Setting upbusiness email

組織へのユーザーの追加

ドメインが正常に確認できたら、ドメインに基づいて最初に作成するユーザーの名前を入力するよう求められます。初期設定では、最初に作成されたユーザーがスーパー管理者になります。スーパー管理者は、組織内のすべてのユーザーに対してすべての権限を持ちます。

1. ユーザー名を入力したら、［アカウントの作成］をクリックします。
2. After adding the super admin, you will be taken to the Users page where you can start adding users to your organization.
3. メモ：Zoho Mailでは、お客さまの都合に合わせて複数の方法でユーザーを追加できます。
   • 1人ずつユーザーを追加する。
   • CSVファイルからユーザーをインポートする。
   • Invite a user to be a part of your organization.
   • Google Workspaceからの移行

ユーザーの追加

1. ［追加］ボタンをクリックします。
2. Enter the desired First Name and Last Name in the respective fields. Now, the username will be auto-populated based on the preferred email format.
3. You can either create a password manually or click Auto-generate to create a password for the user automatically.
   メモ：

   The password must have a minimum of 8 characters and contain at least one numeric digit, one uppercase letter, one lowercase letter, and one special character.

4. セキュリティ要件に応じて、［最初のサインイン時にパスワードの変更を強制］をオンにすることもできます。
   メモ：

   Check the Force user to change the password option if you want the user to be prompted to change the password of their account during their first login attempt. The user will not be able to enter or access their account before changing the password.

5. You can also select Send credentials via email to share the login credentials with your desired recipients.
   メモ：

   Check the Send credentials via email option if you want to share the new credentials with the intended users. You can send the credentials to up to 5 recipients.

6. Click Add to finish creating the user account in your organization.
7. 上記の手順を繰り返して、必要な数のユーザーを追加します。

Import User(s) from other Zoho services

To import users from your organization using other Zoho services, select the Other Zoho Users option from the top pane. Users associated with your other Zoho services will be listed below, allowing you to easily import them into Zoho Mail by creating an email account for each user.

.CSVファイルを使用したユーザーのインポート

1. Click the Import option and then select Import using CSV file option and then click Start Import.
2. .CSVファイルは、Zoho SheetsやExcelなどのスプレッドシートアプリを使用して作成できます。
3. You can download the sample file from the import from CSV section.
4. .CSVファイルを準備できたら、［ファイルの選択］ボタンをクリックし、.CSVファイルを選択します。
5. All the users listed in your .CSV file will be displayed for you to further scrutinize the users you want to add to your organization. You can choose to import all or a selected number of users depending on your requirement.
6. After selecting the users you want to import, click Proceed.
7. Give a name to your import for future reference. さらに、該当するボックスをオンにすることで、初めてサインインするときに設定されているパスワードを強制的に変更させることもできます。
8. Once done, click Start. You don't have to wait for the import to complete. You can check the status of your import by coming back to the Import via CSV page in the Admin Console.

グループ

グループリストまたはメーリングリストは、共通の目的を持つユーザーのグループによって共有される共通メールアドレスです。グループアカウントにメールが送信されると、グループのすべてのメンバーにメールのコピーが配信されます。グループを作成するには：

1. ［グループの作成に進む］をクリックして、コントロールパネルの［グループ］セクションを開きます。 Once there, click Create a new group.
2. Enter your group name, group email address, and description. You can also choose the access level of the group depending on your requirements.
3. After choosing if you want to enable streams for the group, click Proceed.
4. Click Add on the Select members page to add users to your group.
5. 次のいずれかのオプションを選択して、グループにメンバーを追加できます。
   • Search and add organization users: Select this option to add users from your organization. Click the + symbol next to the user on the Add Members pop-up to add them to your group and click Add.
   • Add members using email address: Select this option to add members using email addresses. Enter the desired email addresses, separated by commas in the Add group members pop-up and click Add.
   • Add all organization users: Select this option to add all your organization users to the group. Click Create in the confirmation pop-up.
6. You can change the role of a user—to Member or Moderator, by clicking the role of the respective user.
7. Click Create, once done. Now click Proceed in the Confirm Action! Page to create a group.

DNS Mapping

これは、ビジネス用メールを設定する上で最も重要な手順の1つです。作成したユーザーやグループがメールを受信できるようにするには、お客さまのドメインのMXレコードをDNSホスティングプロバイダ（DNSマネージャー）に設定する必要があります。MX（Mail eXchange）レコードは、ドメインのメール受信サーバーを指定する、DNS内の特別なエントリーです。

We also recommend adding SPF and DKIM records to prevent email spoofing. メールのなりすましとは、メールが実際の送信元以外の誰かによって送信されたかのようにメールの送信元を偽ることです。 Adding SPF and DKIM records will ensure valid emails from your domain get delivered to your recipient and also prevent email spoofing.

Generic instructions for DNS Mapping

1. Click Proceed to DNS mapping on Zoho's domain setup page.
2. ドメイン登録業者のWebポータルにサインインします。
3. お使いのアカウントでDNSマネージャー/ドメイン管理ページ/DNSコントロールパネルを起動します（登録したすべてのドメインが表示されます）。
4. MXレコード/メールサーバー/メール設定を指定するオプションを見つけます（必要に応じて、プロバイダのヘルプページを参照するか、登録業者からサポートを受けてください）。
5. If you have any existing MX record entries, it's important to remove them.
6. 新しいレコードを追加するオプションを見つけてクリックします。
7. 名前/ホスト/サブドメインを「@」と指定するか、空白のままにします。
8. Specify the Points to Value as "mx.zoho.***" for the first record and set Priority to 10 and click Save.
9. Follow the same steps to add the second (mx2.zoho.***) and third (mx3.zoho.***) MX records for your domain and set Priority to 20 and 50 respectively. you have to add all three MX Records. You have to delete any existing MX records of your previous email service providers for uninterrupted email delivery Learn more.
   メモ：

   Zoho Mail also offers coexistence setup via advanced email routing and integration with external email security solutions. For more details, refer to our help page.

10. SPFレコードを追加するには、TXTレコードを追加するオプションを探し、［追加］をクリックして、［タイプ］ドロップダウンから［TXT］を選択します。
11. 名前/ホストに「@」を入力します。［TXT値］項目に、v=spf1 include:zoho.com ~allと入力してください。~all" and click Save. If there are multiple SPF records, verification will fail. You've to use either the TXT value of Zoho SPF record or the merged TXT value of the SPF record. 詳細はこちら。
12. DKIMレコードを追加するには、TXTレコードを追加するオプションを探し、［追加］をクリックして、［タイプ］ドロップダウンから［TXT］を選択します。
13. ［ホスト］項目で、値「zoho._domainkey」（セレクターによって異なる）をZohoの［ドメイン設定］ページからコピーし、ドメインのDNSページに貼り付けます。
14. ［参照先/値］項目で、Zoho Mailの［ドメイン設定］ページから値「v=DKIM1; k=r**; p=***************....****」をコピーし、ドメインのDNSページに貼り付けて、［保存］をクリックします。DKIMレコードの有効性はこちらで確認できます。
15. すべてのレコードの［TTL］項目で（編集可能な場合）可能な限り短い時間を選択することで、変更を早期に有効にできます。
    メモ：

    DNS record propagation may take some time, depending on the record type and your domain registrar's TTL settings. The table below provides the approximate propagation time for each record type.

    データの種類	Estimated propagation time
    MX	1 to 2 hours
    TXT (SPF,DKIM)	4 to 48 hours

3つのレコードをすべて追加したら、Zoho Mailのドメイン設定ページに戻り、［すべてのレコードの認証］をクリックします。MXレコードの認証に成功し、メールが届くまでに約1～2時間、SPFレコードとDKIMレコードの反映に4～48時間かかる場合があります。

メールの移行

以前のメールプロバイダから切り替える場合は、次のいずれかの移行方法で、以前のサービスプロバイダからZoho Mailにデータを移行できます。

1. IMAP/POP移行
2. Google Workspaceからの移行
3. Office 365からの移行
4. Microsoft Exchange Serverからの移行
5. Zoho Exchange移行ウィザード

転送を簡単かつ円滑に行うには、適切な移行タイプを選択する必要があります。Zoho Mail移行の詳細については、こちらを参照してください。ご希望の移行方法を選択した後、次の操作を行います。

1. ［移行に進む］をクリックして、移行ページを開きます。
2. You can assign a name to this migration by entering your desired name in the Name for this migration field.
3. To start the migration process, you have to provide us with your server details. If you're migrating from a Google Workspace or Microsoft 365 account, you will be required to authenticate the same before adding the Migration.
4. Select the protocol or application from the drop-down menu.
5. Provide the server details from where you want to migrate data. 完了したら、［追加］をクリックします。
6. On the Settings page, provide information on which folders to migrate, exclude, and other relevant details. 完了したら、［追加］をクリックします。
7. You can set a maximum connection limit and mention when to pause the migration in regard to the storage. ［作成］をクリックします。
8. To check your migration settings, go to the Configurations section in the top pane.
9. Navigate to the Users section to either add accounts individually or import them using a CSV file.
10. After adding the necessary accounts, click Start Migration.

モバイルアクセス

Zoho Mailには、外出中の管理者やユーザーが時間や場所にかかわらずメールを確認できるように設計された複数のアプリがあります。Zoho Mailには、次のアプリがあります。

1. Zoho Mail Adminアプリ
2. Zoho Mailモバイルアプリ