O que é
monitoramento de tempo?
Monitoramento de tempo é o processo de medir o tempo necessário para que funcionários concluam as tarefas atribuídas. Nos negócios, qualquer quantidade de tempo gasto acelerando a produtividade é preciosa, e o crédito deve ser dado a quem merece. Com o trabalho remoto e híbrido, o monitoramento de tempo se tornou mais dinâmico e necessário do que antes.
Principais recursos das
ferramentas de monitoramento de tempo
Hoje, as empresas enfrentam um número esmagador de opções para monitorar o tempo. Com cada monitor de tempo on-line melhor do que o outro, o processo de fazer a escolha certa consome um tempo que pode ser usado de forma mais construtiva.
Monitoramento de tempo
Em seu sentido literal, monitoramento de tempo é o acompanhamento das atividades realizadas pelos funcionários, minuto a minuto. A ferramenta de software deve poder registrar aquilo em que funcionário está trabalhando e por quanto tempo, geralmente em uma planilha de horas, e de cobrar os clientes de forma apropriada.
Timesheets
Planilhas de horas são evidências que compreendem um registro de horas faturáveis e não faturáveis diariamente ou semanalmente. Elas também podem rastrear dias de folga, ausências e pausas entre os trabalhos. Elas podem ser exportadas para CVS, XLS ou PDF e usadas para geração de fatura.
Relatórios analíticos
Com o software certo, gere relatórios de planilha de horas e analise dados com base em tarefas, proprietários de tarefas, horas faturáveis e horas não faturáveis em forma de gráficos.
Integrações
Um monitor de tempo deve poder se integrar facilmente a aplicativos de terceiros destinados ao desenvolvimento, colaboração e qualquer outra ferramenta com a qual sua equipe trabalha todos os dias. Uma solução de CRM com monitoramento de tempo também pode acelerar a produtividade das empresas com foco em vendas e marketing.
Notificações
Ferramentas de monitoramento de tempo permitem enviar notificações lembrando os funcionários de fazer check-in e check-out, bem como personalizar lembretes de e-mail a serem enviados para funcionários que tenham tarefas devidas ou que tenham ultrapassado prazos.
Vantagens usar uma ferramenta de monitoramento de tarefas
Um monitor de tempo on-line ajuda em uma infinidade de processos, além do monitoramento de tempo do projeto. Alguns deles são:
Priorizar melhor
O monitoramento de tempo oferece uma melhor percepção de qual tarefa tem precedência e o que pode ser tratado posteriormente. Dessa forma, o dia pode ser reprogramado para acomodar primeiro tarefas de alta prioridade, economizando tempo e dando espaço para que outras coisas sejam feitas.
Manter a responsabilidade
Quando todos na equipe sabem o que cada pessoa está trabalhando, há uma necessidade cada vez maior de permanecer responsável. Qualquer dia de inatividade sem precedente pode ser gerenciado melhor. Isso amplifica o desempenho e aumenta a contribuição de todos para o crescimento da empresa.
Faça os cortes certos para o seu orçamento
Com o acompanhamento de tempo para projetos, equipes podem estimar o cronograma de cada projeto e os recursos necessários, permitindo o planejamento antecipado do orçamento. Isso gera gastos excessivos e estabelece a base para um projeto mais econômico.
Aumentar a produtividade
Monitorar o tempo dá às equipes uma visão geral de todas as atividades que ocorrem dentro de um projeto, permitindo que avaliem melhor quem pode assumir o trabalho complementar, quem está com tarefas que excedem sua capacidade e quem está com baixo desempenho e precisa de treinamento. Atribuir de tarefas com base no estilo de gerenciamento de trabalho de cada funcionário pode ajudar as equipes a tomar decisões informadas, preparando uma maneira tranquila de aumentar a produtividade.
Manter todos felizes
Uma força de trabalho com moral, metas realistas e estilos transparentes de trabalho tem menos probabilidade de burnout e mais de agregar valor aos negócios. Além disso, as equipes ficam à vontade, tanto física quanto mentalmente, quando há um senso de autonomia e intervenção mínima dos superiores, promovendo um ambiente de trabalho positivo e mais feliz.
Sua empresa precisa de um monitor de tempo de projeto?
Faça estas perguntas para ver se o monitoramento de tempo do projeto pode beneficiar sua empresa:
- Sua empresa tem freelancers trabalhando por hora?
- Sua empresa tem funcionários trabalhando remotamente ou em diferentes fusos horários?
- Seu projeto tem problemas que precisam de monitoramento contínuo?
- Sua empresa tem equipes diferentes operando dentro de vários departamentos?
- Está ficando cada vez mais difícil acompanhar as tarefas atribuídas às suas equipes?
- Seus funcionários não estão recebendo o devido reconhecimento?
Se a resposta a todas essas perguntas for um sonoro sim, é hora de acompanhar com um bom monitor de tempo de projeto.
Como escolher um monitor de tempo on-line
O tempo é constante, mas o monitoramento do tempo para diferentes empresas com necessidades diferentes não precisa ser. Aqui estão alguns métodos para escolher um monitor on-line:
Aborde os pontos problemáticos da sua empresa
Com toda a concorrência entre as ferramentas de monitoramento de tempo on-line, é importante escolher a que funciona melhor para sua empresa. Comece avaliando suas equipes. Veja em que trabalham regularmente, como eles fazem isso e o tempo médio que levam para concluir uma tarefa. Quais desafios existem em seu método atual de monitoramento de tempo? Faça uma lista e avalie. Quais recursos em uma ferramenta de monitoramento de tempo são significativos para sua empresa? Esses recursos podem oferecer, em tempo real, dados do tempo gasto em várias tarefas, tudo de uma só vez? Faça uma lista de softwares que se alinham às suas expectativas e peça para suas equipes testarem.
Facilidade de uso para todos
Um monitor de tempo on-line deve ser simples de usar. O design é simples e a interface é fácil de usar? Seus funcionários podem aprender a fazer check-in e check-out e recuperar dados sempre que necessário? Os relatórios são fáceis de analisar?
Integrações com aplicativos existentes
Essa ferramenta pode coexistir com os aplicativos que suas equipes já estão usando? Lembre-se de que seus aplicativos existentes não precisam suportar os impactos de um monitor on-line incompatível com seu ecossistema de trabalho.
Suporte e segurança:
O fornecedor tem uma equipe sólida de suporte ao cliente? O fornecedor oferece respostas imediatas a problemas técnicos e perguntas sobre a ferramenta? Seus dados estão em mãos seguras graças à criptografia e a outros recursos de segurança?
Por que o Zoho Projects
é a melhor ferramenta de monitoramento de tempo?
Aumenta a produtividade
A maioria dos projetos demora mais do que o estimado. Com uma ferramenta de monitoramento de tempo como o Zoho Projects, você consegue saber como seu tempo é usado e quais tarefas são mais demoradas. Assim, delegue o trabalho adequadamente para que poder realizar um trabalho mais significativo. Eleve sua eficiência e aprimore as estimativas de esforço de tempo dos projetos.
Aumenta a lucratividade
Com um controle de tempo preciso dos projetos, você perceberá que tarefas não faturáveis, como o envio de e-mails, podem consumir uma boa parte do seu tempo. Conte com um registro exato do seu tempo usando um gerenciador de tempo online para entender melhor como você usa suas horas e garantir que seu trabalho seja rentável. Caso não esteja obtendo lucro, ajuste as taxas por hora conforme necessário.
Oferece mais transparência
Clientes bem informados são clientes mais felizes. Adicione clientes ao projeto e disponibilize a eles as informações necessárias. Dessa forma, você poderá mostrar o andamento do projeto, as tarefas concluídas, o total de horas dedicadas pela equipe e as horas dedicadas a tarefas específicas sem precisar enviar atualizações constantes.
Permite gerenciar equipes globais
Sua equipe trabalha remotamente ou em silos? Use nossa ferramenta de monitoramento de tempo para ver o desempenho de cada membro da equipe, bem como para identificar quem está sobrecarregado com tarefas e quem está dentro do tempo planejado com as tarefas. Identifique atrasos mais rapidamente para "voltar aos trilhos" e otimizar o tempo dedicado aos projetos.
Principais recursos do
monitor de tempo do Zoho Projects
Controle de tempo descomplicado
Cada minuto dedicado a uma tarefa, seja ela faturável ou não, é contabilizado. Registre horas de trabalho com a nossa ferramenta de monitoramento de tempo dos funcionários e a ajuda de planilha de horas e cronômetros de tarefas.
Faça seu tempo render
Todo projeto tem uma timesheet na qual os membros da equipe podem registrar o tempo dedicado a cada tarefa. Esses registros revelam o ritmo do seu projeto e ajudam a identificar gargalos com precisão.
Cronômetros automáticos
Inicie cronômetros de tarefas para registrar horas automaticamente. Pause o cronômetro quando fizer uma pausa e feche-o para criar outra entrada na timesheet.
Aprovação/rejeição de horas
Os gerentes podem revisar as entradas da equipe na timesheet e aprová-las ou rejeitá-las conforme necessário.
Faturamento fácil
Com integração ao Zoho Books ou ao Zoho Invoice, o Projects ajuda a registrar suas despesas, configurar um orçamento para seu projeto e transformar suas timesheets em faturas para fins de faturamento de cliente e folha de pagamento.
Relatórios abrangentes
Nossos relatórios de timesheet e nossas estatísticas de painel apresentam uma visão clara do tempo dedicado a cada projeto, bem como do esforço de tempo individual de cada membro.
Custo planejado comparado ao horas reais
Melhore suas estimativas de tempo e avalie o progresso da equipe comparando as horas de tarefas planejadas com o tempo real necessário para concluí-las.
