualifizieren

  • 02

    Anforderungen des Interessenten in Erfahrung bringen

  • 03

    Problem angehen

  • 04

    Lösung vorstellen

  • 05

    Verkaufswert darlegen

  • 06

    Verhandeln und Abschluss tätigen

  • 07

    Effizient einführen

Leads qualifizieren

Sobald Ihr Marketingteam einen Lead als "qualifiziert" einstuft, liegt es in der Verantwortung Ihres Vertriebsteams, den Lead von einem Marketing Qualified Lead (MQL) zu einem Sales Qualified Lead (SQL) zu konvertieren. Dadurch wird deutlich, dass der Lead von den Vertriebsmitarbeitern verfolgt werden sollte. Während dieses Schritts im Vertriebsprozess qualifiziert Ihr Team Leads über die Leadbewertung.

Leadbewertung beschreibt die Art und Weise, wie Ihre Leads bewertet und nach einer Reihe von Kriterien eingestuft werden, die Sie festlegen. Zu den häufig verwendeten Kriterien für die Bewertung eines Leads gehören das E-Mail-Engagement, ob Marketingmaterialien angesehen wurden, die Leadquelle, der mögliche Abschlussumfang und die Anzahl der Linkklicks.

Anforderungen des Interessenten in Erfahrung bringen

Sobald Ihr Vertriebsteam die Leads in der Pipeline qualifiziert hat, ist es Aufgabe des Vertriebsmanagers, die qualifizierten Leads den Vertriebsmitarbeitern zuzuordnen. Die Zuordnung von Leads kann auf der Grundlage einer Vielzahl von Leadparametern wie Land, Branche, Unternehmensgröße und Benutzeranzahl erfolgen.

Mit der Zuordnung der Leads wird sichergestellt, dass die richtigen Leads den richtigen Vertriebsrepräsentanten erreichen. Sobald dem Vertriebsmitarbeiter ein Lead zugeordnet wurde, ist es dessen Pflicht, die Anforderungen des Interessenten in Erfahrung zu bringen, sodass die für das Unternehmen beste Produktlösung empfohlen werden kann. Beginnen Sie mit den grundlegendsten Fragen zu deren Branche und steigen Sie in der Folge tiefer in die Materie ein, um mehr über ihr Geschäft in Erfahrung zu bringen.

Problem angehen

Sobald Sie die Bedürfnisse des Interessenten klar verstanden und den Erstkontakt hergestellt haben, besteht der nächste logische Schritt für einen Vertriebsmitarbeiter darin, die Probleme anzugehen, mit denen der Interessent derzeit konfrontiert ist. Lassen Sie Ihre Kunden über die Probleme berichten, die sie täglich erleben, und denken Sie daran: Jeder Verkauf stellt eine Lösung für ein Problem dar.

Bei einigen Interessenten kann es sich um zu hohe Kosten handeln, bei anderen um den zeitlichen Aufwand für einzelne Aktivitäten und wiederum bei anderen um die Herausforderung, Fristen aufgrund ineffizienter Prozesse einzuhalten. Als Lösungsanbieter müssen Sie die Grundursache für jedes Kundenproblem ermitteln und versuchen, eine Lösung durch Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung anzubieten. Wenn es sich um ein Problem handelt, bei dem Sie nicht helfen können, können Interessenten nach einer besseren Lösung auf dem Markt suchen.

Lösung vorstellen

Sobald Sie das Problem des Interessenten verstanden haben, müssen die Vertriebsmitarbeiter eine überzeugende Präsentation erstellen, die die Problemlösungsfähigkeiten ihres Produkts demonstriert.

Vereinbaren Sie einen passenden Termin, um Ihre Lösung zu demonstrieren. Erklären Sie anhand praxisnaher Anwendungsfälle deutlich, welche Auswirkungen der Einsatz Ihres Produkts auf die täglichen Abläufe des Interessenten hat. Ermöglichen Sie ihnen, bei Bedarf Notizen zu machen und Fragen zu stellen. Zeigen Sie, wie Ihre aktuellen Kunden ähnliche Probleme mit Ihrem Produkt gelöst haben. Dies stärkt das Vertrauen Ihrer potenziellen Kunden.

Verkaufswert darlegen

Verkaufen bedeutet nicht nur das Anpreisen Ihres Produkts. Heutige Kunden haben auf dem Markt viele Auswahlmöglichkeiten. Interessenten können andere Mitbewerber beurteilen. Deshalb liegt es in Ihrer Verantwortung, den Wert Ihres Produkts für das Geschäft des Interessenten hervorzuheben.

Vertriebsmitarbeiter sollten stets den Wert Ihrer Marke demonstrieren. Zeigen Sie, wie Sie sich von den Mitbewerbern abheben und welche Elemente Ihre Marke zur besten Wahl für das Unternehmen machen. In dieser Phase des Verkaufsprozesses klären Ihre Interessenten ihre Zweifel in Bezug auf das von Ihnen angebotene Produkt bzw. die von Ihnen angebotene Dienstleistung. Manchmal haben Käufer das Gefühl, dass sie zu einem Kauf gedrängt werden. Als Vertriebsmitarbeiter müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Verkaufsgespräch nicht aufdringlich ist, sondern vom Nutzen Ihrer Lösung geleitet wird. Auf diese Weise hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck bei Ihren Interessenten.

Verhandeln und abschließen

Sie haben hart daran gearbeitet, den Wert Ihres Produkts zu demonstrieren. Der Käufer zieht einen Kauf in Betracht und Sie sind nur einen Schritt vom Abschluss entfernt. In dieser Phase des Verkaufsprozesses entscheiden Sie und Ihr möglicher Käufer über die Nutzungsbedingungen, die Gültigkeit und die Dienstleistungen, die im Rahmen des Abschlusses angeboten werden. Der Käufer kann jederzeit einen Preisnachlass erfragen, und Vertriebsmitarbeiter müssen innerhalb der Richtlinien Ihres Unternehmens verhandeln.

Außerdem ist es wichtig, dass Ihr Preismodell fair und transparent bleibt, damit der Interessent Ihre Preisgestaltung leicht nachvollziehen kann. Dies reduziert zudem die Zeit, die Ihre Vertriebsmitarbeiter für Verhandlungen aufwenden. Lernen Sie loszulassen, wenn Ihre Verhandlungen ins Leere führen, und feiern Sie bei Win-Win-Situationen den Erfolg.

Effizient einführen

Im Geschäftsleben schließen Sie nicht nur ein Geschäft ab, sondern Sie schaffen eine Chance für eine dauerhafte Kundenbeziehung. Der tatsächliche Wert des Kaufs wird durch den Einsatz des Produkts durch den Käufer erzielt. Idealerweise führt dies zu weiteren Kunden für Ihr Produkt. Sie müssen sicherstellen, dass alle Ihre Produktupdates Ihre Kunden zum richtigen Zeitpunkt erreichen. Bemühen Sie sich stets, Ihre Kunden über neue Funktionen zu unterrichten. Versenden Sie Umfragen, finden Sie heraus, wie Ihre Kunden mit dem Kauf zufrieden sind, und beeindrucken Sie sie mit einer schnellen Reaktion auf Beschwerden.

Wesentliche Funktionen eines CRM für Vertriebsmanagement

Festlegen von Kriterien zur Bewertung von Leads

Leadbewertung

Es reicht nicht aus, einfach eine große Anzahl von Leads zu generieren. Sie müssen diese auch effektiv bewerten können. Wie bereits erwähnt, sollte die Leadbewertung der erste Schritt in Ihrem Vertriebsprozess sein. Daher ist es äußerst hilfreich, wenn Ihr Vertriebsmanagement-System Leads automatisch bewertet, sobald sie in Ihre Pipeline aufgenommen werden.

Die Leadbewertung hilft Vertriebsteams dabei, den wahren Wert hinter den verschiedenen Leads in ihrer Pipeline zu erkennen und sich realistische Ziele zu setzen. Sie können auch herausfinden, welche Arten von MQLs (Marketing Qualified Leads) am erfolgreichsten konvertieren.

Leadzuweisung

Die meisten Unternehmen nutzen für die Leadgenerierung mehrere Quellen. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, Leads von unterschiedlichen Standorten und aus unterschiedlichen Branchen sowie mit unterschiedlichen Interessen und Anforderungen zu erhalten. Ihre Vertriebsmanagementsoftware sollte es Ihnen ermöglichen, die Leadzuweisung zu automatisieren, indem Sie Regeln definieren, anhand derer Leads den entsprechenden Vertriebsmitarbeitern zugewiesen werden. Sie sollten in der Lage sein, passend für Ihre Branche verschiedene Kriterien wie Gebiet, Produktinteresse und Leadquelle zu konfigurieren, sodass nur die Leads, die diese Kriterien erfüllen, automatisch dem ausgewählten Vertriebsmitarbeiter zugewiesen werden.

Automatische Leadzuweisung
Verkaufssignal-Benachrichtigungen

Praktische Vertriebsbenachrichtigungen in Echtzeit

Sie müssen wissen, wann Ihre qualifizierten Leads mit Ihrem Unternehmen interagieren, damit Ihre Vertriebsmitarbeiter frühzeitig reagieren können. Indem Sie sofort erfahren, wenn jemand Ihre Website besucht, Ihre E-Mail öffnet oder Ihre Marke in sozialen Medien erwähnt, müssen sich Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht mehr auf Vermutungen verlassen, sondern können stattdessen Chancen in Echtzeit ergreifen.

CRM mit integrierter Telefonie

Integrierte Telefonie

Es überrascht nicht, dass Vertriebsmitarbeiter den Großteil ihrer Zeit damit verbringen, mit ihren Interessenten zu sprechen. Es ist jedoch schwierig, effektiv zu kommunizieren, wenn kein Telefoniesystem vorhanden ist, das in das CRM integriert ist. Hier unterstützt ein Cloudtelefoniesystem die Vertriebsrepräsentanten. Viele Anbieter von Cloud-PBX-Systemen (wie sie normalerweise genannt werden) lassen sich in gängige Vertriebsmanagementsysteme integrieren, sodass Vertriebsmitarbeiter Interessenten direkt aus dem Vertriebsmanagementsystem heraus anrufen können und während jedes Anrufs Zugriff auf umfassende Leadinformationen haben.

Live-ChatLive-Chat

Live-Chat

Livechats stellen eine hochgradig interaktive Art von Kommunikationskanal dar, über den Besucher Fragen stellen oder Beratung zu den am besten für sie geeigneten Produkten erhalten können. Vertriebsmitarbeiter können sehen, auf welcher Webseite ein potenzieller Kunde besonders lange verweilt, und sofort persönliche Unterstützung anbieten, um die Umwandlungsrate zu steigern. Wandeln Sie Livechats ganz einfach direkt in Ihrem Chatfenster zu Leads um, fügen Sie Geschäftsabschlüsse hinzu und erstellen Sie Nachfassaufgaben.

Pipeline-Verwaltung

Eine Vertriebspipeline verschafft Ihnen einen schnellen Überblick darüber, in welcher Phase des Verkaufsprozesses sich jeder Kunde aktuell befindet. Anhand dieser Informationen können Sie entscheiden, welche Schritte Sie als Nächstes unternehmen müssen, um den Kunden einem Geschäftsabschluss näherzubringen. Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte CRM für das Vertriebsmanagement Ihnen erlaubt, auf einem zentralen Bildschirm den Überblick über Ihre Geschäfte, deren jeweiliges Stadium und die zugehörigen Kennzahlen zu behalten. Es ist auch wichtig zu wissen, welcher Anteil Ihrer erwarteten Geschäfte kurz vor dem Abschluss steht und welche Geschäfte sofortiger Aufmerksamkeit bedürfen.

Pipeline für mehrere Vertriebsprozesse

Prozessverwaltung

CRM unterstützt Sie bei der Erstellung eines speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Vertriebsprozesses. Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es wichtig, dass Ihr Vertriebsmanagementprozess skalierbar wird. Dies lässt sich leicht mit einem skalierbaren Prozess-Builder innerhalb Ihres Vertriebsmanagementtools erreichen. Wenn ein Prozess festgelegt ist und klar ist, was in jeder Phase der Vertriebspipeline zu tun ist, bleibt das Vertriebsteam bei der Kundengewinnung fokussiert.

Verwaltung von Vertriebsprozessen

E-Mail für Vertriebsmitarbeiter

Vertriebsmitarbeiter können mit einem herkömmlichen E-Mail-Client leicht wichtige E-Mails übersehen. Wenn Ihr E-Mail- und Vertriebsmanagementsystem miteinander kommunizieren, gehen keine wichtigen Vertriebs-E-Mails mehr verloren, da die wichtigsten kontextbezogenen E-Mails zuerst angezeigt werden und nicht chronologisch.

E-Mail-Integration im CRM

KI für den Vertrieb

Künstliche Intelligenz ist längst kein Schlagwort mehr, sondern ein wesentlicher Bestandteil moderner Vertriebsstrategien.

Als Vertriebsmanager möchten Sie, dass Ihre Vertriebsrepräsentanten weniger Zeit für die manuelle Dateneingabe und mehr Zeit für die Kommunikation mit potenziellen Kunden aufwenden. Wenn Ihr Vertriebsmanagementsystem mit einem KI-fähigen Vertriebsassistenten ausgestattet ist, können Sie die meisten lästigen Dateneingabeaufgaben automatisieren und Ihren Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, sich auf den Abschluss weiterer Geschäfte zu konzentrieren.

KI-fähiges Vertriebsmanagementsystem

Gebietsverwaltung

Wenn Ihr Vertriebsteam über mehrere geografische Standorte verteilt ist, sollte das Gebietsmanagement zu einer Ihrer obersten Prioritäten gehören. Moderne CRMs für das Vertriebsmanagement verfügen über eine integrierte Gebietsverwaltungsfunktion, mit der Sie einen Vertriebsplan definieren und Ihr Team anhand von Parametern wie Geografie, Geschäftsart und erwarteten Umsätzen strukturieren können.

CRM mit Gebietsverwaltung

Provisionsmanagement

Nichts motiviert einen Vertriebsmitarbeiter mehr als eine Belohnung für gute Arbeit. Die Einrichtung eines effektiven Provisionsmanagementsystems im Rahmen des Vertriebsprozesses stellt eine Möglichkeit zur Belohnung Ihrer Vertriebsmitarbeiter dar. Ein CRM für das Vertriebsmanagement automatisiert diesen Prozess, anstatt dass Sie Provisionen manuell aufteilen, berechnen und zuordnen müssen.

Vertriebsprovisionsverwaltung

Vertriebsanalyse

Welchen Nutzen haben Daten ohne die Erstellung von Analysen? Wenn Sie große Mengen an Vertriebsdaten sammeln, ist es wichtig, dass Ihr Vertriebsmanagementsystem Sie bei der Nachverfolgung von Verkäufen, der Erkennung wichtiger Trends und letztendlich bei der besseren Entscheidungsfindung unterstützt. Als Vertriebsmanager können Sie Ihre wichtigsten Leistungskennzahlen, die Pipeline und die monatlichen Ziele im Auge behalten.

Vertriebs-Dashboards und -Berichte

Vertriebsautomatisierung

Die Automatisierung Ihres Vertriebsprozesses ist der Schlüssel zur Steigerung Ihrer Produktivität. Dank der Automatisierung verbringen die Vertriebsrepräsentanten weniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten, sondern haben mehr Zeit für die Planung und Ausführung ihrer Aktivitäten. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Bereiche, in denen Ihnen die Automatisierung helfen kann, produktiver zu sein:

  • Nachfassaktionen
  • Aufgaben
  • Workflow
  • Vorschläge

Haben Sie jemals einen Auftrag verloren, nur weil Sie nicht zur richtigen Zeit nachgefasst haben? Dies ist wahrscheinlich der Fall, wenn Sie zur Verfolgung Ihrer Prioritäten ein herkömmliches Datenbankverwaltungstool anstelle einer Vertriebsmanagementsoftware verwenden. Durch die Verwendung eines CRM-Systems zur Verwaltung Ihrer Nachfassaktionen stellen Sie sicher, dass Sie mit jedem qualifizierten Lead in Ihrer Vertriebspipeline interagieren.

Vertriebsnachverfolgung

Der Vertrieb lässt sich, wie alles andere auch, auf eine Reihe regelmäßiger Aktivitäten herunterbrechen. Die Möglichkeit, Aufgaben automatisch zu erstellen und zu aktualisieren, zahlt sich enorm aus, wenn man bedenkt, wie viel Zeit Vertriebsmitarbeiter mit Routineaufgaben verbringen.

Aufgabenzuweisung im CRM

Automatisierte Workflows helfen, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Vertriebsmitarbeiter eine Reihe von Schritten schnell ausführen, ohne manuelle Eingriffe vornehmen zu müssen. Durch das Einrichten von Workflows für jede Phase Ihrer Vertriebspipeline können Sie Ihren Vertriebsprozess mühelos beschleunigen.

Workflows zur Vertriebsautomatisierung

Automatisierte, proaktive Vorschläge aus Ihrem CRM-System können die Zeit, die Sie für jeden Lead aufwenden, erheblich reduzieren. Beispiele hierfür sind das Bereitstellen des besten Zeitpunkts zur Kontaktierung von Leads, das Vorhersagen einer Erfolgsrate für den möglichen Abschluss und das Vorschlagen einer geeigneten E-Mail-Vorlage.

Automatisch vorgeschlagene Makros

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Allan TeruelCEO, JusCollege
Chester HullGründer/CEO, Prosound
Aurian De MaupeouMitbegründer, Selectra
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