Apa itu
pelacakan waktu?
Pelacakan waktu adalah proses menghitung waktu yang diperlukan karyawan untuk menyelesaikan tugas mereka. Dalam bisnis, setiap waktu yang terpakai untuk mempercepat produktivitas sangatlah berharga, dan apresiasi harus diberikan pada saat yang tepat. Seiring berkembangnya konsep bekerja secara remote dan hybrid, pelacakan waktu menjadi lebih dinamis dan diperlukan daripada sebelumnya.
Fitur utama
alat pelacakan waktu terbaik
Saat ini, ada banyak sekali pilihan cara untuk melacak waktu bagi bisnis. Dengan banyaknya pilihan yang ada, proses membuat pilihan yang tepat justru memakan waktu yang bisa digunakan untuk hal-hal yang lebih bermanfaat.
Pelacakan waktu
Secara harfiah, pelacakan waktu adalah pelacakan aktivitas yang dilakukan oleh karyawan per menitnya. Software pelacak waktu seharusnya bisa mencatat hal yang sedang dikerjakan karyawan sekaligus durasinya, biasanya pada lembar waktu, lalu menagih klien sesuai dengan catatannya.
Lembar waktu
Lembar waktu merupakan kumpulan bukti berupa catatan jam yang bisa ditagihkan dan tidak bisa ditagihkan per hari atau minggu. Karyawan juga bisa melacak hari libur, ketidakhadiran, dan jumlah cuti yang diambil. Data ini bisa diekspor ke CVS, XLS, atau PDF, dan digunakan untuk membuat faktur.
Laporan analisis
Dengan software yang tepat, Anda bisa membuat laporan lembar waktu dan menganalisis data berdasarkan pekerjaan, pemilik pekerjaan, jam yang bisa ditagihkan maupun tidak bisa ditagihkan dalam bentuk grafik.
Integrasi
Idealnya, pelacak waktu harus bisa diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga yang digunakan untuk pengembangan, kolaborasi, maupun yang menunjang pekerjaan tim sehari-harinya. Solusi CRM dengan fitur pelacak waktu juga bisa mendongkrak produktivitas bagi bisnis yang berfokus pada penjualan dan pemasaran.
Notifikasi
Dengan alat pelacakan waktu, Anda bisa mengirim notifikasi push yang mengingatkan karyawan untuk check-in dan check-out, serta mengkustomisasi pengingat email untuk dikirimkan kepada karyawan yang memiliki tenggat waktu pekerjaan atau telah melewati tenggat waktu.
Manfaat menggunakan alat pelacakan waktu
Pelacak waktu online memudahkan Anda dalam berbagai hal, tak hanya dalam melacak waktu terkait proyek. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:
Mengatur prioritas dengan lebih baik
Pelacakan waktu membantu Anda mengetahui tugas yang perlu diprioritaskan, dan mana yang bisa ditunda. Dengan demikian, Anda bisa menyusun ulang agenda untuk menyelesaikan tugas prioritas tinggi terlebih dahulu, menghemat waktu, sekaligus meluangkan waktu untuk menyelesaikan hal lainnya.
Menjaga akuntabilitas
Jika setiap orang mengetahui apa yang dikerjakan oleh semua orang lainnya, akan muncul rasa untuk lebih fokus pada tanggung jawab masing-masing. Hari libur pun dapat dikelola dan dinikmati dengan lebih baik. Pada akhirnya, hal ini akan mendorong kinerja dan meningkatkan kontribusi semua orang terhadap pertumbuhan bisnis.
Buat pemotongan yang tepat untuk anggaran Anda
Dengan pelacakan waktu untuk proyek, tim bisa memperkirakan waktu setiap proyek dan sumber daya yang dibutuhkan sehingga memungkinkan perencanaan anggaran yang lebih matang. Ini akan mengurangi kelebihan pengeluaran dan memastikan efektivitas anggaran proyek.
Meningkatkan produktivitas
Melacak waktu memberikan gambaran bagi tim tentang semua aktivitas yang terjadi dalam suatu proyek sehingga mereka dapat memutuskan siapa yang bisa diberi pekerjaan tambahan, yang kelebihan beban kerja, siapa yang berkinerja kurang baik dan memerlukan pelatihan. Menetapkan tugas berdasarkan manajemen kerja setiap karyawan bisa membantu tim membuat keputusan berbasis informasi untuk menunjang produktivitas.
Mempertahankan kesejahteraan setiap orang
Tempat kerja yang meningkatkan semangat kerja, target yang realistis, dan gaya bekerja yang transparan cenderung tidak mengalami kelelahan, dan lebih cenderung menambah nilai pada bisnis. Selain itu, tim merasa nyaman, baik secara fisik maupun mental, ketika ada rasa otonomi dan intervensi yang minim dari atasan sehingga mewujudkan lingkungan kerja yang positif dan bahagia.
Apakah bisnis Anda perlu pelacak waktu proyek?
Coba jawab pertanyaan berikut untuk mengetahui apakah Anda perlu pelacak waktu proyek bagi bisnis Anda:
- Apakah bisnis Anda memiliki pekerja lepas yang bekerja selama berjam-jam?
- Apakah bisnis Anda memiliki karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau dalam zona waktu yang berbeda?
- Apakah proyek Anda memiliki masalah yang butuh dipantau setiap saat?
- Apakah bisnis Anda memiliki berbagai tim yang beroperasi di berbagai departemen?
- Apakah Anda makin kesulitan melacak tugas yang diberikan kepada tim?
- Apakah karyawan Anda tidak mendapatkan apresiasi yang layak dengan kerja keras mereka?
Jika semua jawabannya adalah ya, inilah waktunya Anda perlu menggunakan alat pelacak waktu yang berkualitas.
Cara memilih pelacak waktu online
Bisnis memiliki kebebasan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem pelacakan waktu yang paling sesuai dengan tujuan dan target spesifik mereka. Berikut adalah beberapa tips untuk memilih pelacak online:
Mampu mengatasi permasalahan bisnis
Di antara berbagai alat pelacak waktu online yang tersedia, penting untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Mulai dengan mengevaluasi tim. Amati pekerjaan rutin mereka, cara mereka mengerjakannya, dan rata-rata waktu yang mereka gunakan untuk menyelesaikan tugas. Tantangan apa yang ada dalam metode pelacakan waktu saat ini? Catat dan analisis tantangannya. Fitur apa saja dalam alat pelacak waktu yang penting bagi bisnis Anda? Apakah alat ini bisa menyajikan data waktu kerja secara real-time sekaligus? Buat daftar software yang sesuai dengan kriteria Anda, lalu minta tim Anda untuk mengujinya.
Mudah digunakan oleh semua orang
Pelacak waktu online harus ramah pengguna. Apakah desainnya minimalis dan antarmukanya simpel? Apakah proses check-in dan check-out mudah dipahami karyawan? Apakah karyawan bisa mengambil datanya kapan saja? Apakah laporannya mudah dianalisis?
Integrasi dengan aplikasi lain
Apakah alat ini bisa digunakan dengan aplikasi tim Anda? Ingat, Anda tidak perlu mengubah ekosistem kerja hanya untuk menggunakan pelacak waktu online yang memang tidak kompatibel sejak awal.
Dukungan dan keamanan:
Apakah vendor memiliki tim dukungan pelanggan yang baik? Apakah tim dukungannya bisa menanggapi kendala teknis dan pertanyaan terkait alat dengan cepat? Apakah data Anda terlindungi oleh enkripsi dan fitur keamanan lainnya?
Mengapa pilih alat pelacakan waktu
dari Zoho Projects?
Meningkatkan produktivitas
Biasanya proyek memerlukan waktu lebih lama dari yang Anda perkirakan. Dengan software pelacakan waktu yang baik seperti Zoho Projects, Anda bisa mengetahui penggunaan waktu dan tugas yang paling menghabiskan banyak waktu. Tetapkan pekerjaan kepada karyawan yang tepat agar pekerjaan Anda jadi lebih efektif. Tingkatkan efisiensi dan estimasi waktu proyek.
Meningkatkan profitabilitas
Dengan pelacakan waktu proyek yang akurat, Anda dapat mengetahui bahwa tugas yang tidak dapat ditagihkan, seperti mengirim email, sangat menghabiskan waktu. Ukur waktu dengan cermat menggunakan pelacak waktu online untuk memahami efektivitas penggunaan waktu dan memastikan pekerjaan Anda menghasilkan keuntungan. Jika tidak, sesuaikan tarif per jam Anda sebagaimana diperlukan.
Lebih transparan
Semakin banyak informasi yang Anda sampaikan, semakin puas klien Anda. Tambahkan klien ke proyek dan sediakan informasi yang mereka perlukan. Dengan demikian, Anda dapat menunjukkan kemajuan proyek, tugas yang sudah dikerjakan, waktu yang telah dihabiskan oleh tim Anda, dan waktu yang telah dihabiskan untuk mengerjakan tugas tertentu, tanpa perlu mengirim info terkini secara terus-menerus.
Mengelola tim global
Apakah tim Anda bekerja dari jarak jauh atau di beberapa kantor? Gunakan software pelacak waktu kerja kami untuk melihat kinerja setiap anggota tim, karyawan dengan beban tugas berlebih, dan karyawan yang selaras dengan jam tugas terencana. Identifikasi penundaan dengan lebih cepat agar pekerjaan selesai tepat waktu dan optimalkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Fitur utama
software pelacak waktu Zoho Projects
Pelacakan waktu bebas repot
Setiap menit yang Anda gunakan untuk mengerjakan tugas, tagihan, atau lainnya, akan dihitung. Catat jam kerja menggunakan alat pelacakan waktu kami dengan fitur lembar waktu dan timer.
Jadikan waktu Anda berarti
Setiap proyek memiliki lembar waktu tempat anggota tim dapat mencatat jam kerjanya. Catatan ini akan memantau kecepatan proyek dan membantu mengidentifikasi hambatan secara akurat.
Pewaktu otomatis
Mulai pewaktu tugas untuk mencatat jam secara otomatis. Jeda pewaktu saat Anda istirahat atau hentikan pewaktu untuk membuat entri lembar waktu yang baru.
Setujui atau tolak waktu
Manajer dapat meninjau entri lembar waktu tim untuk menyetujui atau menolaknya sesuai kebutuhan.
Pembuatan faktur mudah
Dengan integrasi Zoho Books atau Zoho Invoice, Projects akan membantu Anda mencatat pengeluaran, menyiapkan anggaran proyek, serta mengubah lembar waktu menjadi faktur untuk keperluan penagihan klien dan pembayaran gaji.
Laporan komprehensif
Laporan lembar waktu dan statistik dasbor menyediakan ringkasan mengenai waktu yang dihabiskan dalam setiap proyek dan oleh setiap anggota tim Anda secara jelas.
Rencana jam kerja vs. aktual
Tingkatkan akurasi perkiraan waktu dan pantau kemajuan tim Anda dengan membandingkan rencana jam kerja dengan jam yang sesungguhnya dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
