無料でビジネス用のメールアドレスを作成する
ビジネスメールコミュニケーション
すべてのビジネスは、メールを含む複数のコミュニケーション手段を使用しています。コミュニケーションの種類や伝えたいメッセージに基づいて、どの手段を使用するかを選択できます。複数のコミュニケーションチャネルが利用可能ですが、最も信頼され、信頼性の高い手段はメールです。
ビジネスコミュニケーションの世界では、メールは避けられず、信頼でき、法的にも有効です。ビジネスにとって重要なコミュニケーションは、必ずメールで送信することが重要です。メールはコミュニケーションの有効な証拠を提供するだけでなく、配信される重要な情報のセキュリティとプライバシーを確保することもできます。
ビジネスメールには、一対多のものと一対一のものがあります。いずれの場合でも、メールは汎用的なメールアドレスではなく、ドメイン名に基づいたプロフェッショナルなメールアドレスを使用して送信することが重要です。このようなドメインに関連付けられたプロフェッショナルなメールアドレスは、メッセージに信頼性を与え、関係における信頼を築き、顧客がブランドをよりよく認識するのに役立ちます。
ビジネスメールの基本
ドメインとは
ビジネスにインターネットやオンラインの存在感を提供したい場合、最初のステップは独自のドメインを取得することです。ドメイン名は通常、ビジネス/組織名と標準的なインターネットサフィックス（TLD: .com、.net、.infoなど）を組み合わせて形成されます。ドメイン名はyourdomain.comやyourcompany.infoのように見えます。一般的に、ドメイン自体では何もできません。ドメインを登録すると、レジストラはDNSマネージャーを提供し、そこにはWebサイトのIPアドレスやメールを配信するためのMXレコードなどの重要な詳細が含まれています。
ドメインを所有していない場合は、新しいドメインを購入して、Zohoから自分のビジネスメールを作成できます。
Webサイトとは
Webサイトは、ビジネスに関する情報や詳細を提供するインターネットページのセットです。DNSマネージャーを使用して、WebホスティングプロバイダーのIPアドレスをドメインにマッピングします。これにより、誰かがブラウザにwww.yourdomain.comと入力するたびに、Webホストから正しいページが表示され、読者はWebサイトから関連情報にアクセスできるようになります。
ビジネスメールアドレスとは
ビジネス用のメールアドレスは、patricia@yourcompany.comのように会社のドメイン名を使用するものです。これらのアドレスはビジネスと共鳴するため、顧客は簡単に識別することができます。このようなアドレスを持つことは、アイデンティティを確立するだけでなく、顧客の間での信頼性も向上させます。
ドメインメールを設定するには、DNS マネージャーを使用して、メールプロバイダーが推奨する MX レコードを更新し、ドメインをメールプロバイダーにマッピングします。
ビジネス用のメールアドレスの必要性
主な理由は顧客が識別できるようにすることですが、他にも多くの理由があります。ビジネス用のメールアドレスは次のことに役立ちます：
プロフェッショナリズムを示しましょう
ブランドに一致するメールアドレスを持つことは、ビジネスに対して真剣でプロフェッショナルであることを示します。このようにすることで、顧客からも真剣に受け取られるでしょう。なぜなら、顧客は一般的なアドレスよりも、プロフェッショナルなメールアドレスを持つビジネスからのメールを選び、信頼する可能性が高いからです。
本物性を示し、顧客の信頼性を高める
従業員がビジネス名を含むアドレスを使用してメールを送信すると、顧客はそのメールが信頼できる送信元からのものであることを確信できます。顧客はコンテンツを開く前に識別することができます。これにより、顧客に対する信頼を築き、メールに返信したりサポートチームに連絡したりする自信を持つことができます。
ブランドを宣伝する
メールアドレスにビジネスの名前を含めることで、送信するすべてのメールでブランドを宣伝することができます。こうすることで、相手の記憶に長く残ることが確実になります。
一貫性を持つ
ドメインを使用して個人およびグループのメールアドレスを作成すると、送信されるすべてのメールが標準フォーマットを持ち、一貫性が保たれることを保証します。
迷惑メールを避ける
顧客がブランド名を認識すると、迷惑メールとしてマークされる可能性が低くなります。一般的なメールアカウントを使用すると、メールが適切に認識されず、迷惑メールとしてマークされる可能性があります。
ベストプラクティス
ビジネスメールを作成する際に注意すべき点がいくつかあります。それらは以下の通りです。
- ビジネスにすぐに関連付けられ、顧客に簡単に認識されるドメイン名を見つけましょう。
- 組織全体で標準的な形式のメールアドレスを持つことは重要です。例えば、プロフェッショナルなメールアドレスを選択し、すべての従業員にfirst-name.last-name@yourcompany.comを標準形式として使用することができます。
- 部門名でsupport@yourcompany.comのようなグループメールアドレスを作成し、すべての部門のメールを一箇所で管理できるようにしましょう。
- SPFおよびDKIM構成でドメインを認証し、フィッシングや迷惑メールからビジネスメールアドレスを保護することを確認してください。
最高のビジネスメールサービスを選ぶ方法
メールサービスプロバイダーを選択する際には、考慮すべき要素が複数あります。最も重要な要素のいくつかは以下の通りです:
簡単なセットアップ
メールプロバイダーを選ぶ際に最初に確認すべき点は、ドメインの設定手順が簡単でわかりやすいかどうかです。プロセスを簡単に保つ一方で、必要な認証手順を省略しないようにサービスプロバイダーが求めていることを確認してください。
効率的な移行
選択するサービスプロバイダーが、以前のプロバイダーからすべてのメール、連絡先、その他のデータを確実かつ効率的に移行できることを必ず確認してください。データの損失は重大なリスクにつながるため、移行の品質には一切の妥協が許されません。
安全かつプライベート
データのセキュリティとプライバシーを保証するサービスを選択してください。アカウントには複数の認証層があり、メッセージにはエンドツーエンドの暗号化が施されているべきです。サービスに共有した個人情報もプライベートに保たれるべきです。プライバシーの遵守は最優先事項であるべきです。
ビジネスに合ったカスタムドメイン
メールドメインはビジネスに関連しているべきですので、選択するメールサービスが希望のドメインを提供し、利用可能であればそれを使用できるようにすることを確認してください。カスタムドメインのメールアドレスは、顧客がブランドをよりよく識別し、信頼を築くのに役立ちます。
セキュアなコントロールパネル
強力なコントロールパネルを備えたサービスプロバイダーを選び、すべてのドメイン関連の設定を管理し、ユーザーとグループアドレスを管理し、制限と迷惑メールポリシーを設定し、さらに多くのことを行えるようにしましょう。サービスはまた、高い稼働率を保証するべきです。
コラボレーションおよびその他のビジネスツール
プロバイダーが内部チームのコラボレーション手段を持ち、カレンダー、メモ、連絡先管理などの組み込みツールを備えていると最適です。
Zohoでビジネスメールを作成する理由
Zoho Mailは、カスタムドメインのメールをホストするための安全でプライベート、広告なしのプラットフォームであり、上記のすべての要素の最良の部分を提供します。Zoho Mailには、小規模企業向けの無料プランを含むカスタマイズ可能なプランがあります。
Zoho Mailの無料プランの機能は以下の通りです:
- 5 ユーザーアカウント
- 5GB ストレージ・ユーザー
- メール 添付ファイル最大 25MB
- メール ホスティング（単一ドメイン）
- 二要素認証
お好みの料金プランを選択して、ビジネスメールにサインアップしてください。また、導入ガイドもご参照ください。
Zoho Mailでビジネスメールアドレスを作成する
すでに独自のドメインをお持ちの場合:
- プランを選択した後、アカウントの設定を求められます。サインインを選択してください。
- ドメインを入力し、追加をクリックします。
- 必要な登録情報を入力してください。進むをクリックします。
- すべての詳細が正しく入力されていることを確認し、サインアップをクリックして、サインアップフォームに情報を入力してください。
ドメインを追加したら、ドメインを確認する必要があります。その後、ユーザーを追加し、メールアカウントを作成します。それが完了したら、MXレコードを設定して、すべてのメールをZohoメールアカウントに配信するようにします。他のプロバイダーから移行する場合は、POPまたはIMAPプロトコルを介してメールをZohoメールに移動します。最後に、SPFおよびDKIMの設定を完了します。設定について詳しく読む。
すでにZohoのアカウントをお持ちの場合は、Zoho Mailにアクセスし、ページの上部にあるメールホスティングを有効にするをクリックし、上記の手順に従ってドメインを設定してください。
新しいドメインを購入したい場合:
自分のドメインを持っていない場合は、サインアップ時に購入することができます。新しいドメインを購入を選択し、ビジネスに理想的なドメイン名を入力して、その利用可能性を確認します。利用可能であれば、Zohoにサインアップしてドメインを購入することができます。Zoho Mailでドメインを登録すると、DNS設定がメール配信用に事前に構成されます。新しいドメインの購入について詳しく読む。
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