Tipos de contactos

Zoho Mail ofrece la opción de agregar contactos personales y contactos de la organización. Esto le ayuda a categorizar sus contactos de manera eficiente. Cuando agrega un nuevo contacto, se coloca por defecto en Contactos personales, mientras que los contactos de la organización solo pueden ser agregados por el administrador de la organización.

Contactos personales

Los contactos personales solo son visibles para usted y se colocan aquí de forma predeterminada cada vez que se agrega un nuevo contacto. Puede verlos, modificarlos o exportarlos desde su cuenta. Todos sus contactos personales aparecerán automáticamente en la libreta de direcciones. Puede agregar categorías a contactos personales, agruparlos y utilizarlos para agregar varios contactos durante la redacción.

Contactos de la organización

Cuando el administrador de la organización agrega un usuario o un grupo, la dirección de correo electrónico se agrega automáticamente a los contactos de la organización. Todos los contactos de la organización aparecerán automáticamente autocompletados cuando redacte correos electrónicos. Cuando se agrega un nuevo usuario a la organización, el usuario podrá buscar o redactar fácilmente correos electrónicos a colegas mediante los contactos de la organización.

Los contactos de la organización son accesibles para todos los usuarios de una organización, que pueden verlos y utilizarlos, pero solo el administrador de la organización puede agregar, editar o eliminar contactos. Además, el administrador de la organización puede añadir usuarios externos comunes, a los que pueden acceder otros usuarios de la organización, ya que esto ayuda en los contactos con terceros, como proveedores de seguros, socios comunes a la organización u otros proveedores de servicios para la organización.

Los contactos de la organización que haya agregado se usarán en varios lugares, como búsquedas, flujos, tareas, correo electrónico compartido, carpetas compartidas, etc.

Grupos de organización

Zoho Mail le ofrece la opción de crear grupos de organización para ayudar a los diferentes equipos a trabajar mejor juntos. Solo los administradores de la organización pueden crear un grupo de organización, a menos que lo hayan habilitado para otros usuarios de la organización. Los contactos del grupo son útiles cuando necesita una lista de contactos compartida solo para su grupo, no toda la organización. Estos contactos solo pueden ser vistos y utilizados por los miembros del grupo.

Categorías de contactos

Se puede agrupar un conjunto fijo de contactos asignándolos a una categoría. Las categorías lo ayudan a agregar un lote de contactos masivos a su correo electrónico cuando redacta un correo. Las categorías “Personal” y “Organización” se enumeran en la Libreta de direcciones para facilitar el acceso mientras redacta un correo electrónico.

Crear categorías

Puede crear una nueva categoría haciendo clic en la opción Agregar categoría en el panel izquierdo en la sección Vistas. También puede crear categorías de contactos directamente desde la libreta de direcciones en el redactor de correos. Consulte aquí para obtener instrucciones detalladas.

Agregar contactos

Los contactos se pueden agregar a las categorías si los arrastra y suelta en la categoría deseada. Puede agregar varios contactos a la vez a una categoría seleccionando los contactos pertinentes y haciendo clic en el ícono Agregar a.

También puede eliminar un contacto de una categoría específica si selecciona la casilla de verificación del contacto y hace clic en la opción eliminar.

Más opciones

Puede hacer clic con el botón secundario en una categoría en vista personal para cambiar el nombre, eliminar o exportar un contacto. Puede hacer clic con el botón derecho y utilizar la opción Exportar para exportar solo los contactos de esa categoría. Puede proteger su exportación con una contraseña. También puede exportar contactos desde una organización o grupo de organización del que forma parte.