Was ist
Zeiterfassung?
Unter Zeiterfassung versteht man den Prozess zur Messung der Zeit, die Mitarbeiter benötigen, um zugewiesene Aufgaben zu erledigen. In der Geschäftswelt ist jegliche Zeit, die mit der Steigerung der Produktivität verbracht wird, kostbar, und sollte stets anerkannt werden. Im Zusammenhang mit Remote- und Hybridarbeit ist Zeiterfassung noch dynamischer und notwendiger geworden.
Was die besten
Zeiterfassungstools ausmacht
Heute stehen Unternehmen vor einer überwältigenden Auswahl von Zeiterfassungstools. Ein Online-Zeiterfassungssystem ist besser als das andere – das heißt, die Zeit, die man mit der Auswahl verbringt, kann auch sinnvoller genutzt werden.
Zeiterfassung
Im wortgetreuen Sinne ist Zeiterfassung die Nachverfolgung der Aktivitäten der Mitarbeiter, Minute für Minute. Ein Softwaretool für diesen Zweck sollte in der Lage sein, zu erfassen, wie lange die Mitarbeiter woran arbeiten, in der Regel in Form eines Zeitnachweises, und diesen Aufwand Kunden entsprechend in Rechnung zu stellen.
Zeitnachweise
Zeitnachweise sind Nachweise, die aus einem Datensatz von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden auf täglicher oder wöchentlicher Basis bestehen. Sie können auch Urlaubstage, Abwesenheiten und Pausen erfassen. Diese Nachweise können im CVS-, XLS- oder PDF-Format exportiert und zur Rechnungserstellung verwendet werden.
Analyseberichte
Mit der richtigen Software können Sie Zeitnachweisberichte erstellen und Daten basierend auf Aufgaben, Aufgabeneigentümern, fakturierbaren Stunden und nicht fakturierbaren Stunden in Form von Diagrammen analysieren.
Integrationen
Ein Zeiterfassungssystem sollte sich problemlos in Apps von Drittanbietern für Entwicklung, Zusammenarbeit und jedes andere Tool integrieren lassen, mit denen Ihr Team täglich arbeitet. Eine CRM-Lösung mit Zeiterfassung kann auch die Produktivität von Unternehmen steigern, die sich auf Vertrieb und Marketing konzentrieren.
Benachrichtigungen
Mithilfe von Tools zur Zeiterfassung können Sie Pushbenachrichtigungen senden, die Mitarbeiter daran erinnern, ein- und auszuchecken, und E-Mail-Erinnerungen anpassen, die an Mitarbeiter gesendet werden, für die fällige oder überfällige Aufgaben vorliegen.
Vorteile von Zeiterfassungstools
Ein Online-Zeiterfassungssystem hilft bei einer Vielzahl von Prozessen, weit über die reine Erfassung von Zeitaufwand hinaus. Einige der Vorteile:
Prioritäten besser setzen
Zeiterfassung bietet einen besseren Überblick darüber, welche Aufgaben Vorrang haben und was später bearbeitet werden kann. So kann der Tag neu geplant werden, um Aufgaben mit hoher Priorität Vorrang zu geben. Das spart Zeit und schafft Raum für weitere Aufgaben.
Eigenverantwortung fördern
Wenn jeder im Team weiß, woran die Kollegen arbeiten, erfordert das mehr Eigenverantwortung. Ungeplante Abwesenheiten können besser gehandelt werden. Dies verbessert die Leistung und erhöht den Beitrag jedes Einzelnen zum Unternehmenswachstum.
Budgets sinnvoll kürzen
Mit Zeiterfassung für Projekte können Teams den Zeitplan und die erforderlichen Ressourcen für jedes Projekt einschätzen, was eine Vorabplanung des Budgets ermöglicht. Dies führt zu weniger Budgetüberschreitungen und schafft die Grundlage für ein kosteneffizientes Projekt.
Die Produktivität steigern
Durch Zeiterfassung erhalten Teams einen Überblick über alle Aktivitäten, die innerhalb eines Projekts stattfinden, sodass sie besser beurteilen können, wer zusätzliche Arbeiten übernehmen kann, wer zu viel Arbeit hat und wer unterdurchschnittliche Leistungen erbringt und Schulungen benötigt. Die Zuweisung von Aufgaben auf Grundlage des Arbeitsmanagementstils der einzelnen Mitarbeiter kann Teams dabei unterstützen, fundierte Entscheidungen zu treffen und eine reibungslose Steigerung der Produktivität zu ermöglichen.
Zufriedenheit für alle
In Belegschaften mit einer besseren Arbeitsmoral, realistischen Zielen und transparenten Arbeitsstilen treten seltener Burnouts auf und die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter einen Mehrwert für das Unternehmen generieren, ist höher. Darüber hinaus fühlen sich Teams sowohl physisch als auch mental wohler, wenn es ein Gefühl der Autonomie und nur minimales Eingreifen durch Vorgesetzte gibt. Dies führt zu einem positiveren, angenehmeren Arbeitsumfeld.
Benötigt Ihr Unternehmen ein Zeiterfassungssystem für Projekte?
Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen von Projektzeiterfassung profitieren könnte:
- Arbeiten Freiberufler auf Stundenbasis für Ihr Unternehmen?
- Hat Ihr Unternehmen Mitarbeiter, die remote oder in anderen Zeitzonen arbeiten?
- Umfasst Ihr Projekt Probleme, die eine kontinuierliche Überwachung erfordern?
- Verfügt Ihr Unternehmen über verschiedene Teams, die in verschiedenen Abteilungen tätig sind?
- Wird es zunehmend schwieriger, die Ihren Teams zugewiesenen Aufgaben nachzuverfolgen?
- Erhalten Ihre Mitarbeiter nicht die Anerkennung, die sie verdienen?
Wenn Ihre Antwort auf all diese Fragen ein klares "Ja" ist, ist es an der Zeit, ein gutes Zeiterfassungssystem für Ihre Projekte anzuschaffen.
Wie Sie ein Online-Zeiterfassungssystem auswählen
Zeit ist eine Konstante, aber die Zeiterfassung für Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen nicht unbedingt. Hier einige Methoden zur Auswahl eines Online-Zeiterfassungssystems:
Gehen Sie auf die Problempunkte Ihres Unternehmens ein
Angesichts der großen Auswahl an Onlinetools zur Zeiterfassung ist es wichtig, dass Sie das am besten für Ihr Unternehmen geeignete auswählen. Beginnen Sie mit der Evaluierung Ihrer Teams. Sehen Sie sich an, woran sie regelmäßig arbeiten, wie sie es tun und wie lange sie durchschnittlich benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen. Welche Herausforderungen bestehen bei der aktuellen Zeiterfassungsmethode? Listen Sie sie auf und bewerten Sie sie. Welche Zeiterfassungsfunktionen der verschiedenen Tools sind für Ihr Unternehmen von Bedeutung? Können sie Echtzeitdaten zum Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben bereitstellen? Erstellen Sie eine Liste der Softwaretools, die Ihren Erwartungen entsprechen, und lassen Sie Ihre Teams diese testen.
Benutzerfreundlichkeit für alle
Ein Online-Zeiterfassungssystem sollte einfach zu bedienen sein. Ist die Oberfläche übersichtlich und benutzerfreundlich? Können Ihre Mitarbeiter jederzeit ein- und auschecken und im Bedarfsfall Daten abrufen? Sind die Berichte einfach zu analysieren?
Integrationen mit bestehenden Apps
Kann dieses Tool gemeinsam mit den Anwendungen verwendet werden, die Ihre Teams derzeit verwenden? Denken Sie daran: Ihre bestehenden Anwendungen sollten nicht durch ein Online-Zeiterfassungssystem ausgebremst werden, das nicht mit Ihrer Softwareumgebung kompatibel ist.
Support und Sicherheit:
Verfügt der Anbieter über ein solides Kundensupportteam? Reagiert dieses zeitnah auf technische Probleme und Fragen zum Tool? Sind Ihre Daten dank Verschlüsselung und anderer Sicherheitsfunktionen sicher?
Warum ist Zoho Projects
das ideale Zeiterfassungstool?
Steigern Sie die Produktivität
Die meisten Projekte dauern länger als erwartet. Mit einem Zeiterfassungstool wie Zoho Projects erfahren Sie, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden und für welche Aufgaben sehr viel Zeit benötigt wird. So können Sie entsprechend delegieren, um Ihre Zeit sinnvoller zu nutzen. Steigern Sie Ihre Effizienz und optimieren Sie die Projektzeit.
Steigern Sie die Rentabilität
Mit einer genauen Zeiterfassung für Projekte werden Sie feststellen, dass nicht abrechnungsfähige Aufgaben, wie das Versenden von E-Mails einen großen Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Erfassen Sie Ihre Zeit mit der Zeitverfolgung ganz genau, um zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit nutzen und um sicherzustellen, dass Ihre Arbeit gewinnbringend ist. Falls nicht, passen Sie Ihre Stundensätze nach Bedarf an.
Mehr Transparenz
Je besser Ihre Kunden informiert sind, desto zufriedener werden sie sein. Fügen Sie Kunden zum Projekt hinzu und stellen Sie die erforderlichen Informationen zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie Kunden zeigen, wie es mit dem Projekt vorangeht, welche Aufgaben Sie bearbeitet haben, wie viele Stunden Ihr Team investiert hat und wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben erforderlich waren, ohne dass Sie ständig Updates senden müssen.
Verwalten Sie globale Teams
Arbeitet Ihr Team aus der Ferne oder in isolierten Arbeitsstrukturen? Verwenden Sie unser Zeiterfassungssystem, um zu erfahren, wie jedes Mitglied in Ihrem Team arbeitet, wer überlastet ist und wer mit der eingeplanten Zeit genau hinkommt. Erkennen Sie Verzögerungen schneller, um einen reibungslosen Betrieb zu erreichen, und optimieren Sie die Zeit, die zum Abschließen von Projekten verwendet wird.
Hauptmerkmale des
Zoho Projects-Zeiterfassungssystems
Problemlose Zeiterfassung
Jede Minute, die Sie für eine Aufgabe benötigen, abrechnungsfähig oder anderweitig, kann erfasst werden. Erfassen Sie Arbeitszeiten mit den Zeitnachweisen und Aufgaben-Timern in unserem Zeiterfassungstool.
Jede Minute zählt
Jedes Projekt verfügt über eine Zeiterfassung, mit der die Teammitglieder ihre Bearbeitungszeit protokollieren können. Diese Aufzeichnungen verfolgen das Tempo Ihres Projekts und helfen dabei, Engpässe genau zu identifizieren.
Automatische Timer
Starten Sie den Aufgaben-Timer, um die Zeit automatisch zu erfassen. Halten Sie den Timer an, wenn Sie eine Pause einlegen, und beenden Sie den Timer, um einen neue Zeiterfassung zu starten.
Genehmigen oder Ablehnen der Zeit
Manager können die Zeiterfassungseinträge ihres Teams überprüfen und nach Bedarf genehmigen oder ablehnen.
Einfache Rechnungsstellung
Mit der Integration von Zoho Books oder Zoho Invoice in Projects können Ausgaben erfassen werden, ein Budget für Ihr Projekt eingerichtet und Ihre Zeiterfassungen in Rechnungen für Kunden oder Gehaltsabrechnungen umgewandelt werden.
Umfassende Berichte
Unsere Zeitnachweisberichte und Dashboard-Statistiken geben Ihnen einen klaren Überblick über die Zeit, die für jedes Projekt aufgewendet wurde, sowie über die Zeit, die jedes Teammitglied verbracht hat.
Geplante vs. tatsächliche Zeit
Verbessern Sie Ihre Zeitschätzungen und messen Sie den Fortschritt Ihres Teams, indem Sie den geplanten Aufwand für Aufgaben mit der tatsächlichen Zeit vergleichen, die für die Fertigstellung benötigt wurde.
