Wat is
tijdregistratie?
Tijdregistratie is het proces waarbij wordt gemeten hoeveel tijd medewerkers nodig hebben om toegewezen taken uit te voeren. In het bedrijfsleven is alle tijd die wordt besteed aan het versnellen van de productiviteit kostbaar, en moet worden ingezet waar dat nodig is. Met extern en hybride werk is het bijhouden van tijd dynamischer en noodzakelijker geworden dan voorheen.
Belangrijkste functies van de
beste tijdregistratietools
Tegenwoordig worden bedrijven geconfronteerd met een overweldigend aantal opties voor het bijhouden van de tijd. Door de overvloed aan online tijdregistratietools kost het veel tijd om de juiste keuze te maken en die tijd kan op een veel betere manier worden besteed.
Tijdregistratie
In de letterlijke zin draait het bijhouden van de tijd om het bijhouden van activiteiten die door medewerkers worden uitgevoerd, van minuut tot minuut. De softwaretool moet kunnen vastleggen waarmee de medewerker bezig is en hoe lang, meestal op een urenstaat. Klanten ontvangen vervolgens een factuur op basis van die uren.
Urenstaten
Urenstaten zijn bewijsstukken die bestaan uit te factureren en niet te factureren uren die worden geregistreerd op dagelijkse of wekelijkse basis. Ook vrije dagen, afwezigheid en pauzes kunnen worden bijgehouden. Deze kunnen worden geëxporteerd naar CVS, XLS of PDF en worden gebruikt voor het genereren van facturen.
Analyserapporten
Met de juiste software kunt u urenstaten genereren in de vorm van grafieken en gegevens analyseren op basis van taken, taakeigenaren, te factureren uren en niet te factureren uren.
Integraties
Een tijdregistratietool zou moeiteloos moeten kunnen integreren met apps van derden die bedoeld zijn voor ontwikkeling en samenwerking, en elke andere tool waarmee uw team dagelijks werkt. Een CRM-oplossing met tijdregistratie kan ook de productiviteit verhogen voor bedrijven die zich richten op sales en marketing.
Meldingen
Met tijdregistratietools kunt u meldingen verzenden om medewerkers eraan te herinneren in- en uit te checken, en kunt u e-mailberichten op maat maken voor medewerkers die taken nog moeten uitvoeren of deadlines hebben overschreden.
Voordelen van het gebruik van een tijdregistratietool
Een online tijdregistratietool helpt bij een groot aantal processen, dus niet alleen met het bijhouden van projecturen. Dit zijn enkele voordelen:
Beter prioriteiten stellen
Tijdregistratie geeft een beter inzicht in welke taak voorrang heeft en wat later kan worden afgehandeld. Op deze manier kan de dag opnieuw worden ingedeeld om taken met hoge prioriteit eerst uit te voeren. Dit bespaart tijd en er wordt ruimte vrijgemaakt voor extra taken.
Verantwoordelijkheid vastleggen
Als iedereen in het team weet wie aan bepaalde taken werkt, voelen de teamleden meer verantwoordelijkheid. Ongeplande vrije dagen kunnen beter worden beheerd. Dit verbetert de prestaties en vergroot de bijdrage die elk teamlid levert aan de groei van het bedrijf.
Het budget op de juiste wijze uitgeven
Door de projecturen bij te houden, kunnen teams inschattingen maken voor de tijdlijn en de vereiste resources van elk project. Hierdoor kan er vooraf een budgetplanning worden gemaakt. Dit zorgt voor minder extra uitgaven en legt de basis voor een kosteneffectiever project.
De productiviteit verhogen
Door de tijd bij te houden krijgen teams inzicht in alle activiteiten die binnen een project plaatsvinden, waardoor ze beter kunnen beoordelen wie extra werk kan aannemen, wie te veel taken heeft en wie ondermaats presteert en training nodig heeft. Het toewijzen van taken op basis van de werkstijl van elke medewerker kan teams helpen weloverwogen beslissingen te nemen. Hierdoor kan de productiviteit op een soepele manier worden verhoogd.
Iedereen tevreden houden
Beter gemotiveerde medewerkers met realistische doelen en transparante werkstijlen hebben minder kans op een burn-out en meer kans om waarde toe te voegen aan het bedrijf. Bovendien voelen teams zich op hun gemak, zowel fysiek als mentaal, wanneer ze een gevoel van autonomie hebben en er minimale tussenkomst is van hogerhand. Hierdoor ontstaat er een positieve, prettigere werkomgeving.
Heeft uw bedrijf tijdregistratie voor projecten nodig?
Stel de volgende vragen om te achterhalen of het bijhouden van projecturen uw bedrijf ten goede kan komen:
- Werken er in uw bedrijf freelancers op uurbasis?
- Zijn er in uw bedrijf medewerkers die op afstand of in verschillende tijdzones werken?
- Zijn er problemen met uw project die continu in de gaten moeten worden gehouden?
- Heeft uw bedrijf verschillende teams binnen verschillende afdelingen?
- Wordt het steeds ingewikkelder om taken die aan uw teams zijn toegewezen bij te houden?
- Krijgen uw medewerkers niet de erkenning die ze verdienen?
Als het antwoord op al deze vragen een volmondig ja is, hebt u echt een goede tijdregistratietool voor projecten nodig.
Een online tijdregistratietool kiezen
De tijd is constant, maar tijdregistratie voor verschillende bedrijven met verschillende behoeften hoeft dat niet te zijn. Hier volgen enkele methoden voor het kiezen van een online tijdregistratietool:
Pak de knelpunten van uw bedrijf aan
Met alle concurrentie tussen online tools voor tijdregistratie is het belangrijk dat u de tool kiest die het beste bij uw bedrijf past. Begin met het evalueren van uw teams. Bekijk waar ze regelmatig aan werken, hoe ze dat doen en hoeveel tijd ze gemiddeld nodig hebben om een taak te voltooien. Welke uitdagingen zijn er met betrekking tot de huidige methode van tijdregistratie? Noteer deze en beoordeel ze. Welke functies van een tijdregistratietool zijn belangrijk voor uw bedrijf? Kan de tool realtime gegevens verschaffen over de tijd die aan verschillende taken is besteed? Maak een lijst met software die aan uw verwachtingen voldoet en laat uw teams deze testen.
Gebruiksgemak voor iedereen
Een online tijdregistratietool moet gebruiksvriendelijk zijn. Is het ontwerp eenvoudig en de interface gebruiksvriendelijk? Kunnen uw medewerkers in- en uitchecken en gegevens ophalen wanneer dat nodig is? Zijn de rapporten eenvoudig te analyseren?
Integraties met bestaande apps
Kan deze tool worden gebruikt met de apps die uw teams momenteel gebruiken? Let erop dat uw bestaande apps geen nadelige gevolgen ondervinden van een online tijdregistratietool die niet compatibel is met uw huidige ecosysteem.
Support en beveiliging:
Beschikt de leverancier over een solide klantenserviceteam? Reageert dit team snel op technische problemen en vragen met betrekking tot de tool? Zijn uw gegevens in veilige handen dankzij versleuteling en andere beveiligingsfuncties?
Waarom is Zoho Projects
de beste tijdregistratietool?
Productiviteit verbeteren
De meeste projecten duren langer dan verwacht. Met een tijdregistratietool als Zoho Projects weet u hoe u uw tijd spendeert en welke taken het meest tijdrovend zijn. Daarna kunt u het werk dienovereenkomstig delegeren, zodat u zinvoller werk kunt doen. Verbeter uw efficiëntie en verbeter de projecttijdschattingen.
Verhoog de winstgevendheid
Met een nauwkeurige tijdregistratie van projecten zult u zien dat niet-factureerbare taken zoals het verzenden van e-mails een enorme hoeveelheid tijd in beslag kunnen nemen. Meet uw tijd nauwkeurig met behulp van een online functie voor tijdregistratie om te begrijpen hoe u uw uren spendeert en om ervoor te zorgen dat uw werk winstgevend is. Als dit niet het geval is, past u uw uurtarieven naar behoefte aan.
Meer transparantie
Hoe beter uw klanten geïnformeerd zijn, hoe gelukkiger ze zullen zijn. Voeg klanten toe aan het project en maak de benodigde informatie voor hen beschikbaar. Op deze manier kunt u hen laten zien hoe het project verloopt, aan welke taken u hebt gewerkt, hoeveel uur uw team heeft gewerkt en hoeveel tijd er is besteed aan specifieke taken zonder dat u voortdurend updates hoeft te sturen.
Wereldwijd teams beheren
Werkt uw team op afstand of verspreid? Gebruik tijdregistratie voor taken om te zien hoe uw teamleden presteren, wie er te veel taken heeft en wie er goed op schema ligt met geplande taakuren. Stel vertragingen sneller vast om het project weer aan de gang te krijgen en optimaliseer de tijd die nodig is om het te voltooien.
Belangrijkste kenmerken van de
tijdregistratietool van Zoho Projects
Probleemloze tijdregistratie
Elke minuut die u besteedt aan een taak, factureerbaar of anderszins, is te verantwoorden. Leg werkuren vast met onze tijdregistratietool aan de hand van roosters en taaktimers.
Laat ieder uur tellen
Elk project heeft een rooster waar de teamleden hun taakuren kunnen registreren. Deze gegevens houden het tempo van uw project bij en helpen bij het identificeren van knelpunten.
Automatische timers
Start taaktimers om uren automatisch te registreren. Onderbreek uw timer wanneer u een pauze neemt en beëindig de timer om een nieuwe rooster-invoer te maken.
Tijd goedkeuren of afwijzen
Managers kunnen de roosters van hun team bekijken en deze indien nodig goedkeuren of afwijzen.
Eenvoudig factureren
Dankzij de integratie met Zoho Books en Zoho Invoice kunt u met Projects uw uitgaven registreren, een budget voor uw project opstellen en uw roosters omzetten in facturen voor facturering aan klanten en salarisadministratie.
Uitgebreide rapporten
Onze roosterrapporten en dashboard-statistieken geven u een helder beeld van de tijd die aan projecten wordt besteed door de verschillende leden van uw team.
Geplande vs. werkelijke tijd
Verbeter uw tijdsramingen en meet de teamvoortgang door de geplande taakuren te vergelijken met de werkelijke tijd die nodig is om ze te voltooien.
