効果的なメールの書き方
複数のコミュニケーション手段が存在する現代においても、メールは依然として最も信頼性が高く、正式な連絡手段とされています。ソーシャルメディアやチャットアプリとは異なり、メールは普遍的であり、ビジネスにおいて最も好まれるコミュニケーションツールの一つです。
多くの組織がハイブリッドな働き方に移行し、一部の従業員がリモートオフィスから、他の従業員が自宅から勤務するようになる中で、メールのやり取りは飛躍的に増加しています。チャットやチームコラボレーションソフトウェアのコメントは要点を押さえたやや非公式なものになることがありますが、ビジネスメール は依然として正式で詳細なものと見なされています。これは最も重要な非同期コミュニケーション手段の一つです。受信者はメールを受け取り、読み、理解し、その後メールに返信することができます。
きちんと構成されたメールは、読者に伝えようとしていることや、返信に必要な詳細を理解させることができます。メールを書くことは一種の芸術ですが、練習を重ねることで完璧にすることができます。受信者が大量のメールの中で見逃さない完璧なメールを作成するためのベストプラクティスのいくつかを以下に示します:
1. プロフェッショナルなメールアドレスを使用する
採用担当者として、次の2通のメールを受け取ったと想像してみてください。
From: cute_dog_lover@hmail.com &
From: メール_sebastian@hmail.com
どちらのメールを開いて内容を確認したくなるでしょうか。また、どちらの応募者に信頼感を抱くでしょうか。条件が同じであれば、多くの場合、後者が選ばれるはずです。
私的な印象を与えるメールアドレスではなく、信頼性のあるプロフェッショナルなアドレスを使用することが重要です。採用への応募や、サポートチームへの問い合わせなど、どのような場面でも、使用するメールアドレスが第一印象を左右します。
公式なコミュニケーションを送信する際やビジネスの連絡先にメールを送信する際には、カスタムドメインベースのメールアドレスを使用することを強くお勧めします。しかし、もし持っていない場合は、メールアドレスがプロフェッショナルであり、名前やビジネス名が含まれていることを確認してください。
2. シンプルで明確な件名
メールの件名は、誰もが最初に読む（見る？）ものであり、受信者がメールを開いて読むかどうかに影響を与える要因の一つです。何が言われようとも、ほとんどの読者はメールを「件名」で判断します。
実際、多くの受信者は、非連絡先や見知らぬ人からのメールを受け取った際に、件名に基づいてメールを開くかどうかを決めます。件名はメールの最も正確な内容であり、多くのビジネス関係は優れた件名から始まっています。件名はメールの小さな要約であるべきであり、メールから必要なアクションへの期待を設定することもできます。要するに、件名は受信者の注意を引き、メールをクリックして読んでもらうのに十分であるべきです。
例:
件名: 四半期収益報告 | 分析を含む
件名: 私たちの会議 @ <イベント> | 近況報告しましょう！
件名: <イベント>へのご出席をお願いします
3. ポジティブな挨拶から始める
メールの冒頭はポジティブな内容で始めましょう。受信者の地域や、メールを受け取る時期に応じた適切な挨拶を提供するか、シンプルに「こんにちは」などの挨拶を使いましょう。
メールがスレッドや多くのやり取りを含む会話に発展した場合、挨拶を省略することができます。しかし、初めてにメールを送るときは、挨拶が読者にポジティブな印象を与え、ポジティブなトーンでの返信を期待できます。
例:
<イベント名>での<ディスカッションのトピック>についての素晴らしい洞察をありがとうございます。
<>でお会いできて光栄でした。
4. 背景を述べる
初めてにメールを送る場合は、自己紹介をし、メールの背景を説明してください。受信者をどのように知っているか、そしてなぜその人にメールを送っているのかを述べる必要があります。例えば、イベントで会った人にメールを送る場合や、友人に紹介された連絡先にメールを送る場合は、イベント名や友人の名前を必ず言及し、受信者をどのように知っているかの詳細を含めてください。
例:
<>についてお話しできてよかったです。
<>を進めるためにメールを送信します。
<>についてご連絡します。
5. 目的を簡潔に述べる
これはメールの主要部分であり、メールの核心内容や目的を述べる部分です。核心内容は明確で短い文で書くようにしましょう。不要な専門用語や、あまりにも技術的/業界特有の用語は避けてください。特に、受信者のその分野における知識が不明な場合はなおさらです。リサーチに基づいて連絡を取っている場合や、誰かがこの連絡先を推薦した場合は、そのことをメールに記載するようにしましょう。これにより、読者はメールの文脈をよりよく理解することができます。伝えたいことが多い場合は、最初のメールで主要で重要な項目を伝え、残りは後に回す方が良いでしょう。
長すぎるメールは読み飛ばされる可能性があり、相手から必要な返事をもらえないかもしれません。
6. CTAを明確にする
すべてのメールは本質的に誰かのためのタスクリストです。それは受信者からの詳細やアクションを期待するものです。場合によっては、受信者がメールに対して行動できる誰かとつなぐ必要があるかもしれません。いずれにせよ、受信者に期待されるアクションをメール内で明確に述べてください。これは、メールの目的を述べたコアメールの直後に記載する必要があります。
例:
以下の詳細を含めてメールに返信してください。
コーヒーを飲みながらさらに話し合うことはできますか。
この件に関して電話をスケジュールするために、適切な時間と連絡先を教えてください。
7. 締めくくりの一言
CTAに加えて、メールに仕上げの一言を添えてください。以下のサンプルのように、シンプルな文を使い、押し付けがましくならないようにしましょう。
例:
「これを進めるために、前向きな返事をお待ちしております。」
「この件で一緒に仕事をするのを楽しみにしています。」
「詳細が必要な場合は、遠慮なく######にお電話ください。」
8. プロフェッショナルな署名を使用する
メールの最後にプロフェッショナルな署名を追加することを忘れないでください。署名は、信頼性、役割、ブランド、そして必要な連絡先情報を確立するのに役立ちます。
初めてメールを送るときは、メール署名を使用して、フルネーム、役職、および所属する会社やブランドを明記してください。会社のWebサイトやソーシャルメディアのリンクを含めることもできます。ただし、メールが長い会話になる場合は、シンプルな署名を使用するか、返信や転送用にシンプルな署名を設定するようにしてください。
署名には「敬具」や「よろしくお願いします」を使用してください。
内部メールを送信する場合、部署と役職を含めることができますが、会社のWebサイトやソーシャルメディアのハンドルは省略してください。2つか3つの署名テンプレートを保存し、送信するメールに適したものを含めることができます。
例:
よろしくお願いします,,
レベッカ・トムソン,
マーケティングマネージャー,
Zylker 株式会社
敬具,
レベッカ・トムソン
電話: +1 234 234 2345
メール: rebecca@Zylker.com
Webサイト: www.Zylker.com
9. メール送信前の最終確認
メールを書き終えたら、受信者の視点からもう一度読み直し、内容が理解できるか確認してください。必要に応じて追加します。スペル・文法チェックを使用して、メールのスペル・文法・表現を簡単に確認しましょう。専門家でさえもスペルチェックや内容確認から恩恵を受けることに驚くかもしれません。よく混同される単語によるエラーを見逃さないように注意し、メールに恥ずかしいエラーが含まれないようにしましょう。
10. CC/Bccを適切に使う
関係者に情報を共有したい場合は、メールのcc/ bcc機能を活用しましょう。
たとえば、共通の知人から紹介された相手にメールを送る際、その知人をCcに追加し、紹介へのお礼を述べた上で本題に入ると、丁寧でスムーズな印象を与えられます。
一方で、Bccを使って相手に気づかれない形で他の人を追加するのは、原則として好ましくありません。ただし、以後のやり取りがその人に関係ないと判断される場合や、コンプライアンス目的で記録を残すためにアーカイブ用のアドレスをBccに追加する必要がある場合など、例外もあります。
11. メールのフォーマットを一貫して整える
フォーマットが不十分なメールは、送信者の印象を悪くするだけでなく、メールの可読性にも影響を与えます。メールのフォントフェイスとフォントファミリーを一貫させるようにしましょう。メールには「プロフェッショナル」で「読みやすい」フォントを使用してください。メールの内容の一部を強調するために、「太字」や「下線」フォーマットを使用することができます。ほとんどのメールサービスは、複数のフォーマットオプションを備えた「リッチテキストエディタ」を提供しています。場合によっては、メールにテーブルを使用することで、メールの不要な膨張したコンテンツを大幅に削減することができます。
デフォルトのフォントファミリーとサイズを、署名設定に合わせて 'プリセット' を選択できるようにすることで、メールがきちんとフォーマットされ、受信者に適切に表示されることを保証できます。
12. メールのスケジュール設定
夜型の生活をしている方や、異なるタイムゾーンの相手と仕事をしている場合、メールのスケジューリング機能は非常に有効です。送信のタイミングを調整することで、受信者が最も注意を向けやすい時間にメールを届けることができます。
多くの人は、深夜に届いたメールをすぐには確認せず、緊急性が高い場合を除いて、勤務開始後に返信する傾向があります。そのため、受信者の勤務時間に合わせてメールをスケジュール送信することで、迅速な返信を得られる可能性が高まります。
受信者のタイムゾーンを確認するために少し調査を行い、受信者の場所とタイムゾーンに合った適切な時間にメールが送信されるようにメールをスケジュールしてください。
13. フォローアップのリマインダーを設定する
たとえ丁寧に作成したメールであっても、受信者に見落とされたり、そもそも開封されなかったりすることがあります。そのため、メール送信後1〜2日以内に返信がない場合には、リマインダーを設定するのがおすすめです。
フォローアップメールによるさりげないリマインドは、想像以上に効果的な場合があります。最初のメールを見逃した、あるいは後回しにした受信者が、新しいスレッドではなく、元のメールの続きとして届いたフォローアップに返信することはよくあります。
フォローアップメールは、シンプルかつ要点を押さえた内容で十分です。
例:
こんにちは！
前回のメールを再確認する機会はありましたか？ これを進めるためにさらに情報が必要であればお知らせください。
メールコミュニケーションは、連絡先を確立し、関係を築くするために不可欠です。メール
を書くのは、シンプルで要点を押さえ、メールのエチケットルールに従うことで簡単になります。
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