Simulation Lab™のR&Dチームは、Zoho Workplace を活用して研究活動の過程でもスムーズなつながりを維持しています。

Zoho Workplace との出会い

Simulation Lab™の創業者兼ディレクターであるHitesh Singh Waskale氏は、チーム内のコミュニケーションギャップを埋められるソフトウェアを探していました。Google検索をきっかけにZoho Workplace を知り、自社でZoho のアプリを大規模に活用している友人たちの後押しもあって、導入を決めました。当初は独自ドメインで5ユーザー向けの無料プラン*から開始し、現在ではチーム全体がZoho のエコシステムを利用しています。

*無料プランは一部のデータセンターでのみ提供されています。

第一印象

Simulation Lab™の研究者にとって最も重要だったのは、新しいアイデア、日々のアップデート、興味深い発見、疑問や質問を、タイムリーかつ効果的に共有できることでした。Mail とCliq の組み合わせが、その要件をしっかり満たしました。Hitesh氏は「重要な節目や仕様、指示を明確に記録したいときや、社外とのやり取りにはMail を使っています。一方でCliq は、日々のチームコミュニケーションに欠かせません。研究では、定期的に進捗を共有することが非常に重要だからです」と語ります。特にリモートワークへ移行して以降、Cliq の利用は大きく伸びました。会話の中で文書や画像を共有できることも、文脈を保ったままやり取りするうえで役立っています。

Workplaceでのファイル管理

リモートワーク以前、チームのファイルはローカルサーバーとオンライン環境に分散して保存されていました。在宅勤務を取り入れて以降は、WorkDrive によってファイルシステム全体を完全にクラウドへ移行しました。現在は、明確な階層を設計し、アクセス権限を設定し、フォルダーごとに文書を整理したうえで、必要な相手に共有しています。ファイルサイズは大きいことが多いものの、WorkDriveを通じてかんたんかつ安全に共有できています。さらに、レポートやデータシート、重要なドキュメントの作成・管理にはWriter とSheet を活用しています。

Workplace で特に気に入っている機能

チームはZoho 全体の使い勝手に満足していますが、その中でも特に気に入っている機能がいくつかあります。たとえば「Undo Send」は、送信ミスによる気まずい場面を何度も防いでくれる便利な機能です。特に重要な相手へのメールや、長時間の研究作業後の深夜メールでは、うっかり入り込んだミスもすぐに修正できます。さらにCliq では、メッセージ、通話、ファイル共有を一か所に集約でき、メッセージのピン留めのような便利な機能を使って重要なお知らせや注意喚起を目立たせています。Cliq はモバイルでも幅広く活用されており、メンバー全員がインスタントメッセージ文化に慣れていることもあって、自然に使いこなしています。

Workplace 導入のメリット

Simulation Lab™には、Product Development Centre、Artificial Intelligence Centre、Applied Science Centreの3部門があります。また、科学やエネルギー消費への理解を広げるために、「United we stand」という無料の季刊誌も発行しています。Hitesh氏は「多くの活動が並行して進む中で、私たちには信頼できるコラボレーションプラットフォームが必要でした。Zoho は期待を裏切りませんでした。Mail を使い始めてからの2年間でダウンタイムは一度だけで、それも数分で解消されました。毎月のように新機能や改善が加わり、製品が成長していくのを実感しています」と話します。入社した人が最初に行うことの一つはZoho の利用開始であり、Hitesh氏によれば、誰も不満を言ったり、使い方に苦労したりすることはないそうです。Zoho People にユーザーを追加すると、その人は組織メンバーとして登録され、割り当てられた役割に応じて、各アプリごとに個別のユーザープロファイルを作成しなくても、エコシステム内の他のアプリへ自動的にアクセスできるようになります。Simulation Lab™は、この柔軟性を非常に便利で時間の節約になると評価しています。

総評

ロックダウンや働き方の変化がある中でも、Simulation Lab™は成長を続けています。追加ユーザーの依頼、ストレージの割り当て、製品に関する疑問や質問への対応など、Zoho Workplace の営業チームによる継続的なサポートも高く評価しています。最後にHitesh氏は、「私たちの研究チームの拡大は、ある意味でZoho があったからこそ実現できました。ソフトウェアは、私たちの仕事を妨げるのではなく、もっと前に進めてくれる存在であるべきです。ファイルをどう共有するか、どうコミュニケーションを取るかといったことに時間を取られることはなくなり、Zoho のアプリによってそれらはごく自然なものになりました。私たちは自分たちの仕事に集中するだけでよいのです。そのための基盤と仕組みをZoho が提供してくれています」と述べています。

「私たちには信頼できるコラボレーションプラットフォームが必要でしたが、Zoho はその期待を裏切りませんでした。日々のコミュニケーションやファイル共有は、Workplace によって自然に行えるようになり、余計な妨げなく目の前の業務に集中できています。研究チームの拡大も、Zoho Workplace なしでは実現できなかったでしょう」