Envoyer un e-mail

L'une des fonctions les plus élémentaires d'un service de messagerie est l'envoi d'e-mails. Zoho Mail fournit des éditeurs reconnaissant le format RTF (format de texte enrichi) pour envoyer des e-mails correctement mis en forme. Les destinataires de l'e-mail peuvent être sélectionnés à partir de la liste des contacts.

Zoho Mail est spécifiquement conçu pour les entreprises et permet, par conséquent, l'envoi d'e-mails professionnels et de correspondance standard. Cependant, conformément à la politique édictée, Zoho Mail ne peut pas être utilisé pour envoyer des e-mails en masse ou de marketing à des expéditeurs inconnus.

Fenêtre de rédaction/Éditeur d'e-mails

Cliquez sur le bouton New Mail (Nouvel e-mail) dans le volet gauche pour ouvrir la fenêtre de rédaction Zoho Mail, avec les options de mise en forme RTF (format de texte enrichi). La fenêtre de rédaction s'ouvre dans un onglet où vous pouvez rédiger votre e-mail. Depuis les paramètres, vous pouvez choisir l'éditeur en ligne ou la nouvelle fenêtre pour répondre aux messages ou les transférer. Les paramètres par défaut de la fenêtre de rédaction peuvent être personnalisés depuis les paramètres de rédaction.

La fenêtre de rédaction inclut les éléments suivants :

• From (De) : l'adresse d'expédition peut être sélectionnée dans la liste déroulante contenant l'adresse e-mail principale de votre compte, vos alias de messagerie et les adresses e-mail externes configurées. Le nom d'affichage correspondant s'affichera également en regard de l'adresse e-mail sélectionnée. Vous pouvez également configurer une adresse e-mail externe comme adresse d'expédition.
• To (À) : indiquez ici les destinataires directs de l'e-mail. Les adresses e-mail de l'organisation seront disponibles depuis la fonction de remplissage automatique. Cliquez sur le champ To (À) afin d'ouvrir le carnet d'adresses et de choisir une adresse e-mail. Si nécessaire, vous pouvez copier simultanément les adresses des destinataires en masse à partir du champ To (À). Pour ce faire, maintenez la touche Maj enfoncée tout en sélectionnant les adresses e-mail, puis copiez-les et collez-les si nécessaire.

• Cc (Carbon Copy) [Cc (copie carbone)] : spécifiez les destinataires à qui l'e-mail doit être copié. Si vous ajoutez une adresse e-mail en Cc, les autres destinataires pourront la voir.
• Bcc: (Blind Carbon Copy) [Cci (copie carbone invisible)] : indiquez les destinataires à qui l'e-mail doit être copié, sans exposer les adresses aux autres personnes. Les autres destinataires ne pourront pas voir les adresses e-mail spécifiées en Cci.
• Subject (Objet) : titre ou bref résumé du contenu de l'e-mail.

Contenu de l'e-mail - E-mail à la mise en forme enrichie

Zoho Mail met à disposition un éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) fournissant des options pour envoyer un e-mail à la mise en forme enrichie, contenant des images, tableaux, liens hypertextes et même des smileys. Les options de mise en forme vous permettent de personnaliser la mise en page et votre e-mail. Le correcteur orthographique intégré vous aide à vérifier l'orthographe dans vos e-mails sortants, dans plusieurs langues. Vous pouvez choisir l'encodage de l'e-mail sortant. Il est recommandé d'utiliser l'encodage UTF-8 pour les e-mails sortants, car il permet d'encoder tous les caractères en Unicode.

Voici une liste des options de formatage disponibles en mode texte enrichi :

• Gras
• Italique
• Souligné
• Barré
• Options pour le type de police
• Options pour la taille de police
• Options pour la couleur de police
• Couleur d'arrière-plan du texte (texte en surbrillance)
• Options d'alignement
• Options de liste
• Retrait du texte et des listes
• Interligne
• Exposant
• Indice
• Orientation du texte
• Guillemets
• Supprimer la mise en forme
• Reproduction de la mise en forme

En plus des options de mise en forme disponibles, vous pouvez également insérer les éléments suivants dans vos e-mails :

• Liens hypertextes - Redirige une partie sélectionnée du texte vers l'URL ou l'adresse e-mail associée.
• Images - Insère des images depuis l'espace de stockage sur disque ou directement depuis le Web.
• Signatures - Insère la signature sélectionnée dans la fenêtre de rédaction.
• HTML - Fournit des options pour saisir du contenu au format HTML, qui se reflétera dans la fenêtre de rédaction.
• Tableaux - Insère des tableaux en fonction des personnalisations indiquées.
• Séparateurs horizontaux - Insère une ligne horizontale entre le texte.
• Smiley - Insère les smileys sélectionnés à partir de la liste des options.

Enregistrement vocal

Les messages audio offrent une longueur d'avance sur les messages texte et apportent une touche personnelle aux destinataires. L'époque où vous deviez enregistrer un message vocal sur votre ordinateur et le joindre à un e-mail est révolue. La fonction Record audio (Enregistrer l'audio) de Zoho Mail dans la fenêtre de rédaction d'un e-mail permet aux utilisateurs d'envoyer des messages vocaux en toute simplicité. Procédez comme suit pour envoyer un message vocal en pièce jointe :

1. Connectez-vous à Zoho Mail.
2. Sélectionnez New Mail (Nouvel e-mail), cliquez sur le bouton Record audio (Enregistrer l'audio) dans la fenêtre de rédaction de l'e-mail et suivez les instructions à l'écran.
3. Si nécessaire, vous pouvez utiliser l'option Pause pour interrompre l'enregistrement et reprendre là où vous vous étiez arrêté(e).
4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Stop pour terminer le message vocal.
5. Cliquez sur Attach recording (Joindre l'enregistrement), puis Rename pour renommer le fichier selon vos préférences et appuyez sur le bouton Send (Envoyer). Les destinataires peuvent écouter le message audio directement à partir du navigateur Web en cliquant sur le bouton Play (Lecture).
   

E-mail en texte brut

Un e-mail en texte brut contient uniquement le contenu de l'e-mail, sans aucune mise en forme (gras, italique, etc.). Vous pouvez choisir l'option Plain Text (Texte brut) pour envoyer un e-mail sans aucune mise en forme. Cliquez sur la liste déroulante dans le coin droit de la fenêtre de rédaction, puis choisissez le mode Plain text (Texte brut).

Le système vous demandera une confirmation pour convertir le texte enrichi en texte brut. Après confirmation, la barre d'outils de mise en forme sera masquée et seule l'icône de vérification orthographique s'affichera. Toute modification de mise en forme apportée au contenu et aux signatures sera perdue, ainsi que tout support ou tableau inséré. Ces modifications de mise en forme seront également appliquées lorsque vous enregistrez l'e-mail en tant que brouillon ou modèle. Ensuite, le message sera envoyé en texte brut.

Pour revenir au mode Rich Text (Texte enrichi), cliquez sur la même liste déroulante et sélectionnez Rich Text mode. Vous êtes maintenant en mesure de mettre en forme le texte que vous avez saisi, d'insérer des tableaux, des images, etc. Bien que vous rétablissiez le mode Rich Text (Texte enrichi), la mise en forme précédente n'est pas restaurée.

Vérification améliorée de l'orthographe et langue de la fenêtre de rédaction

Zoho Mail dispose d'un vérificateur amélioré intégré pour corriger vos fautes d'orthographe et de grammaire. Après avoir rédigé votre e-mail, cliquez sur l'icône Spell check (Vérification orthographique). Les mots mal orthographiés ou les erreurs de grammaire présents dans vos e-mails seront mis en évidence. Cliquez sur les mots mis en évidence pour afficher une liste des mots possibles dont l'orthographe est très similaire ou des alternatives. Vous pouvez également ajouter un mot au dictionnaire personnalisé en cliquant sur l'icône Add to dictionary (Ajouter au dictionnaire), pour qu'il ne soit plus signalé lors de la prochaine vérification orthographique.

Si vous cliquez sur la liste déroulante en regard de l'icône Spell check (Vérification orthographique), une liste des langues disponibles s'affiche. Il s'agit de la langue qui sera prise en compte pour la vérification orthographique de votre e-mail. Il ne s'agit pas de la langue dans laquelle vous pouvez rédiger l'e-mail. Par exemple, si vous avez choisi l'anglais (US) dans la liste des langues de la fenêtre de rédaction, le contenu de l'e-mail sera vérifié par rapport à un dictionnaire anglo-américain, et des suggestions orthographiques et grammaticales seront indiquées dans cette langue.

La langue dans laquelle votre e-mail est rédigé dépend du clavier que vous utilisez, et non pas des paramètres de Zoho Mail.

Plus d'options d'envoi d'e-mails

Pendant la rédaction d'un e-mail, vous pouvez également définir certaines préférences dans la fenêtre de rédaction avant de l'envoyer. Vous pouvez définir la priorité de l'e-mail, insérer une signature ou un modèle, changer le format de l'encodage et demander au destinataire des accusés de réception.

Priorité

Vous pouvez définir la priorité de l'e-mail sur High/Medium/Low (Élevé/Moyen/Faible). Ainsi, le destinataire pourra classer les e-mails dont il doit s'occuper immédiatement et les hiérarchiser en conséquence. Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l'icône Options en haut de la fenêtre et choisissez la priorité requise dans la liste.

Insérer un modèle ou une signature

Vous disposez peut-être de quelques modèles enregistrés dont vous pouvez avoir besoin de temps à autre. Vous pouvez insérer ces modèles ou l'une de vos signatures directement depuis la fenêtre de rédaction. Cliquez sur l'icône Options en haut de la fenêtre de rédaction. Les modèles/signatures que vous avez ajouté(e)s à votre compte sont répertoriés. Choisissez l'option requise pour l'ajouter à l'e-mail que vous rédigez.

Encodage

Vous disposez de plusieurs options d'encodage d'e-mail dans Zoho Mail. Si vous souhaitez qu'un e-mail spécifique soit envoyé avec un encodage différent, vous pouvez choisir l'option requise dans le menu Options. Ce choix s'appliquera seulement à l'e-mail en cours. Le format d'encodage sélectionné dans les paramètres s'appliquera aux autres e-mails.

Demander un accusé de réception

Lorsque vous envoyez certains e-mails, vous avez peut-être besoin d'un accusé de réception pour savoir si le destinataire a lu le message. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Ask Receipt (Demander un accusé de réception). Dans le menu Options, sélectionnez Ask Receipt (Demander un accusé de réception).

En fonction des paramètres Read Receipt (Confirmation de lecture) du destinataire, vous saurez si l'e-mail a été lu ou non.

Si le destinataire envoie une confirmation de lecture, une nouvelle conversation est créée dans l'e-mail. Cliquez sur l'icône Preview whole conversation pour afficher l'heure à laquelle votre e-mail a été lu.

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Procédez comme suit pour choisir le comportement par défaut qui s'applique lorsqu'un e-mail vous demande une confirmation de lecture.

1. Connectez-vous à Zoho Mail.
2. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres).
3. Accédez à Mail View Options (Options d'affichage des e-mails).
4. Recherchez le paramètre Read Receipt (Confirmation de lecture).
   • Sélectionnez l'option Always Send (Toujours envoyer) pour toujours envoyer une confirmation de lecture à l'expéditeur.
   • Sélectionnez l'option Never Send (Ne jamais envoyer) pour ne jamais envoyer de confirmation de lecture à l'expéditeur.
   • Sélectionnez l'option Ask me (Me demander) pour me demander avant d'envoyer une confirmation de lecture à l'expéditeur.

Ajouter un tag

Vous pouvez ajouter des tags à l'e-mail que vous rédigez. Les tags choisis seront ajoutés à l'e-mail une fois que vous l'aurez envoyé. Vous pouvez accéder aux e-mails en fonction d'un tag spécifique en accédant à la section Tags dans le menu de gauche et en choisissant le tag dans la liste.

Pour ajouter des tags, cliquez sur l'icône More options (Plus d'options) en haut de la fenêtre de rédaction de l'e-mail. Choisissez l'option Add tag (Ajouter un tag) dans le menu et sélectionnez ceux que vous souhaitez ajouter à l'e-mail.

Inclure des pièces jointes

Cette option est disponible dans la liste More Options (Plus d'options) uniquement si vous répondez à un e-mail. En sélectionnant cette option, vous pouvez inclure les pièces jointes de l'e-mail d'origine dans votre e-mail.

Paramètres de la fenêtre de rédaction

Mode Éditeur

L'éditeur de texte enrichi est activé par défaut sur All (Tous) dans Zoho Mail. Vous pouvez modifier le mode Éditeur dans les paramètres de la fenêtre de rédaction.

Accédez à Settings (Paramètres) >>Compose (Rédiger) >> Editor Mode (Mode Éditeur) et sélectionnez le mode de votre choix.
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Veuillez noter que même si vous avez choisi un mode préféré dans les paramètres de rédaction, vous avez toujours la possibilité de choisir l'autre mode pour les e-mails individuels à l'aide de la liste déroulante dans la fenêtre de rédaction.

Orientation du texte

Vous pouvez choisir l'orientation de texte préférée dans les paramètres de rédaction de Zoho Mail. Par défaut, le texte est saisi de gauche à droite. Cependant, vous pouvez le modifier dans Settings (Paramètres) >> Compose (Rédiger) >> Preferred text direction (Orientation de texte préférée) >> Right to left (Gauche à droite).

Annuler l'envoi

Vous pouvez annuler l'envoi d'un e-mail en activant le paramètre Undo Send.

1. Connectez-vous à Zoho Mail.
2. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres).
3. Accédez aux Options de rédaction.
4. Sous Undo Send (Annuler l'envoi), définissez la durée pendant laquelle vous souhaitez que l'option Undo (Annuler) s'affiche après l'envoi d'un e-mail.

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Une fois ce paramètre activé, vous pourrez afficher l'option Undo Send (Annuler l'envoi) lors de l'envoi d'e-mails. Si vous cliquez sur le bouton d'envoi d'un e-mail, vous pourrez voir l'option Undo Send (Annuler l'envoi) sous la forme d'une bannière pendant la durée définie. Si vous cliquez sur Undo (Annuler) dans la bannière, l'e-mail ne sera pas envoyé. Ce message sera enregistré comme brouillon pour que vous puissiez le modifier et le renvoyer si nécessaire.

Modifier comme nouvel e-mail

Parfois, vous aurez peut-être besoin d'envoyer un e-mail à deux clients ou plus, mais en apportant certains changements dans le corps du message. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l'option Edit as new (Modifier comme nouvel e-mail). Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez envoyer à un autre destinataire en apportant des modifications, cliquez sur l'icône More option (Plus d'options) et sélectionnez Edit as new (Modifier comme nouvel e-mail) dans la liste. Le même e-mail s'ouvre dans la fenêtre de rédaction des e-mails. Vous pouvez maintenant apporter les modifications requises avant d'envoyer l'e-mail.

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Remplissage automatique/Carnet d'adresses dans la fenêtre de rédaction

Remplir automatiquement les contacts

Lorsque vous rédigez un e-mail, si vous commencez à saisir le nom du destinataire ou l'adresse e-mail dans les champs To/Cc/Cci (À/Cc/Cci), tous les contacts correspondants (contacts mail et contacts CRM) sont répertoriés dans la liste déroulante de remplissage automatique. Vous pouvez choisir les contacts pertinents dans cette liste. Les adresses e-mail de vos contacts personnels, de groupe ou de l'organisation sont répertoriées dans cette liste déroulante de remplissage automatique. Les contacts CRM de la liste déroulante de remplissage automatique sont signalés par l'icône CRM.

De même, si vous commencez à saisir le nom d'une catégorie spécifique, vous pouvez choisir parmi les catégories correspondantes dans la liste déroulante de remplissage automatique. Tous les contacts associés à cette catégorie seront automatiquement ajoutés en tant que destinataires.

Carnet d'adresses

Ajout de destinataires dans la fenêtre de rédaction

Pour afficher et sélectionner les contacts du carnet d'adresses, cliquez sur les liens To/Cc/Bcc (À/Cc/Cci) dans les champs respectifs. La fenêtre contextuelle « Address Book » (Carnet d'adresses) s'affiche avec les coordonnées de vos contacts. Vous pouvez sélectionner directement les destinataires depuis les contacts répertoriés ou utiliser l'option « Search contact » (Rechercher un contact) pour rechercher et sélectionner les destinataires correspondants dans le carnet d'adresses. Cliquez sur les contacts concernés pour les ajouter en tant que destinataires.

En utilisant la liste déroulante située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre « Address book » (Carnet d'adresses), vous pouvez choisir d'afficher « All Contacts » (Tous les contacts) ou seulement ceux associés à la catégorie Personal (Personnel) ou Organization Contacts (Contacts de l'organisation). Vous pouvez sélectionner les contacts requis depuis la liste choisie ou cocher la case « Select All » (Sélectionner tous) pour ajouter tous les contacts de cette catégorie en tant que destinataires.

Les contacts sélectionnés s'afficheront en dessous du carnet d'adresses. Vous pouvez les masquer, si nécessaire. Enfin, sélectionnez l'option Insert pour insérer les contacts sélectionnés dans le champ correspondant.

Suggestions de contact

Les suggestions de contact s'affichent lorsque le même groupe de destinataires est répété dans différents e-mails. Si vous ajoutez plus de deux destinataires dans le champ « TO » (À) d'un e-mail sortant, une barre de suggestion de contacts s'affichera la prochaine fois que vous rédigerez un e-mail destiné à deux de ces contacts. Cette barre affiche les contacts souvent ajoutés comme destinataires avec les autres contacts saisis. Vous pouvez cliquer sur les contacts successivement pour les ajouter en tant que destinataires ou cliquer sur l'option Add All (Ajouter tous) pour inclure toutes les suggestions en tant que destinataires.

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Vous pouvez également afficher vos contacts CRM depuis le carnet d'adresses et les ajouter en tant que destinataires. Cliquez sur la liste déroulante « All Contacts » (Tous les contacts) et faites défiler vers le bas. Cliquez sur l'option CRM. Vous pouvez rechercher vos contacts CRM ici.

Création de catégories

Vous pouvez créer des catégories de contacts directement depuis le carnet d'adresses. Ainsi, vous pouvez facilement ajouter un groupe de contacts en tant que destinataires.

1. Ouvrez le carnet d'adresses depuis la fenêtre de rédaction.
2. Sélectionnez au minimum 4 contacts de votre liste.
3. Cliquez sur l'option Create category (Créer une catégorie) apparaissant en dessous de la liste sélectionnée.
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4. Saisissez le nom souhaité pour la catégorie et cliquez sur la coche se trouvant à côté.

Une catégorie de contacts avec les détails saisis est désormais créée.

@mentionner des contacts

Lorsque vous rédigez un e-mail, @mentionnez directement les utilisateurs dans le contenu de l'e-mail afin de les ajouter automatiquement à la liste des destinataires. Vous pouvez rédiger un nouvel e-mail ou @mentionner les utilisateurs dans les réponses ou les transferts pour les ajouter automatiquement à la liste des destinataires.

Vider les messages envoyés

Pour supprimer tous les e-mails ou les e-mails spécifiques que vous souhaitez de votre dossier Sent,

1. effectuez un clic droit sur le dossier Sent et sélectionnez Empty sent (Vider les messages envoyés).
   
2. Une fenêtre contextuelle contenant les options de suppression s'ouvre. Vous pouvez choisir de :
   • Supprimer tous les messages du dossier
   • Supprimer les messages envoyés jusqu'à une date donnée
   • Supprimer tous les messages, à l'exception d'un certain nombre d'e-mails récemment envoyés
3. Vous pouvez également choisir l'option Include archived emails during deletion si vous souhaitez inclure les e-mails que vous avez archivés à partir du dossier Sent.
   
4. Après avoir sélectionné l'option de votre choix, cliquez sur Ok.