Theo dõi thời gian là gì?
Theo dõi thời gian là quá trình ghi lại thời gian nhân viên cần để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong kinh doanh, mọi khoảng thời gian dành để tăng năng suất đều quý giá và mọi công sức bỏ ra cần phải được ghi nhận một cách xác đáng. Khi làm việc từ xa và theo mô hình kết hợp, quá trình theo dõi thời gian đã trở nên linh động và cần thiết hơn trước đây.
Các tính năng chính của một công cụ theo dõi thời gian
hiệu quả
Ngày nay, các doanh nghiệp có vô vàn lựa chọn khác nhau để theo dõi thời gian. Với mỗi công cụ theo dõi thời gian trực tuyến tốt hơn so với các công cụ khác, quá trình đưa ra lựa chọn phù hợp sẽ khiến bạn mất khá nhiều thời gian mà đáng lẽ bạn có thể sử dụng hiệu quả hơn khoảng thời gian này.
Theo dõi thời gian
Theo nghĩa đen, theo dõi thời gian là theo dõi các hoạt động mà nhân viên thực hiện từng phút một. Công cụ phần mềm có thể ghi lại những việc nhân viên đang làm và thời lượng, thường là trên bảng chấm công và lập hóa đơn cho khách hàng tương ứng.
Bảng chấm công
Bảng chấm công là bằng chứng bao gồm hồ sơ số giờ phải trả lương và không phải trả lương hàng ngày hoặc hàng tuần. Các bảng chấm công này cũng có thể giúp bạn theo dõi ngày nghỉ, thời gian vắng mặt và nghỉ giải lao trong quá trình làm việc. Có thể xuất bảng chấm công theo định dạng CVS, XLS hoặc PDF và sử dụng các bản ghi này để tạo hóa đơn.
Báo cáo phân tích
Với phần mềm phù hợp, bạn có thể tạo báo cáo bảng chấm công và phân tích dữ liệu dựa trên nhiệm vụ, người thực hiện nhiệm vụ, số giờ phải trả lương và số giờ không phải trả lương dưới dạng biểu đồ.
Tích hợp
Công cụ theo dõi thời gian có thể tích hợp dễ dàng với các ứng dụng bên thứ ba cho việc phát triển, cộng tác và bất kỳ công cụ nào khác mà nhóm của bạn làm việc hàng ngày. Một giải pháp CRM có tính năng theo dõi thời gian cũng có thể tăng tốc năng suất cho các doanh nghiệp tập trung vào bán hàng và tiếp thị.
Thông báo
Công cụ theo dõi thời gian cho phép đẩy thông báo để nhắc nhân viên check in và check out, cũng như tùy chỉnh lời nhắc qua email gửi đến những nhân viên có nhiệm vụ đến hạn hoặc quá hạn.
Lợi ích khi sử dụng công cụ theo dõi thời gian
Công cụ theo dõi thời gian trực tuyến còn hữu ích cho vô số quy trình ngoài việc theo dõi thời gian dự án. Một số lợi ích có thể kể đến như sau:
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc hiệu quả hơn
Theo dõi thời gian cung cấp thông tin chuyên sâu hơn về nhiệm vụ nào cần được ưu tiên và nhiệm vụ nào có thể được xử lý sau. Bằng cách này, bạn có thể xếp lịch lại để điều chỉnh các nhiệm vụ có mức ưu tiên cao trước, tiết kiệm thời gian và dành thêm một ít thời gian để hoàn thành công việc bổ sung.
Duy trì trách nhiệm
Khi tất cả mọi người trong nhóm biết từng người đang làm việc gì thì càng phải có trách nhiệm cao hơn. Quản lý mọi ngày nghỉ đột xuất dễ dàng hơn. Điều này giúp tăng hiệu suất và tăng cường đóng góp của mọi người vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Thực hiện cắt giảm phù hợp với ngân sách
Khi theo dõi thời gian cho các dự án, các nhóm có thể ước tính lịch trình của từng dự án và nguồn lực cần thiết, cho phép lập kế hoạch ngân sách trước. Điều này giúp giảm chi tiêu quá mức và tạo tiền đề cho một dự án tiết kiệm chi phí hơn.
Tăng năng suất
Theo dõi thời gian cho các nhóm một cái nhìn tổng quan về tất cả các hoạt động đang diễn ra trong một dự án, cho phép họ đánh giá hiệu quả hơn những ai trong nhóm có thể đảm nhận thêm công việc, ai đang bị quá tải công việc, và ai đang làm việc kém hiệu quả và cần phải đào tạo thêm. Phân công nhiệm vụ dựa trên phong cách quản lý công việc của mỗi nhân viên có thể giúp các nhóm đưa ra quyết định sáng suốt, tạo điều kiện cho năng suất tăng vọt.
Để mọi người luôn được vui vẻ
Một lực lượng lao động được khích lệ tinh thần, có mục tiêu thực tế và phong cách làm việc minh bạch ít khi bị kiệt sức và có thể tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp. Hơn nữa, khi các nhóm cảm thấy thoải mái, cả về thể chất và tinh thần khi được tự chủ và ít bị các cấp cao hơn can thiệp sẽ thúc đẩy môi trường làm việc tích cực, vui vẻ hơn.
Doanh nghiệp của bạn có cần công cụ theo dõi thời gian dự án không?
Đặt những câu hỏi sau để xem việc theo dõi thời gian dự án có mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn không:
- Doanh nghiệp của bạn có nhân viên làm việc tự do theo giờ không?
- Doanh nghiệp của bạn có nhân viên làm việc từ xa hoặc ở các múi giờ khác nhau không?
- Dự án của bạn có vấn đề cần giám sát liên tục không?
- Doanh nghiệp của bạn có các đội ngũ khác nhau hoạt động ở các phòng ban khác nhau không?
- Việc theo dõi nhiệm vụ đã phân công cho nhóm của bạn có đang ngày càng trở nên quá tải không?
- Nhân viên của bạn có đang không được ghi nhận đúng mức với những gì họ xứng đáng được nhận không?
Nếu câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này là có, đã đến lúc bạn phải theo dõi bằng công cụ theo dõi thời gian dự án hiệu quả hơn.
Cách chọn công cụ theo dõi thời gian trực tuyến
Thời gian là bất biến, nhưng công cụ theo dõi thời gian cho các doanh nghiệp khác nhau có nhu cầu khác nhau không nhất thiết phải cứng nhắc. Sau đây là một số phương pháp để chọn công cụ theo dõi trực tuyến:
Giải quyết các vấn đề khó khăn của doanh nghiệp bạn
Với vô số lựa chọn cạnh tranh về các công cụ theo dõi thời gian trực tuyến, điều quan trọng là bạn chọn được công cụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Bắt đầu bằng cách đánh giá nhóm của bạn. Xem họ thường làm những việc gì, cách họ thực hiện và thời lượng trung bình để hoàn thành một nhiệm vụ. Có những khó khăn nào trong phương pháp theo dõi thời gian hiện tại? Hãy liệt kê và đánh giá. Các tính năng nào trong công cụ theo dõi thời gian có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn? Nó có thể cung cấp dữ liệu theo thời gian thực về thời lượng dành cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, tất cả cùng một lúc không? Lập danh sách phần mềm phù hợp với kỳ vọng của bạn và yêu cầu nhóm kiểm tra.
Dễ sử dụng cho tất cả mọi người
Công cụ theo dõi thời gian trực tuyến cần phải dễ sử dụng. Thiết kế có gọn gàng và giao diện có thân thiện với người dùng không? Nhân viên của bạn có thuần thục khi kiểm nhập và kiểm xuất và truy xuất dữ liệu mỗi khi cần thiết không? Các báo cáo có dễ phân tích không?
Tích hợp với các ứng dụng hiện có
Công cụ này có thể hoạt động cùng với các ứng dụng mà nhóm của bạn hiện đang sử dụng không? Hãy nhớ rằng, không nên để các ứng dụng hiện có phải chịu gánh nặng của công cụ theo dõi trực tuyến không tương thích với hệ sinh thái làm việc của bạn.
Hỗ trợ và bảo mật:
Nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên trách không? Họ có cung cấp câu trả lời nhanh cho các vấn đề kỹ thuật và câu hỏi liên quan đến công cụ không? Dữ liệu của bạn có được an toàn nhờ mã hóa và các tính năng bảo mật khác không?
Tại sao Zoho Projects
là công cụ theo dõi thời gian tốt nhất?
Cải thiện năng suất
Hầu hết các dự án tốn nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Với công cụ theo dõi thời gian như Zoho Projects, bạn có thể biết mình đang sử dụng thời gian như thế nào và đâu là những công việc tốn nhiều thời gian nhất. Sau đó, giao việc một cách phù hợp để bạn có thể làm nhiều việc có ý nghĩa hơn. Nâng cao hiệu quả và cải thiện việc ước tính thời gian dự án.
Tăng khả năng tạo ra lợi nhuận
Với khả năng theo dõi thời gian dự án chính xác, bạn sẽ thấy rằng các công việc không được trả công, chẳng hạn như gửi email, có thể chiếm khá nhiều thời gian của bạn. Đo lường sát sao thời gian bằng công cụ theo dõi thời gian trực tuyến để hiểu cách bạn sử dụng thời gian và đảm bảo công việc mang lại lợi nhuận. Nếu không, hãy điều chỉnh mức phí theo giờ nếu cần.
Tăng tính minh bạch
Khách hàng càng nắm bắt nhiều thông tin thì họ sẽ càng cảm thấy hài lòng. Thêm khách hàng vào dự án và cung cấp thông tin cần thiết cho họ. Bằng cách này, bạn có thể cho họ biết dự án sẽ diễn ra như thế nào, những việc bạn đã thực hiện, số giờ làm việc của cả nhóm và thời gian dành ra cho những công việc cụ thể mà không cần gửi cập nhật liên tục.
Quản lý nhóm toàn cầu
Nhóm của bạn có làm việc từ xa hay mỗi người một nơi không? Sử dụng trình theo dõi thời gian nhiệm vụ của chúng tôi để xem mỗi người trong nhóm làm việc như thế nào, ai đang bị quá tải công việc và ai đang làm tốt so với số giờ làm việc dự kiến. Xác định tình trạng chậm trễ nhanh hơn để điều chỉnh lại và tối ưu hóa thời gian cần để hoàn thành dự án.
Các tính năng chính của
công cụ theo dõi thời gian của Zoho Projects
Theo dõi thời gian dễ dàng
Mỗi phút bạn dành ra cho công việc, dù có được trả công hay không, đều được báo cáo rõ ràng. Ghi lại số giờ làm việc bằng công cụ theo dõi thời gian với sự hỗ trợ của bảng chấm công và công cụ bấm giờ làm việc.
Tính toán thời gian làm việc
Mỗi dự án đều có một bảng chấm công để các thành viên trong nhóm có thể ghi lại giờ làm việc của họ. Những bản ghi này giúp theo dõi tốc độ dự án của bạn và xác định khúc mắc một cách chính xác.
Công cụ bấm giờ tự động
Bắt đầu công cụ bấm giờ để tự động ghi lại giờ giấc. Tạm dừng công cụ bấm giờ khi bạn nghỉ giải lao và tắt công cụ bấm giờ để tạo mục nhập bảng chấm công mới.
Phê duyệt hoặc từ chối thời gian
Quản lý có thể xem lại các mục nhập bảng chấm công của nhóm và phê duyệt hoặc từ chối mục nhập đó khi cần thiết.
Lập hóa đơn dễ dàng
Với tích hợp Zoho Books hoặc Zoho Invoice, Projects giúp bạn ghi lại chi phí, thiết lập ngân sách cho dự án và chuyển bảng chấm công thành hóa đơn để đáp ứng mục đích thanh toán và trả lương của khách hàng.
Báo cáo toàn diện
Báo cáo bảng chấm công và số liệu thống kê theo bảng chỉ số của chúng tôi cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về thời gian dành cho mỗi dự án, cũng như thời gian dành ra của từng thành viên trong nhóm.
Số giờ theo kế hoạch so với trên thực tế
Cải thiện việc ước tính thời gian của bạn và đánh giá tiến độ của nhóm bằng cách so sánh số giờ làm việc theo kế hoạch với số giờ thực tế cần để hoàn thành công việc.
