Kelola Kotak Masuk Bersama dengan Mudah Menggunakan Software Manajemen Email untuk Customer Service yang Efisien

Kelola serta kirim email yang informatif dan interaktif, berikan layanan kepada pelanggan dengan gesit tanpa kehilangan sentuhan personal, serta lengkapi tim customer service dengan software yang mumpuni agar selalu ramah dan produktif dengan sistem penerbitan tiket paling efektif, Zoho Desk.

CRM Software benefits | Zoho CRM

Apa manfaatnya?

  • Kelola beberapa alamat email dari satu antarmuka
  • Kirimkan email yang informatif, cepat, dan mudah ditindaklanjuti
  • Selalu ketahui pembaruan email

Pusatkan Tiket Email dari Berbagai Alias di Satu Tempat

Bisnis Anda mungkin memiliki alamat email tersendiri untuk setiap keperluan, misalnya pengembalian dana menggunakan refund@domainanda.com, penagihan menggunakan invoice@domainanda.com, penjualan menggunakan sales@domainanda.com, dan lainnya. Zoho Desk akan memudahkan Anda untuk melacak, mengambil, menugaskan, dan merespons email customer service dari satu lokasi terpusat dengan mengubahnya menjadi tiket.

Daftarkan berbagai alamat email untuk beragam beragam keperluan di Zoho Desk | Software Manajemen Email customer support

Klasifikasikan Tiket Sesuai Prioritasnya

Dalam sehari, agen akan menerima banyak permintaan, pertanyaan, atau aduan lewat email, tanpa tahu email mana yang harus diprioritaskan. Ini bisa memengaruhi hubungan Anda dengan pelanggan. Susun email berdasarkan kriteria, seperti waktu, status, prioritas, dan status CRM agar tim bisa mengambil keputusan yang efektif sekaligus membangun hubungan yang lebih langgeng.

Tiket email dibagi ke dalam 3 kategori dalam mode prioritas: tinggi, sedang, dan rendah | Software Manajemen Email Customer Support

Hemat Waktu dengan Pintasan dan Otomatisasi

Mengetik sapaan umum, sambutan, atau artikel panduan yang bertele-tele adalah pekerjaan yang membuang waktu, melelahkan, dan tidak produktif bagi agen. Berkat bantuan AI, respons siap pakai, pintasan keyboard, serta saran artikel otomatis, agen bisa mengirimkan respons dengan cepat dan akurat serta menyelesaikan lebih dari satu tiket dalam sehari.

  • Asisten balasan
  • Artikel yang disarankan
  • Snippet
Untuk memudahkan agen menjawab pertanyaan pelanggan, asisten balasan, Zia, akan memberikan solusi yang paling tepat dari basis pengetahuan berdasarkan daftar pertanyaan pelanggan dalam artikel dan snippet terkait yang disarankan Snippet yang disarankan email

Personalisasikan Interaksi dengan Lebih Banyak Konteks

Langkah pertama untuk membuat respons personal adalah mengumpulkan dan menyimpan informasi pelanggan. Buat kontak dalam database dengan mudah menggunakan alamat email balas ke. Ketahui peluang cross-sell dan up-sell, lalu buat respons khusus dengan mengamati informasi kontak serta interaksi pelanggan dengan bisnis Anda di masa lampau.

Konteks pelanggan, seperti interaksi sebelumnya, tingkat kepuasan, jumlah tiket terbuka atau tiket yang melewati tenggat, dan detail kontak | Software Manajemen Email Dukungan Pelanggan

Berkolaborasi dengan Pihak Internal dan Eksternal

Anda bisa memberikan solusi kepada pelanggan secara langsung, tanpa perlu berinteraksi dalam utas yang bertele-tele. Kirimkan utas email pribadi untuk berkolaborasi dengan mitra dan konsultan eksternal. Gunakan juga komentar pribadi untuk berkolaborasi dengan tim internal.

  • Utas pribadi
  • Utas komentar pribadi
ditandai sebagai 'pribadi' dengan menghapus email pelanggan dalam kolom penerima. Agen atau konsultan internal dan eksternal bisa saling menandai untuk berkomunikasi menggunakan komentar pribadi

Ketahui dan Lacak Email dengan Mudah

Pelanggan menginginkan respons yang cepat, sedangkan tim customer support menginginkan cara yang lebih mudah untuk melacak aktivitas tiket email. Respons pelanggan dengan cepat menggunakan template siap pakai, dan otomatis beri tahu agen tentang aktivitas setiap tiket menggunakan template email.

Template email yang digunakan untuk membalas kontak | Software Manajemen Email Customer Support

Tugaskan Secara Otomatis

Jika email masuk tidak dikelola secara efektif, tingkat respons dan kepuasan pelanggan pun dipertaruhkan. Otomatiskan penugasan email berdasarkan kriteria tertentu, seperti spesialisasi staf, beban kerja, saluran, preferensi pelanggan, dan lainnya demi menjaga kepuasan agen serta pelanggan.

  • Penugasan Langsung
  • Penetapan Round Robin
aturan untuk menetapkan tiket masuk berjudul Dasbor laporan

Sematkan Tingkat Kepuasan dalam Email

Pengumpulan masukan adalah hal yang krusial dalam menyelesaikan masalah pelanggan. Kirim tautan untuk memberikan saran dan kritik setelah tim menjawab pertanyaan mereka atau setiap kali tiket ditutup untuk mendapatkan informasi seputar tingkat kepuasan pelanggan.

Tautan tingkat kepuasan pelanggan dengan emoji senyum dalam draf balasan | Software Manajemen Email Dukungan Pelanggan

Sederhanakan proses penerbitan tiket
email Anda sekarang juga!

  • Tidak perlu kartu kredit.
  • Tidak perlu mengunduh software.
DAFTAR GRATIS LIHAT PAKET DAN HARGA

Pertanyaan umum tentang software manajemen email layanan pelanggan

Apakah respons email layanan pelanggan bisa diotomatiskan?

Zoho Desk memungkinkan Anda untuk mengirim email respons dan pemberitahuan secara otomatis dengan template email respons. Cukup konfigurasikan pengaturan dan sesuaikan alur kerja dengan kebutuhan Anda. Setelah itu, software akan langsung mengirimkan email berisi respons yang telah ditentukan ketika pelanggan mengajukan tiket, meresponsnya, atau melakukan tindakan yang telah ditentukan dalam kriteria alur kerja. Dengan demikian, agen tidak perlu menulis jawaban yang berulang.

Apa perbedaan antara fitur manajemen email dan software manajemen email layanan pelanggan?

Fitur manajemen email berfungsi untuk melakukan aktivitas komunikasi rutin, seperti mengirimkan, menjadwalkan, dan menerima email. Anda bisa mengelola email secara efektif dengan menambahkan label, membuat folder, mengatur filter, dan lainnya. Fitur ini bermanfaat bagi komunikasi pribadi dan bisnis yang sederhana.

Software manajemen email layanan pelanggan berfungsi untuk mengelola email yang masuk ke berbagai alamat email di satu tempat; berkolaborasi dengan tim eksternal dalam satu utas yang sama; mengirimkan email personal dengan bantuan detail pelanggan tetap dan percakapan sebelumnya; mengotomatiskan penugasan email ke agen; serta, yang terutama, melacak status tiket, performa agen, kepuasan pelanggan, dan masih banyak lagi. Software manajemen email layanan pelanggan bisa mengurangi waktu tunggu pelanggan sekaligus meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan.

Bagaimana cara menggunakan Zoho Desk sebagai software manajemen email pusat panggilan?

Zoho Desk memadukan komunikasi seluruh saluran di satu tempat. Artinya, Anda bisa menggabungkan pengoperasian pusat panggilan di Zoho Desk sambil mengelola email layanan pelanggan dari satu tempat. Berkat antarmuka yang intuitif dan kemampuan otomatisasinya yang canggih, agen bisa mempersonalisasikan pengalaman omnichannel bagi pelanggan, misalnya menjawab tiket yang dibuka oleh pelanggan melalui email dan melanjutkannya lewat panggilan telepon.

Bagaimana cara menggunakan layanan mandiri dalam sistem email dukungan pelanggan?

Software manajemen email layanan pelanggan seperti Zoho Desk menawarkan berbagai opsi layanan mandiri agar bisnis bisa memaksimalkan tingkat defleksi layanan mandiri mereka.

Dengan basis pengetahuan, Anda bisa menyediakan informasi bermanfaat kepada pelanggan dalam bentuk artikel atau Pertanyaan Umum.

Untuk memberikan pengalaman yang interaktif, atur chatbot AI, Zia, di situs web atau pusat bantuan Anda. Zia akan memilih artikel yang sesuai dengan pertanyaan pelanggan.

Anda juga bisa memberdayakan Zia untuk melakukan berbagai tindakan, misalnya membayar tagihan, menggunakan Guided Conversations.

Zia akan menjadi platform interaksi dan bantuan bagi pelanggan melalui forum komunitas.

Layanan mandiri dalam sistem email dukungan pelanggan akan memudahkan agen saat membalas pertanyaan umum. Zia akan mengambil informasi dari basis pengetahuan dan mengubahnya menjadi respons siap pakai, atau langsung menautkan artikel dalam respons.

Apakah template email layanan pelanggan dan respons contoh Zoho Desk tersedia secara gratis?

Anda bisa menggunakan template email default untuk memberi tahu agen dan meminta mereka mengirimkan respons cepat secara gratis. Karena kebutuhan bisnis selalu berubah-ubah, Zoho Desk menawarkan fitur kustomisasi dan pembuatan template email khusus bagi kasus penggunaan tertentu dalam edisi lainnya.