Software zur Dokumentenverwaltung
Dokumente mühelos digitalisieren
Das nervige Durchsuchen Ihres Posteingangs oder Durchwühlen von Papierstapeln hat endlich ein Ende. Vom Onboarding bis zum Ausstiegsgespräch, mit unserem zentralisierten HR-Dokumentmanagementsystem können Sie jeden Aspekt Ihres Papierkrams organisiert und sicher verwalten.
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Dateien sicher verwalten
Kategorisieren und speichern Sie alle Ihre wichtigen Dokumente mit strengen Datenschutzmaßnahmen, darunter Unternehmensrichtlinien, Handbücher, Angebotsschreiben und Beurteilungen.
Dokumentenerstellung beschleunigen
Sie können Dokumente stapelweise erstellen und dann zum Unterzeichnen versenden. Dabei sind dynamische Inhalte mit anpassbaren Vorlagen möglich.
Dokumente online unterzeichnen
Durch die Integration von Zoho People mit Zoho Sign, DocuSign oder Adobe Sign ermöglichen Sie es Bewerbern und Mitarbeitern, Dokumente im Handumdrehen zu unterzeichnen.
Verfolgen Sie den Bestätigungsstatus Ihrer Dokumente
Mit Empfangsbestätigungen behalten Sie im Blick, welche Mitarbeiter sich Ihre Dokumente angesehen haben und wo es noch aussteht.
Weitere Gründe, die für das Dokumentenverwaltungssystem von Zoho People sprechen
Dokumentenzugriff regeln
Legen Sie fest, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten und freigeben darf. Benutzerdefinierte Zugriffskontrollen helfen Ihnen, unbefugten Zugriff zu beschränken und für Datensicherheit zu sorgen.
Ein Ort für persönliche Dateien
Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen sicheren Speicherort für persönliche Dokumente wie Kopien ihrer Reisepässe, Lizenzen, Versicherungsdokumente, Zertifikate und vieles mehr.
Dateien sichern und Compliance wahren
Geben Sie Dokumenten ein Gültigkeitsdatum, erstellen Sie Ordner für interne Ressourcen und halten Sie Ihre Richtliniendokumente stets bestätigt, aktuell und vorschriftsmäßig.
Von unterwegs auf Dateien zugreifen
Mit der Zoho People Mobile-App können Sie Dateien von überall aus und auf jedem Gerät speichern, organisieren und freigeben.
"We required a system that supported operational record-keeping, but we also wanted it to be engaging and flexible so it would foster agility amongst our workforce. I'm really glad that we made the decision to choose Zoho People."
Aline Agnes Pasang Director of HR and Talent Management
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine HR-Dokumentenmanagementsoftware?
Digitale Software zur HR-Dokumentverwaltung hilft Ihnen, alle Mitarbeiter- und Unternehmensdokumente an einem zentralen Ort zu speichern, zu sortieren und zu verwalten.
Welche Rolle spielt ein Dokumentenmanagementsystem für die Personalabteilung?
Dokumente zu verwalten ist eine zentrale Aufgabe für jeden HR-Profi. Verschiedene Aufgaben können schnell lästig und zeitaufwändig werden, wenn sie manuell ausgeführt werden – wie das Versenden und Sammeln von Dokumenten beim Onboarding, das Anfordern von E-Signaturen in Angebotsschreiben, das Überprüfen von Urlaubsanträgen und das Bearbeiten von Austrittsdokumenten. HR-Teams profitieren gleich mehrfach von der Implementierung eines Systems zur Dokumentenverwaltung:
Vereinfachtes Management:
Sparen Sie Zeit und Mühe beim manuellen Hinzufügen, Sortieren und Freigeben von DateienMehr Sicherheit:
Schützen sie vertrauliche Unternehmens- und Mitarbeiterdaten mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen, wie benutzerdefinierten Zugriffskontrollen, Multifaktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und Audit-Verläufen.Automatisierte Workflows:
Verwenden Sie automatisierte Workflows, um effektiv Daten aus allen Bereichen des Mitarbeiterlebenszyklus zu verwalten, von Onboarding-Dokumenten über Urlaubsanträge bis hin zur Leistungsrückschau.Effizienter Dokumentenspeicher:
Das Verwahren physischer Dokumente nimmt mehr Platz ein und kann schnell teuer werden. Mit einem cloudbasierten System können Sie Dateien mühelos speichern, organisieren und von beliebigen Geräten aus abrufen.Verbesserte Compliance:
Halten Sie verschiedene branchenspezifische Richtlinien ein, um strenge Strafen zu vermeiden.
Über welche wichtigen Funktionen sollte ein Dokumentenmanagementsystem verfügen?
Das richtige Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimiert, wie Unternehmen mit wichtigen Dokumenten umgehen, um die Produktivität zu steigern. Halten Sie Ausschau nach diesen zentralen Funktionen, wenn Sie eine Managementsoftware für HR-Dokumente für Ihr Unternehmen auswählen:
Speicher und Organisation:
Suchen Sie sich ein unkompliziertes und intuitives cloudbasiertes System, mit dem sich Dokumente einfach erstellen, speichern und von beliebigen Geräten aus abrufen lassen.E-Signaturen:
Die Integration eines Systems für E-Signaturen macht das Unterzeichnen und Verwalten von Dokumenten zu einer einfachen, sicheren und nahtlosen Aufgabe.Sicherheit und Compliance:
Robuster Schutz für vertrauliche Dokumente durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung. Sichern Sie Ihre Daten und wahren Sie die Compliance mit branchenspezifischen Richtlinien.Integrationsfunktionen:
Die Möglichkeit zur einfachen Integration mit bestehenden Systemen und externen Anwendungen optimiert die Dokumentenverwaltung und spart Ihnen eine Menge Zeit.Skalierbarkeit:
Ein skalierbares DMS lässt Raum für technische Verbesserungen und steigende Workloads, ohne Beeinträchtigung der Leistung.
Wie unterstützt Zoho People ein effizientes Dokumentenmanagement?
Der Dateidienst in Zoho People fungiert als sicheres zentrales Repository zum Speichern, Verwalten und Freigeben von Dokumenten. Mit diesem Dienst können Sie:
- Alle Unternehmensdateien sicher an einem zentralen Ort speichern, wo sie einfach und schnell aufgerufen werden können.
- Es befugten Benutzern gestatten, vertrauliche Informationen durch kontrollierten Zugriff anzuzeigen und zu ändern.
- Dokumente für E-Signaturen versenden und an einem Speicherort verwalten.
- Die verfügbaren Formulare nach Region organisieren und Handbuchvorlagen auf Grundlage Ihrer Unternehmensanforderungen anpassen.
- Dateien direkt von Zoho WorkDrive, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box und Evernote hochladen.
Wie funktionieren E-Signaturen in Zoho People?
Bei der E-Signatur werden Dokumente online unterzeichnet. Zoho People ermöglicht die Integration mit Zoho Sign, Adobe Sign, und DocuSign, um das digitale Unterzeichnen von Dokumenten für Ihre Organisation zu optimieren. Durch diese Integration können Sie verschiedene Dokumente (wie Probezeitbestätigungen, Richtliniendokumente, Anschreiben für Gehaltsänderungen und Austrittsschreiben) zur E-Signatur an einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen senden. Anschließend lassen sich die Dokumente sicher in Zoho People verwalten.