プロフェッショナルなメールアドレスを作成する方法
プロフェッショナルなメールアドレスとは
プロフェッショナルなメールアドレスとは、主に仕事関連のコミュニケーションに使用するメールアドレスのことです。メールでコミュニケーションを受け取る受信者は、最初にメッセージを受け取ったメールアドレスに注目し、それがメッセージを送信した人物およびビジネスエンティティのアイデンティティとして機能します。
すべてがオンラインやクラウドで行われる現代において、自分自身のメールアカウントを持ち、すべてのコミュニケーションにメールアドレスを使用しています。実際、メールアドレスはオンラインアイデンティティとなり、使用するすべての個人および仕事関連のサービスの基盤となっています。したがって、個人用と仕事用のコミュニケーションのために、異なるメールアカウント、または最低限異なるメールアドレスを持つことが重要です。ビジネス用メールアドレスは、仕事関連のコミュニケーションやプロフェッショナルな関係のためだけに使用するべきです。
ビジネス用のメールアドレスとは、主にビジネスの関係者、同僚、顧客、およびパートナーとコミュニケーションを取るために使用するメールアドレスのことです。ビジネス用のメールアドレスが、ビジネスのために登録したカスタムドメインを含んでいる場合にのみ、それはプロフェッショナルなメールアドレスとなります。プロフェッショナルなメールアドレスとは、カスタムドメインに基づいたビジネスコミュニケーションに使用されるメールアドレスのことです。言い換えれば、プロフェッショナルなメールアドレスとは、ドメイン名の形でビジネス名が含まれているメールアドレスのことです。
プロフェッショナルなメールアドレスのメリット
一般的なドメインを持つ人気のあるメールサービスプロバイダーからメールアカウントの作成の場合、個人のメールアドレスにはファンシーな名前や面白い頭字語を選ぶことができます。しかし、ビジネスコミュニケーションに関しては、従業員のメールアドレスはカジュアルであってはなりません。メールエチケットのルールに従うことに加えて、プロフェッショナルなメールアドレスを持つことは、効果的なメールを書くこと、プロフェッショナリズムを示すこと、そしてブランドを促進することに役立ちます。
メールアドレスはドメインに基づいており、かつプロフェッショナルな印象を与えるものであるべきです。プロフェッショナルなメールアドレスは以下の利点を提供します:
- ブランディング
- 信頼を築く
- 信憑性
- 信頼性
- 思い出しやすさ
- より良い配信率と評判
プロフェッショナルなメールアドレスの選び方
メールアカウントを作成する際の一貫性を保ち、すべての従業員がプロフェッショナルなメールアドレスを持つようにするためには、ユーザーのメールアドレスの形式を計画し、決定する必要があります。
プロフェッショナルなメールアドレスの例
最も人気があり、一般的に使用されているメールアドレスの形式は次のとおりです:
firstname.secondname@domain.com
例:peter.parker@zylker.com
これは世界中で最も一般的に使用されているメール形式の一つです。このタイプのメールアドレスは、名前と姓の両方を含むため、プロフェッショナルに聞こえます。組織内では、同じ名前を持つ複数の人がいても、同じ姓を持つ可能性は非常に低いため、ユーザーとメールアドレスの関連性が曖昧になることが少なくなります。この形式は、あらゆる規模の組織に適しています。スタートアップや小規模なビジネスの場合でも、長期的な計画に役立ち、組織が大きく成長した場合の競合を避けるのに役立ちます。
firstname.initial@domain.com
例: peter.p@zylker.com
これは、世界中の組織で使用されているもう一つの人気のあるフォーマットです。このメールアドレスのフォーマットは、個人的で覚えやすいという理由から好まれています。短く、ユーザーの名前が含まれているためです。しかし、姓の頭文字が同じである場合には、競合が発生する可能性があります。ほとんどの管理者はこのフォーマットを好み、競合を避けるために姓の短縮形や姓の2文字を使用します。
例: peter.pk@zylker.com,
peter.pa@zylker.com同じ組織にもう二人のピーター・パーカーがいる場合。
firstname@domain.com
例: peter@zylker.com
顧客やビジネスの連絡先は、メールを送信した人物を簡単に特定し、連絡を取ることができます。これは、10人以下のユーザーを持つスタートアップや小規模ビジネスにとって理想的で非常に適しています。しかし、ビジネスや組織が大きくなるにつれて、ユーザー名に基づく競合が発生する可能性があり、両方が顧客対応の役割を持っている場合、この混乱はさらに複雑になります。また、同じ名前を持つ複数の人がいる場合、内部メールでも混乱を引き起こします。この形式は、アドレスが覚えやすいために非常に人気があります。
大規模な組織の場合、すべてのユーザーにこの形式のメールアドレスを割り当てる代わりに、組織内の著名な人物にこの形式のメールアドレスをエイリアスとして割り当てることができます。このようなメールアドレスをエイリアスとして持つことで、プライマリメールアドレスを非公開に保ち、受信する迷惑メールと内部の重要なメールを簡単に区別することができます。
すべてのユーザーのためにZoho Mailを使用してプロフェッショナルなメールアドレスを作成する方法
プロフェッショナルなメールアドレスを自分のドメインで作成するには、まずドメインをZohoで設定する必要があります。 Zoho Mailでドメインの確認が完了したら、ユーザーを追加してそれぞれのメールアカウントを作成します。まだドメインを持っていない場合は、Zohoからドメインを購入することができます。Zohoを通じて登録されたドメインはすでに完全に設定されており、すぐに使用することができます。ユーザーの追加をすぐに開始できます。
Zoho Mailは、ユーザーのためにプロフェッショナルなメールアドレスを作成および選択するための複数の方法をサポートしています。
- ユーザーを一人ずつ追加することができます。追加する際には、ユーザーの名前、姓、作成するメールアドレス、およびログインに使用するパスワードを提供します。この方法は、10人以下のユーザーを作成する場合に適しており、好まれます。
- しかし、5つ以上のユーザーアカウントを作成する場合でも、CSVからイオンポートを使用して、CSVファイルからアップロードされた詳細情報を基にユーザーを作成することをお勧めします。
- 利用可能な インポートオプションを使用して、インポートすることができます。CRM やその他の Zoho サービスから、簡単にインポートすることができます。
グループメールアドレス: 機能・目的に基づくプ
ロフェッショナルメールアドレス
メールアドレスを作成する際にしばしば見落とされるもう一つの重要な側面は、目的別のメールアドレスです。組織が大きくなるにつれて、contact@domain.com, support@domain.com, info@domain.com などの汎用的または目的別のメールアドレスを使用することが推奨されます。これにより、従業員が組織を離れても、contact@のような重要な目的のためのメールアドレスは引き続き機能します。組織の初期段階では、サポートや営業などの責任は個人レベルであり、顧客やリードから直接その人にコミュニケーションが行われます。しかし、コミュニケーションをより標準化し、プロフェッショナルにするためには、そのようなメールアドレスを個人ではなくチームで管理する汎用的なグループアドレスにする方が良いでしょう。
グループメールの一般的な慣行:
プロフェッショナルなコミュニケーションを実践するためには、組織内のさまざまな機能グループに基づいた汎用的なメールアカウントを持つことが推奨されます。以下は、組織のさまざまな機能に使用される標準的な汎用メールアカウントの一部です。
パブリック - 外部グループメールアカウント:
外部またはパブリックのメールアドレスは、組織の外部連絡先が組織のさまざまな機能とコミュニケーションを取るためのオプションを提供するために一般的に使用されます。これらのアカウントを設定する際、管理者はグループメールアカウントが外部アカウントからのメールを受信する許可を持っていることを確認する必要があります。さらに、グループへのメールは関係するチームに適切にチャンネル化されるべきです。
例:
- support@domain.com
- sales@domain.com
- info@domain.com
- careers@domain.com
- enquiries@domain.com
- news@domain.com
組織 - 内部グループメールアカウント:
組織または内部グループのメールアドレスは、内部組織の従業員が内部グループや従業員向けの内部機能に連絡するために使用されます。これらのアカウントは、組織内の従業員からのみメールを受信するようにモデレーションを設定することができます。
例:
- payroll@domain.com
- hrqueries@domain.com
- systemadmin@domain.com
- employee-care@domain.com
すべての一般的なアカウントや配信リストのためにZoho Mailを使用してプロフェッショナルなメールアドレスを作成する方法
ドメイン用の一般的なアカウントや配信リストのために、ドメイン付きのプロフェッショナルなメールアドレスを作成するには、公開アクセスのメールグループを作成する必要があります。こちらを参照して、Zoho Mailでプロフェッショナルなメールアドレスを持つグループメールアカウントの作成と管理に関する詳細な手順をご覧ください。
以下は、Zoho Mailでドメインベースのグループアカウントを作成する際に最も役立つ機能のいくつかです:
- 各グループに複数のメンバーを追加し、複数のモデレーターを割り当てることができます。
- モデレーターはグループの権限を持ち、さらにユーザーを追加したり、そのグループの設定を変更したりすることができます。モデレーターはグループに送信されたメールを管理し、承認または拒否することもできます。
- ユーザーはグループアドレスを使用してメールを送信できます。この機能は、管理者によってグループ全体のメンバーまたは特定のメンバーに拡張することができます。
- ユーザーがグループメールアドレスを使用してメールを送信する場合、受信者に対して個々のメールアドレスは公開されません。
- 管理者は、グループメンバーが受信トレイから直接グループ内でコラボレーションおよびコミュニケーションできる「ストリーム」機能をグループに対して有効にすることができます。
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