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Genera fácilmente una gran cantidad de documentos personalizados con la combinación de correspondencia

Por lo general, generar documentos personalizados implica trabajar con contenido fijo y dinámico. Utiliza las capacidades avanzadas de Zoho Writer para crear y compartir correos electrónicos, cartas y documentos personalizados, y mejorar tu productividad.

Plantillas de combinación personalizadas

Trabaja de manera más eficiente creando rápidamente una plantilla de combinación en Zoho Writer. Diseña plantillas desde cero o agrega campos combinados a archivos PDF. Con las potentes herramientas de edición y formato de Zoho Writer, puedes combinar y generar documentos fácilmente y de forma masiva. Writer también incluye capacidades de combinación de documentos, tales como las siguientes:

  • Valores de referencia cruzada de tablas

    Extrae valores de celdas de la misma tabla o de una tabla diferente en tu documento combinado. Traslada un valor, palabra o fórmula de una tabla a otra con su referencia. Por ejemplo, copia un salario bruto de la Tabla 1 a la Tabla 2 para calcular el salario neto con solo hacer referencia a la celda de la tabla.

  • Insertar campos de matriz

    Toma decisiones oportunas y precisas representando las respuestas a preguntas de opción múltiple en forma de tabla. Fusiona respuestas específicas para una visualización clara de los datos. También puedes combinar respuestas de encuestas y verlas como una sola tabla en Zoho Writer.

  • Ocultar espacios innecesarios

    Despídete de las celdas y espacios en blanco en tus documentos combinados para que se vean más limpios y ordenados. Supongamos que necesitas enviar las especificaciones de las computadoras portátiles a tus clientes y ocultar las filas para los accesorios que no están disponibles. Simplemente oculta las líneas vacías y envía el documento a tus clientes.

  • Agrupar y agregar datos

    Organiza, resume y presenta datos de forma dinámica como bloques repetidos en plantillas de combinación para visualizar información comercial de manera eficaz. Por ejemplo, un gerente de ventas puede usar las funciones agrupar por y agregar respectivamente para generar un informe con todos los acuerdos cerrados por un SDR en un mes específico (junto con el valor total de los acuerdos).

  • Fórmulas avanzadas

    Realiza cálculos complejos sobre la marcha en plantillas de combinación con funciones de diferencia de fecha (DATEDIF), valor actual neto (NPV), valor actual (PV) y valor futuro (FV).

Soporta múltiples fuentes de datos

Trabaja de forma flexible con la opción de recuperar datos de diferentes fuentes y combinarlos con tus documentos en Zoho Writer. Crea o importa campos de combinación y personaliza la plantilla de combinación con los campos avanzados Combinar y Firmar.

Utiliza condiciones para personalizar tus documentos combinados en función de varias opciones de entrada y marque o desmarque opciones en tus documentos en función de tu entrada.

Algunas de las fuentes de datos que admite Zoho Writer son las siguientes:

  • Fuentes de datos de Zoho:

    Zoho CRM, Zoho Creator, Zoho Forms, Zoho Contacts, Zoho Projects y Zoho Sheet.

  • Fuentes de datos externas:

    Archivos CSV, hojas de cálculo de Google, formularios de Google y Microsoft Excel.

Opciones de vista previa de documentos combinados

Obtén una vista previa de tu documento combinado antes de realizar diversas acciones, como imprimir, descargar o enviar por correo electrónico.

  • Ver cada valor

    Nos encanta poder echar un vistazo al documento. Obtén una vista previa del documento combinado para cada valor de entrada y realiza correcciones antes de continuar con la fusión.

  • Revisar las condiciones

    Asegúrate de que las condiciones se hayan aplicado correctamente a los valores de entrada en los documentos combinados. Haz clic en cada entrada para asegurarte de que solo se visualice el contenido apropiado.

Flujos de trabajo posteriores a la combinación

Determina qué acciones realizarás con tus documentos combinados. Elige entre una variedad de opciones: almacenarlas, distribuirlas o compartirlas e invoca funciones para llevar a cabo diversas acciones.

  • Guardar y personalizar

    Guarda tus documentos combinados en la ubicación que elijas. Elige cómo debe integrarse el documento: como un documento separado para cada valor de entrada o como un solo documento para todos los valores. Puedes guardar tus documentos combinados en cualquier formato de archivo, como PDF o .docx.

  • Fusionar y enviar por correo electrónico

    Comparte tu documento combinado por correo electrónico. Puedes elegir si deseas enviarlo como contenido en línea o como un archivo adjunto. Personaliza los nombres de los remitentes de tus correos electrónicos y coloca el contenido de tu CRM como cuerpo del correo electrónico. Agrega archivos adjuntos (únicos o estándar en todos los correos electrónicos) desde tu fuente de datos o unidad en la nube.

  • Combinar y enviar para firmar

    Envía tus documentos combinados para la recopilación de firmas electrónicas. Configura las opciones del firmante, determina un orden de firma, agrega un asunto y una descripción, y personaliza el nombre del documento, entre otras cosas, con Zoho Writer.

  • Fusionar e invocar una función personalizada

    Haz más con tus documentos combinados. Configura funciones de nuestra galería o crea tu propia función para definir operaciones posteriores a la integración.

  • Fusionar y compartir formularios para completar

    Genera formularios personalizados, interactivos y previamente completados en forma masiva sin una sola línea de código para recopilar datos y firmas digitales. Configura flujos de trabajo personalizados posteriores al envío para optimizar tus procesos comerciales. Más información

  • Protección con contraseña para documentos combinados

    Garantiza la seguridad de los documentos combinados con una contraseña. La contraseña puede ser una combinación de campos de entrada para una máxima protección. Por ejemplo, solicitar al destinatario que ingrese su nombre y fecha de nacimiento para que solo la persona correcta pueda abrir el documento combinado.

  • Combinar y enviar para su aprobación

    Activa automáticamente flujos de trabajo de aprobación para documentos después de combinarlos a fin de agilizar y acelerar las operaciones comerciales.

Programar y realizar un seguimiento del estado de la fusión

Programa tus operaciones de combinación y realiza un seguimiento del progreso con el rastreador de combinación integrado en Zoho Writer. Recibe notificaciones de correo electrónico automatizadas para el inicio y la finalización de la combinación de correspondencia.

Realizar un seguimiento del progreso

Funciones relacionadas

Mejora la productividad y mantente organizado con las distintas plantillas de automatización en Zoho Writer.

Diseña formularios para completar e incorpóralos en tus aplicaciones. Administra fácilmente las respuestas del formulario con plantillas para completar en Zoho Writer.

Más información
Plantillas para completar

La ventaja de Zoho

Writer es apenas una de 40 aplicaciones en el creciente ecosistema de Zoho. Cada una está diseñada para ayudarte a gestionar toda tu empresa en la nube. Esta estrecha integración significa que podrás crear combinaciones de correspondencia rápidamente a partir de tus clientes potenciales en Zoho CRM o de la información de tus empleados en Zoho People y Zoho Recruit.

La ventaja de Zoho