メールの保持とeDiscovery
データが最も大切なリソースであることに、疑問の余地はありません。ビジネスについて言えば、この重要な情報の多くはメールのやり取りに含まれています。Zoho Mail のeDiscoveryは、必要なときに必要なデータを追跡、保持、検索、発見するのに役立ちます。
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eDiscoveryが必要な理由
コンプライアンスでは、わずかなミスも許されません。強力なeDiscoveryポータルを設定することで、業界標準とメール保持法に準拠します。訴訟、証拠の改ざん、知的財産の盗難の可能性からビジネスデータを保護します。 Zohoは、お客さまのメールボックスのセキュリティーを保証するように、保持するメールのセキュリティーとプライバシーも厳格に維持します。
- 重要なものを保護
- データ保持ポリシーをカスタマイズ
- お好みのポータル、お好みのルール
- 強力な検索機能
- 監視の継続
- すべてのアクションを記録
重要なものを保護
Zoho Mailにより、メール管理者は組織全体のメールを保持、保護するデフォルトのデータ保持ポリシーをかんたんに作成できます。保存期間は無制限にすることも期間を決めることもできます。
データ保持ポリシーをカスタマイズ
デフォルトのポリシーがすべてのニーズに対応するとはかぎりません。条件を設定することで、特定の要件に合わせたカスタムデータ保持ポリシーを作成できます。作成したポリシーはデフォルトのものより優先され、条件に合うすべてのメールに適用されます。
お好みのポータル、お好みのルール
詳細な精査プロセスを実現する柔軟なデータ保持ルールにより、保持する対象を制御できます。特定のフォルダーのメールのみを保持するか、特定のドメインから送信されたメールのみを保持するか、迷惑メールを含めるか除外するかなどを選択でき、さらにポリシーを適用するメールアカウントも選択できます。
検索 — パワフルな検索で必要なものを取得
eDiscovery検索ツールにより、探しているものが短時間で正確に見つかります。期間を指定し、迷惑メールや削除済みメールを含めるか除外するかを選び、組織全体または特定のアカウントのみを対象に検索できます。また多種多様な条件リストから選んで、検索クエリを作成することも可能です。
監視の継続
完全に信頼できる保持ポリシーを実施することで、組織は常に法的調査に対応する準備を整えることができます。要求に応じて、クエリー条件を使用して検索を準備し、必要なものを検索します。 検索結果をホールドし、解除されるまであらゆるポリシーより優先させることができます。
あらゆるアクションを記録
eDiscoveryポータルのアクティビティはすべて追跡可能で、必要に応じて監査レポートをプレビュー、ダウンロードできます。ホールドで保持されている検索結果やメールも、証拠提出用にエクスポートできます。
よくある質問
メールの保持とは、事前に定義された期間、組織内のすべてのメールのコピーを保持することです。eDiscoveryは電子的な検索手段であり、保持しているすべてのメールを検索してアクセスするプロセスを指します。
メール保持ポリシーとeDiscoveryは、企業がデータ保持に関する法律に準拠し、訴訟や起訴に対応し、証言の改ざんを防ぎ、情報の窃盗や契約上の紛争を調査するうえで役立ちます。
定義したデータ保持ポリシーに従い、疑わしいアカウントや機能停止しているアカウントからのメールも保持されます。ただし、削除されたアカウントのデータは、デフォルトの設定期間が過ぎた後でシステムから削除されます。