電子メール・メール (Email)
メールとは
メール・電子メールは、インターネットを介してコンピュータやモバイルデバイスから一人のユーザーから一人以上のユーザーにメッセージを送信する方法です。メールは瞬時に異なるタイムゾーンを越えて移動するため、個人的および業務的な目的の両方において効果的なコミュニケーション手段と見なされています。
メールの歴史
電子メールはインターネットが誕生する前から使用されていました。初期の頃（1965年に遡ります）、MAILBOXというコンピュータプログラムが電子形式でメールを共有するために使用されていました。複数のユーザーが1台のコンピュータを使用してメールを送受信していました。
1969年に、ARPANET（Advanced Research Projects Agency Network）は、さまざまな部門にわたる多数のコンピュータを接続する共通ネットワークを使用して電子メールを共有するために実装されました。
1971年後半、レイ・トムリンソンは、@記号を使用して異なるホスト上のユーザー間でメッセージを送信する方法を特定しました。しかし、これは依然として共通のネットワークを使用する組織内でのことでした。
組織は異なるネットワーク上の人々とコミュニケーションを取りたいと考えました。ある組織から別の組織へのコミュニケーションの必要性が、インターネットの発明につながりました。
メールを送受信するために必要なもの
メールを送信するには、有効なメールアドレス、コンピュータまたはモバイルデバイス、アクティブなインターネット接続、および送信先のメールアドレスが必要です。
メールアドレスとは
メールアドレスは通常、ユーザーの名前や数字と文字の組み合わせで構成され、メールアカウントを識別するために使用されます。メールアドレスは一人のユーザーにのみ割り当てられます。すべてのメールアドレスには3つの部分があります：ローカル部分、@記号、およびドメインです。
例えば、メールアドレスuser@domain.comでは、user がローカル部分で、domain.com がドメインです。
メールアドレスの種類
メールは個人およびビジネスの目的で使用でき、使用目的に応じてメールアドレスが異なります。プロフェッショナルなメールアドレスは、次の2つのカテゴリに分類されます:
- ユーザーのメールアドレス - これは、組織内のユーザーまたはメンバーのメールアドレスです。例えば、user@domainname.com.
- グループのメールアドレス - これは、組織内の複数のメンバーが共有する共通のメールアドレスです。例えば、組織のマーケティングチームには多くのユーザーがいるかもしれませんが、チームにメールを送るには、marketing@domainname.comのようなグループメールアドレスを作成することで実現できます。
個人およびプロフェッショナルなサービスの両方を提供するメールサービスプロバイダーにサインアップすることで、メールアカウントを作成することが簡単にできます。しかし、組織のためにプロフェッショナルなメールアカウントを設定するには、ドメインを購入し、メールホスティングを有効にする必要があります。
メールホストとは
メールホストとは、組織のカスタムドメインを使用してメールアカウントを設定する個人または会社のことです。メールホストは、ドメイン名に基づいてカスタムメールアドレスを持つ組織全体のユーザーアカウントを作成し、組織のメールポリシーを構成します。以下はメールホストの例です：
レベッカがビジネスを運営しており、Zylker.comというドメインを持っていると考えてください。彼女は組織のドメインをZoho Mailでホストし、rebecca@Zylker.comのようなカスタムメールアドレスを作成します。この場合、レベッカはスーパーAdminであり、Zoho Mailは彼女の組織のメールホストです。
メールの用途は
個人ユーザーは友人や家族とメッセージを共有するためにメールを送信しますが、組織はさまざまな理由でメールを使用します。組織のメンバーは、チーム内やクライアントとメールを送信して、日々の業務のさまざまな側面を共有し、議論します。最新の製品アップデートを共有する場合でも、歓迎のメールを送信する場合でも、手書きの手紙は面倒で時間がかかります。ここでビジネスメールの本当の使い道が出てきます。メールは非常に高速であり、世界中の複数の受信者に対する最も効率的な通信手段です。しばしば、企業は顧客に大量のメールを送信します。企業が送信する大量のメールのいくつかは以下の通りです：
- オンボーディングメール - 組織や製品に新しく参加した個人や組織に送信されるメール。
- ニュースレター - 製品やサービスに登録しているユーザーリストに定期的に送信されるメール。
- プロモーションメール - 見込み客や既存の顧客に対してオファーに関する情報を送信するメール。
- トランザクションメール - ユーザーが行った取引に関する請求書などの購入に関連するメール。
メールの構成要素
メールは以下のコンポーネントで構成されています:
- メッセージエンベロープ - メッセージエンベロープ、またはメール メタデータとも呼ばれるものは、送信サーバーと受信サーバー間の通信に必要な詳細を含んでいます。これには、送信者と受信者のメールアドレスが含まれており、メールサーバーがメールをどこに配信するかを決定します。
メッセージヘッダー - メールのヘッダーには、送信者と受信者に関する重要な情報が含まれています。メールヘッダーに最も一般的に含まれる情報は、以下の表に示されています：
情報フィールド 説明 件名 メール内容の概要を提供します。 元の送信者 送信者のメールアドレスを表示します。 宛先 受信者のメールアドレスを表示します。 日付と時間 メールが受信された日付と時間は、受信者のタイムゾーンに基づいています。 受信者 受信者の名前を表示します。 返信先 受信者が受信したメールの返信ボタンをクリックすると、返信先フィールドにあるメールIDに基づいて宛先フィールドが自動的に埋められます。 カーボンコピー (Cc) 送信者が他のユーザーにメールのコピーを送信したい場合に使用されます。 ブラインドカーボンコピー (Bcc) Bccフィールドに入力されたメールアドレスは、宛先およびCcフィールドに追加されたユーザーには表示されません。 添付ファイル 送信者がメール本文の内容を補足するために添付するファイルが含まれます。 - メッセージ本文 - メールの実際の内容はメッセージ本文で確認できます。これにはテキスト、画像、またはビデオが含まれることがあります。メールクライアントに基づいて、メール本文の内容はプレーンテキストまたはHTML（ハイパーテキストマークアップ言語）である場合があります。署名や組織の免責事項は、メールポリシーに基づいてメール本文のフッターに含めることができます。
メールが機能する方法
エンドユーザーとして、私たちが知っているのは、個人がメッセージを作成し、宛先フィールドに受信者のメールアドレスを入力し、送信ボタンをクリックするということだけです。受信者は、メールが受信トレイに届いたことを確認できます。しかし、バックグラウンドでは、メールを送信するために複数のステップが関与しています。
- ユーザーがメールを送信します。
- 送信側のSMTPサーバーが送信者の認証を行います。
- SMTPサーバーが受信者のメールアドレスのドメイン情報を確認します。
- SMTPサーバーが受信者のMX Recordを基にメールを受信サーバーに送信します。この情報は受信者のDomain Name Server (DNS)にあります。
- 受信サーバーがメールアドレスを確認し、メールを配信します。
メールの基本とメールの仕組みについて理解したので、個人用のメールアドレスを作成するか、ビジネス用に新しいドメインを購入してビジネスメールアドレスを作成することができます。