Qu'est-ce que le
suivi du temps ?
Le suivi du temps est le processus de mesure du temps nécessaire aux employés pour terminer des tâches assignées. En entreprise, le temps consacré à l'accélération de la productivité est précieux et il est important d'identifier et de saluer le travail bien fait. Avec le travail à distance et hybride, le suivi du temps est devenu plus dynamique et nécessaire qu'auparavant.
Principales fonctionnalités des
meilleurs outils de suivi du temps
Aujourd'hui, les entreprises disposent d'un nombre impressionnant d'options pour le suivi du temps. Chaque outil de suivi du temps en ligne étant meilleur que l'autre, le processus décisionnel prend un temps qui pourrait être utilisé de manière plus constructive.
Suivi du temps
Au sens littéral, le suivi du temps est le suivi des activités effectuées par les employés, minute par minute. L'outil logiciel doit être capable d'enregistrer ce sur quoi l'employé travaille et pendant combien de temps, généralement dans une feuille de temps, et de facturer les clients en conséquence.
Feuilles de temps
Les feuilles de temps sont des éléments de preuve comprenant un relevé des heures facturables et non facturables sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Elles peuvent également suivre les jours de congé, les absences et les pauses prises durant le travail. Elles peuvent être exportées au format XLS, CSV ou PDF et utilisées pour générer des factures.
Rapports analytiques
Avec le bon logiciel, vous pouvez générer des rapports de feuilles de temps et analyser les données basées sur les tâches, les propriétaires de tâches, les heures facturables et les heures non facturables sous forme de graphiques.
Intégrations
Un outil de suivi du temps doit pouvoir s'intégrer sans effort à des applications tierces destinées au développement et à la collaboration, et à tout autre outil avec lequel votre équipe travaille au quotidien. Une solution CRM avec suivi du temps peut également accélérer la productivité des entreprises axées sur les ventes et le marketing.
Notifications
Les outils de suivi du temps vous permettent d'envoyer des notifications rappelant aux employés d'enregistrer leurs heures de début/fin, ainsi que de personnaliser les rappels par e-mail à envoyer aux employés qui ont des tâches à terminer ou qui ont dépassé des échéances.
Avantages de l'utilisation d'un outil de suivi du temps
Un outil de suivi du temps en ligne est utile à une multitude de processus au-delà du suivi de temps de projet. Voici quelques-uns des avantages :
Améliorer la hiérarchisation
Le suivi du temps permet de mieux comprendre quelle tâche est prioritaire et ce qui peut être traité plus tard. De cette façon, la journée peut être reprogrammée pour s'adapter d'abord aux tâches prioritaires, ce qui permet de gagner du temps et de faire de la place pour accomplir des tâches supplémentaires.
Maintenir le sens des responsabilités
Si tous les membres de l'équipe savent sur quoi chacun travaille, le sens des responsabilités est accru. Tous les jours de congé sans précédent peuvent être mieux gérés. Cela améliore les performances et renforce la contribution de chacun à la croissance de l'entreprise.
Faire les bonnes coupes pour votre budget
Grâce au suivi du temps pour les projets, les équipes peuvent estimer la chronologie de chaque projet et les ressources requises, ce qui permet d'anticiper la planification budgétaire. Cela réduit les dépenses excessives et pose les bases d'un projet plus rentable.
Augmenter la productivité
Le suivi du temps fournit aux équipes un aperçu de toutes les activités qui se déroulent dans le cadre d'un projet, leur permettant ainsi de mieux évaluer qui peut prendre du travail supplémentaire, qui a les yeux plus gros que le ventre, et qui a des performances insuffisantes et besoin d'une formation. L'attribution de tâches en fonction du style de gestion du travail de chaque employé peut aider les équipes à prendre des décisions éclairées, ouvrant ainsi la voie à une augmentation de la productivité.
Rendre tout le monde heureux
Un personnel avec un moral renforcé, des objectifs réalistes et des styles de travail transparents est moins susceptible de souffrir de burn-out et a plus de chances d'apporter de la valeur ajoutée à l'entreprise. De plus, les équipes se sentent à l'aise, tant physiquement que mentalement, lorsqu'il existe un sentiment d'autonomie et une intervention minimale de la part de la hiérarchie, favorisant un environnement de travail positif et plus satisfaisant.
Votre entreprise a-t-elle besoin d'un outil de suivi du temps de projet ?
Posez-vous les questions suivantes pour savoir si le suivi du temps de projet pourrait être bénéfique pour votre entreprise :
- Votre entreprise fait-elle appel à des indépendants facturant à l'heure ?
- Votre entreprise compte-t-elle des employés travaillant à distance ou dans des fuseaux horaires différents ?
- Votre projet comporte-t-il des problèmes qui nécessitent une surveillance continue ?
- Votre entreprise compte-t-elle différentes équipes opérant au sein de différents services ?
- Le suivi des tâches assignées à vos équipes devient-il de plus en plus complexe ?
- Vous aimeriez que vos employés obtiennent la reconnaissance qu'ils méritent ?
Si la réponse à toutes ces questions est un grand oui, il est temps pour vous de vous procurer un bon outil de suivi du temps de projet.
Comment choisir un outil de suivi du temps en ligne
Le temps est constant, mais le suivi du temps pour différentes entreprises avec des besoins différents ne l'est pas forcément. Voici quelques méthodes pour choisir un outil de suivi en ligne :
Ciblez les difficultés de votre entreprise
Étant donné toute la concurrence entre les outils de suivi du temps en ligne, il est important que vous choisissiez celui qui fonctionne le mieux pour votre entreprise. Commencez par évaluer vos équipes. Voyez ce sur quoi elles travaillent régulièrement, comment elles le font et le temps moyen qu'elles mettent à accomplir une tâche. Quelles sont les difficultés qui existent dans leur méthode actuelle de suivi du temps ? Énumérez-les et évaluez-les. Quelles sont les fonctionnalités importantes d'un outil de suivi du temps pour votre entreprise ? Doit-il pouvoir fournir des données en temps réel sur le temps passé sur diverses tâches, tout cela à la fois ? Dressez une liste de logiciels qui correspondent à vos attentes et demandez à vos équipes de les tester.
Facilité d'utilisation pour tous
Un outil de suivi du temps en ligne doit être simple à utiliser. La conception est-elle claire et l'interface conviviale ? Vos employés peuvent-ils facilement enregistrer leurs heures de début/fin et récupérer des données chaque fois que nécessaire ? Les rapports sont-ils faciles à analyser ?
Intégration aux applications existantes
Cet outil peut-il coexister avec les applications que vos équipes utilisent actuellement ? N'oubliez pas que vos applications existantes n'ont pas à supporter le poids d'un outil de suivi en ligne incompatible avec votre écosystème de travail.
Assistance et sécurité
Le fournisseur dispose-t-il d'une solide équipe d'assistance client ? Fournit-il des réponses rapides aux problèmes techniques et aux questions concernant l'outil ? Vos données sont-elles entre de bonnes mains grâce au chiffrement et à d'autres fonctions de sécurité ?
Pourquoi Zoho Projects
est-il le meilleur outil de suivi du temps ?
Améliorez votre productivité
La plupart des projets prend plus de temps que prévu. Avec un outil de suivi du temps de qualité comme Zoho Projects, vous pouvez savoir à quelles activités vous consacrez votre temps et quelles tâches sont les plus chronophages. Déléguez ensuite vos missions en conséquence afin de pouvoir vous concentrer sur les tâches les plus essentielles. Améliorez votre efficacité et vos estimations de temps pour vos projets.
Stimulez votre rentabilité
En suivant précisément le temps consacré aux projets, vous constaterez que les tâches non facturables, comme l'envoi d'e-mails, peuvent prendre une grande partie de votre temps. Calculez précisément le temps que vous avez passé sur un projet à l'aide d'un outil de suivi en ligne pour comprendre comment vous occupez vos heures et pour vous assurer que votre travail est rentable. Si ce n'est pas le cas, ajustez vos taux horaires selon vos besoins.
Plus de transparence
Plus vos clients sont informés, plus ils sont satisfaits. Ajoutez vos clients au projet et mettez les informations nécessaires à leur disposition. De cette façon, vous pouvez partager avec eux l'avancement du projet, les tâches que vous avez terminées, le nombre d'heures que votre équipe a consacré à des tâches spécifiques, le tout sans avoir à envoyer constamment des mises à jour.
Gestion d'une équipe mondiale
Votre équipe travaille à distance ou est répartie dans différents services ? Utilisez notre outil de suivi du temps pour connaître les performances de chaque personne de votre équipe, savoir si quelqu'un a une charge de travail trop importante et si vos collaborateurs sont en bonne voie pour terminer des tâches conformément aux prévisions de temps. Identifiez les retards plus rapidement pour rétablir la situation dès que possible et tirez le meilleur parti du temps nécessaire à la réalisation des projets.
Principales fonctionnalités de
l'outil de suivi du temps Zoho Projects
Suivi du temps en toute simplicité
Chaque minute que vous passez à travailler sur une tâche, facturable ou non, doit être prise en compte. Enregistrez tous les temps de travail grâce à notre outil de suivi du temps et à ses feuilles de temps et chronomètres.
Tirez le meilleur parti de votre temps
Chaque projet comporte une feuille de temps dans laquelle les membres de l'équipe peuvent consigner leurs heures de travail. Ces données permettent de suivre l'avancement de votre projet et d'identifier les goulets d'étranglement avec précision.
Chronomètres automatiques
Utilisez les chronomètres pour tâches afin de consigner les heures automatiquement. Mettez votre chronomètre en pause lorsque vous cessez de travailler pendant un instant et arrêtez-le pour créer une nouvelle entrée sur votre feuille de temps.
Approuvez ou rejetez les heures
Les responsables peuvent consulter les données des feuilles de temps de leurs équipes et les approuver ou les rejeter au besoin.
Facturation simplifiée
Grâce à l'intégration avec Zoho Books ou Zoho Invoice, Projects vous aide à analyser vos dépenses, à établir un budget pour votre projet et à transformer vos feuilles de temps en factures, aussi bien à des fins de facturation client que de paie.
Rapports complets
Nos rapports de feuilles de temps et nos statistiques en tableau de bord vous fournissent une vue précise du temps passé sur chaque projet, ainsi que du temps passé par chaque membre de votre équipe sur un projet.
Heures prévues et temps passé
Améliorez vos estimations de temps et faites le point sur la progression de votre équipe en comparant le nombre d'heures prévues pour une tâche avec le temps qu'il a fallu pour la réaliser.
