¿Qué es
el seguimiento del tiempo?
El seguimiento del tiempo es el proceso de medir el tiempo que tardan los empleados en completar las tareas asignadas. En las empresas, cualquier cantidad de tiempo que se dedique a acelerar la productividad es valiosa y hay que darle el crédito que se merece. Con el trabajo remoto e híbrido, el seguimiento del tiempo se ha vuelto más dinámico y necesario que antes.
Características clave de las
mejores herramientas de seguimiento del tiempo
En la actualidad, las empresas se enfrentan a una cantidad abrumadora de opciones para el seguimiento del tiempo. Cada herramienta de seguimiento del tiempo en línea es mejor que la otra, por lo que el proceso de tomar la decisión correcta consume tiempo que podría utilizarse de forma más constructiva.
Seguimiento de tiempo
En su sentido literal, el seguimiento del tiempo es el seguimiento de las actividades realizadas por los empleados, minuto a minuto. La herramienta de software debe ser capaz de registrar en qué está trabajando el empleado y durante cuánto tiempo, generalmente en una planilla de horas trabajadas, y facturar a los clientes según corresponda.
Planillas de horas trabajadas
Las planillas de horas trabajadas son pruebas que contienen un registro diario o semanal de las horas facturables y no facturables. También pueden registrar los días libres, las ausencias y los descansos que se toman en el trabajo. Estos se pueden exportar a CVS, XLS o PDF y utilizarse para la generación de facturas.
Informes analíticos
Con el software adecuado, puede generar informes de planillas de horas trabajadas y analizar datos basados en tareas, propietarios de tareas, horas facturables y horas no facturables en forma de gráficos.
Integraciones
Un sistema de registro de tiempo debe ser capaz de integrarse sin esfuerzo en aplicaciones de terceros diseñadas para el desarrollo, la colaboración y cualquier otra herramienta con la que su equipo trabaje todos los días. Una solución de CRM con seguimiento del tiempo también puede acelerar la productividad de las empresas centradas en ventas y marketing.
Notificaciones
Las herramientas de seguimiento del tiempo le permiten enviar notificaciones que les recuerdan a los empleados que deben registrar la entrada y salida, así como personalizar los recordatorios por correo electrónico que se enviarán a los empleados que tienen tareas pendientes o han superado plazos.
Ventajas de utilizar una herramienta de seguimiento del tiempo
Un registro de tiempo en línea ayuda con una gran cantidad de procesos más allá del seguimiento del tiempo del proyecto. Algunos de los beneficios son los siguientes:
Priorizar mejor
El seguimiento del tiempo proporciona una mejor información sobre qué tarea tiene prioridad y qué se puede hacer más adelante. De esta manera, se puede reprogramar el día para acomodar primero las tareas de mayor prioridad, a fin de ahorrar tiempo y dejar espacio para hacer otras cosas.
Mantener la responsabilidad
Cuando todos los miembros del equipo saben en qué está trabajando cada uno, aumenta la necesidad de mantener la responsabilidad. Cualquier día libre inusitado se puede gestionar mejor. Esto amplifica el rendimiento y aumenta la contribución de todos al crecimiento de la empresa.
Hacer los recortes adecuados de su presupuesto
Con el seguimiento del tiempo de los proyectos, los equipos pueden estimar el cronograma y los recursos necesarios de cada proyecto, lo que permite planificar el presupuesto con anticipación. Esto reduce el gasto excesivo y establece las bases para un proyecto más rentable.
Aumentar la productividad
El seguimiento del tiempo les ofrece a los equipos una descripción general de todas las actividades que se realizan en un proyecto, lo que les permite evaluar mejor quién puede realizar trabajo complementario, quién está haciendo más de lo que puede rendir y quién está rindiendo por debajo de lo esperado y requiere capacitación. Asignar tareas en función del estilo de gestión del trabajo de cada empleado puede ayudar a los equipos a tomar decisiones fundamentadas y, de este modo, allanar el camino para un aumento de la productividad.
Mantener a todos contentos
Una fuerza de trabajo con la moral alta, objetivos realistas y estilos de trabajo transparentes tiene menos probabilidades de experimentar agotamiento y más probabilidades de agregar valor a la empresa. Además, los equipos se sienten cómodos, tanto de forma física como mental, cuando existe una sensación de autonomía y una intervención mínima de los superiores, lo que fomenta un entorno de trabajo positivo y más feliz.
¿Su empresa necesita un seguimiento del tiempo del proyecto?
Plantéese estas preguntas para determinar si el seguimiento del tiempo del proyecto podría beneficiar a su empresa:
- ¿Su empresa tiene trabajadores independientes que trabajan por horas?
- ¿Su empresa tiene empleados que trabajan de forma remota o en diferentes zonas horarias?
- ¿Su proyecto tiene problemas que requieren monitoreo continuo?
- ¿Su empresa tiene diferentes equipos que operan dentro de varios departamentos?
- ¿Se está volviendo cada vez más abrumador realizar un seguimiento de las tareas asignadas a sus equipos?
- ¿Sus empleados no obtienen el reconocimiento debido que merecen?
Si la respuesta a todas estas preguntas es un sí rotundo, es hora de que empiece a realizar el seguimiento con un buen registro de tiempo de proyectos.
Cómo elegir un registro de tiempo en línea
El tiempo es constante, pero el seguimiento del tiempo para diferentes empresas con diferentes necesidades no tiene por qué serlo. Estos son algunos métodos para elegir un registro en línea:
Aborde los puntos débiles de su empresa
Con toda la competencia que existe entre las herramientas de seguimiento del tiempo en línea, es importante que elija la que mejor se adapte a su empresa. Comience por evaluar a sus equipos. Vea en qué trabajan regularmente, cómo lo hacen y el tiempo promedio que tardan en completar una tarea. ¿Qué desafíos existen en su método actual de seguimiento del tiempo? Haga una lista y evalúe. ¿Qué características de una herramienta de seguimiento del tiempo son importantes para su empresa? ¿Puede proporcionar datos en tiempo real del tiempo dedicado a diversas tareas, todo a la vez? Haga una lista de los software que se ajusten a sus expectativas y haga que sus equipos los prueben.
Facilidad de uso para todos
Un registro de tiempo en línea debería ser sencillo de usar. ¿El diseño es sencillo y la interfaz fácil de usar? ¿Pueden sus empleados acostumbrarse a entrar y salir y recuperar los datos siempre que lo necesiten? ¿Los informes son fáciles de analizar?
Integraciones en las aplicaciones existentes
¿Puede esta herramienta coexistir con las aplicaciones que sus equipos utilizan actualmente? Recuerde que sus aplicaciones actuales no tienen por qué soportar el peso de un registro en línea incompatible con su ecosistema de trabajo.
Soporte y seguridad:
¿El proveedor tiene un equipo sólido de atención al cliente? ¿Proporciona respuestas rápidas a problemas técnicos y preguntas sobre la herramienta? ¿Sus datos están en manos seguras gracias al cifrado y otras características de seguridad?
¿Por qué Zoho Projects
es la mejor herramienta de seguimiento del tiempo?
Mejore la productividad
La mayoría de los proyectos requieren más tiempo del que espera. Con una herramienta de seguimiento del tiempo como Zoho Projects, puede saber en qué emplea su tiempo y qué tareas son las que consumen más tiempo. Luego, delegue el trabajo debidamente para que pueda realizar tareas más pertinentes. Aumente su eficiencia y mejore las estimaciones de tiempo del proyecto.
Aumente la rentabilidad
Gracias al seguimiento preciso del tiempo del proyecto, verá que las tareas no facturables, como el envío de correos electrónicos, pueden consumir una gran cantidad de tiempo. Mida su tiempo detenidamente mediante un software de seguimiento del tiempo en línea para conocer cómo pasa sus horas y asegurarse de que su trabajo es rentable. Si no es así, ajuste sus tarifas por hora según sea necesario.
Aproveche una mayor transparencia
Cuanto más informados estén sus clientes, más felices serán. Agregue clientes al proyecto y facilíteles la información necesaria. De esta manera, puede mostrarles el desarrollo del proyecto, las tareas en las que ha trabajado, las horas que ha dedicado su equipo y el tiempo que ha empleado en tareas específicas sin necesidad de enviar actualizaciones constantes.
Gestione equipos globales
¿Su equipo trabaja a distancia o en silos? Utilice nuestro registro de tiempo de tareas para ver cómo se desempeña cada miembro de su equipo, quién está sobrecargado de tareas y quién se encuentra al día con las horas de tareas planificadas. Identifique los retrasos más rápido para que todo funcione correctamente y optimice el tiempo necesario para completar los proyectos.
Características clave del
registro de tiempo de Zoho Projects
Seguimiento del tiempo sin complicaciones
Cada minuto que dedique a una tarea, facturable o no, será contabilizado. Registre las horas de trabajo a través de nuestra herramienta de seguimiento del tiempo con la ayuda de planillas de horas trabajadas y cronómetros de tareas.
Haga que su tiempo importe
Cada proyecto tiene una planilla de horas trabajadas en la que los miembros del equipo pueden registrar las horas de sus tareas. Estos registros mantienen un seguimiento del ritmo de su proyecto y ayudan a identificar los cuellos de botella con precisión.
Cronómetros automáticos
Inicie los cronómetros de tareas para registrar las horas de manera automática. Detenga el cronómetro cuando se tome un descanso y finalícelo para crear una nueva entrada en la planilla de horas trabajadas.
Aprobación o rechazo de tiempo
Los gerentes pueden verificar las entradas de la planilla de horas trabajadas de su equipo y aprobarlas o rechazarlas, según sea necesario.
Fácil facturación
Con la integración en Zoho Books o Zoho Invoice, Projects ayuda a registrar sus gastos, establecer un presupuesto para su proyecto y convertir sus planillas de horas trabajadas en facturas para la nómina y la facturación del cliente.
Informes integrales
Nuestros informes de planillas de horas trabajadas y estadísticas en el panel le brindan una visión precisa del tiempo dedicado en cada proyecto, además del tiempo empleado por cada miembro de su equipo.
Horas planificadas frente a tiempo real
Mejore sus estimaciones de tiempo y calcule el progreso del equipo mediante la comparación de las horas de tareas planificadas con el tiempo real que demora completarlas.
