ONE Business SolutionsはZoho を活用し、企業文化の醸成と業務効率の向上を実現

Zoho の導入

ONE Business SolutionsはZoho Connect を導入して企業文化を醸成し、Cliq やMail でコミュニケーションを強化しました。またCampaigns 、Marketing Automation 、CRM 、Projects 、Sign 、Forms 、People 、Sites 、Creator などを活用し、業務効率とコラボレーションを向上させました。「これらのツールにより、リモートでもオフィスのすぐ隣にいるように感じられます」と営業・マーケティング責任者のMarc Fishman氏は述べています。

コミュニケーションの統一に向けた最初の取り組みは、メールをZoho Mail へ、チャットをZoho Cliq へ移行することでした。これらのツールは一度に全社へ強制導入するのではなく、あくまで利用可能な選択肢として提供され、その結果、最終的に全従業員に自然と浸透していきました。
Livingston氏は「Cliq を活用することで、オペレーターに対してリアルタイムで指導ができるようになりました」と述べています。コラボレーションツールと、定期的なビデオ会議の組み合わせで、完全に統一されたコミュニケーション基盤を構築しました。現在では、従業員は利用している業務アプリケーションに関係なく、いつでも互いにチャットでやり取りができるようになっています。Fishman氏は「業務に必要なものはすべて手元にあり、連携が必要な相手にもCliq ですぐに連絡できます」と語っています。次のステップでは、同社はデータと業務プロセスの一元化に取り組みました。Zoho WorkDrive へ移行することで、データを統合することに成功し、現在では、すべてのファイルが一箇所に集約されているため、業務プロセスとアクセス権の管理もかんたんになっています。

導入効果とROI

企業の中核となる情報や意思決定へのアクセスを全従業員に広げたことで、業務上の障壁を減らし、従業員がより効率的に働ける環境を実現しました。 Atlassianの調査によると、「89%の従業員が、透明性の高い意思決定はチームの成果向上につながると回答しています」 Zoho による統合により、従業員は「なぜ意思決定が行われたのか」「実際の数値がどうなっているのか」「顧客がその時々でどのように感じているのか」を把握できるようになりました。 Fishman氏は、「受注は12%増加し、さらに大口顧客との取引も大きく成長しました」と述べています。

また顧客に対してよりパーソナルな体験を提供する取り組みの一環として、十分なサポートが行き届いていない顧客について議論し、支援する仕組みも構築しました。 Livingston氏は、「Cliq には『at risk』というチャネルがあり、毎日、顧客の状況を全員が把握できます。従業員は、あらゆる出来事の背景を理解できるようになりました。これはこれまでになかったことです」と語っています。 この取り組みにより、顧客はより手厚いサポートを受けていると感じるようになり、結果として顧客維持率の向上につながっています。

Zoho の導入により、従業員は仕事への満足度も高まっています。 Livingston氏は、社内イントラネットであるZoho Connect について、「物理的な雑談スペースはありませんが、従業員同士で『お疲れさま』『おやすみ』といったやり取りができるようになりました。これも以前はなかったことです」と述べています。 業務・非業務の両方について気軽に会話できる場を提供することで、従業員同士のつながりは強化されました。生産性向上だけでなく、こうしたソーシャルなコミュニケーションの価値にも着目した結果、従業員が分散している環境であっても、必要な情報にアクセスし円滑にコミュニケーションが取れることで、会社全体に強い一体感が生まれました。

このように、部門を超えたすべての従業員が「ひとつの会社として働いている」という実感を持てるようになりました。 こうした企業文化の変化に加え、従業員は必要な情報にアクセスできるようになったことで、情報の共有を待つことなく、その場で意思決定を行えるようになりました。 また、あらゆるレベルのユーザーが、自身の業務効率や生産性に関する数値をより明確に把握できるようになっています。 これによりLivingston氏は日々の業務から一歩引き、従業員への信頼をより高めることが可能になりました。 現在では、意思決定のスピードが向上し、生産性も高まり、統一された文化を持つひとつの企業として機能しています。

「Zoho Workplace により受注率が12%増加し、大口顧客との取引も大きく成長しました。リモートの管理職も含め、全社のコミュニケーションが大幅に効率化され、変化の激しいB2B市場での成功に大きく貢献しています」