Einfach zu verwenden
Eine leicht zu erlernende Software sorgt für eine schnellere Einarbeitung der Mitarbeiter. Im Wesentlichen sollte die Software die Arbeit der Mitarbeiter vereinfachen und ihre Arbeit ergänzen. Die Benutzerfreundlichkeit hängt von Ihren Anforderungen ab (z. B. Anzahl der Benutzer, Komplexität der Prozesse und Anpassungsbedarf).
Anpassbar an die jeweilige Unternehmensart
Unabhängig von der Größe und Art Ihres Unternehmens kann eine gute Software an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen angepasst werden. Ihr Serviceprozess spiegelt Ihr Unternehmen wider – ebenso sollte Ihre Kundenserviceanwendung Ihren Serviceprozess widerspiegeln. Dabei sollte sie über ausreichende Anpassungsmöglichkeiten verfügen, um einer Vielzahl von Bedingungen gerecht zu werden.
Bietet Flexibilität
Eine flexible Software kann überall und in jeder Situation eingesetzt werden. Die Software sollte Ihr Unternehmen nicht daran hindern, auf eine neue Plattform, ein neues Gerät oder eine neue Datenbank umzusteigen. Sie muss mit jedem neuen System, das Sie einsetzen, kompatibel sein und auf allen Smartphones, Tablets und PCs funktionieren.
Anpassbar an Ihr Wachstum
Die Umstellung auf eine neue Plattform im Zuge des Unternehmenswachstums ist ein umfangreiches Projekt. Daher ist es wichtig, dass Sie eine Software finden, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Berücksichtigen Sie die Kosten, Funktionen und Benutzerbeschränkungen der einzelnen Versionen, um Ihren zukünftigen Bedarf besser einschätzen zu können. Eine leicht skalierbare Software sollte sich problemlos an steigende Mitarbeiterzahlen und ein höheres Arbeitsaufkommen anpassen lassen.
Lässt sich mühelos integrieren
Oftmals benötigen Sie mehrere Apps, um Ihre Abläufe zu steuern. Um einen nahtlosen Datenfluss zu gewährleisten, muss sich Ihre Servicelösung in diese Apps integrieren lassen. Dadurch können Ihre Mitarbeiter einen persönlicheren Service bieten. Ihr Dienstleister sollte eine große Auswahl an Integrationsoptionen anbieten, die sich an Ihre individuelle Konfiguration anpassen lassen.
Steigert die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter
Funktionen für die Zusammenarbeit und Produktivität können die Belastung der Mitarbeiter reduzieren, die interne Kommunikation verbessern und die Reaktionszeiten verkürzen. Beispielsweise versorgt KI im Kundenservice die Mitarbeiter mit dem nötigen Kontext, indem sie Ticketfelder automatisch aktualisiert, die Stimmung der Kunden erkennt und informative Antwortvorschläge liefert, sodass Mitarbeiter Tickets schneller abschließen und langfristige Kundenbeziehungen aufbauen können.
Bietet transparente Preise
Nehmen Sie sich Zeit, um verschiedene Optionen zu vergleichen und die für Ihr Budget rentabelste Lösung zu finden. Neben den grundlegenden Lizenzgebühren sollten Sie auch zusätzliche Kosten wie Add-ons und zukünftige Kosten für Upgrades berücksichtigen. Bevorzugen Sie Anbieter, die von Anfang an transparent sind. Auf versteckte Kosten (z. B. für Datenmigration, Schulungen und Support) und bindende Verträge sollten Sie besonders achten.
Erfordert minimale Einarbeitung
Die Einführung Ihrer neuen Plattform sollte nur einen minimalen kostenlosen oder kostengünstigen Schulungsbedarf erfordern. Informieren Sie sich darüber, welche Schulungen erforderlich sind und ob zusätzliche Kosten für das Basistraining anfallen. Die Website des Anbieters sollte übersichtliche Leitfäden für das Onboarding und für Fortgeschrittene sowie Lernvideos, Artikel, FAQs und Community-Hilfeforen bereitstellen.
Bietet hervorragenden Support
Auch für eine Kundenservicesoftware wird ein Kundenservice benötigt. So benutzerfreundlich die Software auch sein mag, irgendwann werden Sie Unterstützung benötigen. Achten Sie auf die Supportzeiten und die angebotenen Supportkanäle. Ein grundlegender Support sollte kostenlos zur Verfügung stehen. Die Qualität und die Reaktionszeit können Sie überprüfen, indem Sie eine einfache E-Mail an das Supportteam senden.
Gewährleistet die Sicherheit der Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Ein oft übersehener, aber entscheidender Faktor bei der Auswahl einer kundenorientierten Software ist, ob sie die Sicherheit der Kundendaten gewährleistet. Wenn Sie mit Kunden aus verschiedenen Ländern zu tun haben, achten Sie auf die Einhaltung lokaler Vorschriften. Berücksichtigen Sie dabei sämtliche Aspekte, von grundlegenden Sicherheitseinstellungen und Zugriffskontrollen bis hin zu Funktionen zur Einhaltung der DSGVO. Überzeugen Sie sich davon, dass Ihre Unternehmensdaten in sicheren Händen sind. Erkundigen Sie sich nach den Standorten der Rechenzentren des Anbieters und nach Compliance-Zertifikaten.
Perfekt für Ihr Unternehmen geeignet
Eine Software mit umfangreichen Funktionen ist zwar gut, aber behalten Sie Ihr übergeordnetes Geschäftsziel im Auge. So kann eine Software mit begrenzten wesentlichen Funktionen, aber breiter Funktionalität viel bewirken.
Zoho Desk legt Wert darauf, die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens zu erfüllen und den bestmöglichen Nutzen für Ihre Investition zu bieten. Mit Zwitch können Sie mühelos zu Zoho Desk migrieren!